Grupo Société Générale

Dentre diversas operações e processos existentes no banco francês, o processo de câmbio que por ser manual tornava-se moroso, impedia o banco de ser mais ágil e consequentemente dificultava a melhoria dos resultados. No processo de câmbio, um dos documentos mais importantes para a conclusão da compra/venda internacional é o contrato entre o banco autorizado a fazer o trâmite internacional pelo Banco Central do Brasil (Bacen) e a empresa importadora/exportadora.

Com exceção da parte de geração de contratos de câmbio, que já era feita por um sistema de back-office chamado ExChange já existente no banco, o processo de envio do contrato aos clientes e acompanhamento da assinatura do contrato eram manuais.

O envio era realizado via e-mail por funcionários do banco e o acompanhamento, por sua vez, era feito de maneira trivial, através de planilhas no Excel. Todos os dias, após o fechamento do Bacen, um funcionário precisava acessar o FEPWEB, que é uma plataforma de assinatura digital utilizada pelo banco; inserir o número de cada contrato; conferir o status do contrato; e atualizar a planilha de controle no Excel; uma ação que demandava tempo e era bastante suscetível a erros.

A solução criada para o banco automatiza toda a parte que ainda era manual do processamento dos contratos de câmbio, como o envio dos contratos e o acompanhamento do status dos contratos. O OnBase é uma solução que agiliza e possibilita maior assertividade ao processo de câmbio, além de atuar como um repositório central para os contratos de câmbio assinados de forma digital ou manual.

Após a implementação do OnBase, os contratos começaram a ser enviados automaticamente aos clientes para assinatura. Os que são assinados digitalmente são enviados aos clientes por uma plataforma de assinatura eletrônica chamada FEPWEB, utilizada pelo cliente. Essa plataforma foi integrada ao OnBase através de um web service — meio de comunicação desenvolvido para transferir informações entre sistemas e plataformas — criado pelo time de serviços da Hyland, para que o contrato e seu status de assinatura sejam informados em um formulário criado na plataforma OnBase para organização da informação em um único local seguro.

Os contratos que são assinados manualmente são enviados aos clientes via e-mail, também utilizando um web service desenvolvido entre o OnBase e o Outlook. Em seguida a geração de um novo contrato pelo ExChange, o OnBase checa os contratos gerados e, após armazenálos e criar um formulário com suas informações, envia-o para o cliente via e-mail usando web service citado acima.

Todos os dias, após o fechamento do Bacen, o OnBase executa uma ação automática de checagem dos contratos que estão com assinaturas pendentes e dispara uma ação de acompanhamento que confere todos os contratos de câmbio gerados no dia. Depois dessa conferência, ele faz as seguintes ações, quando necessárias:

Envia por e-mail os novos contratos de assinatura manual aos clientes e e-mails de cobrança para os contratos já enviados, mas que ainda não foram assinados;

Gera um formulário dentro do OnBase preenchendo-o com os dados básicos do contrato, como Nome do Cliente, CNPJ e Número do Contrato. Anexa o arquivo do contrato para armazenamento e vincula quaisquer outros contratos ou documentos com informações relacionadas, tais como: Nota Fiscal da compra referente, ou contratos adicionais do mesmo cliente, mantendo um dossiê completo dentro do OnBase e apenas os funcionários autorizados têm acesso às informações do processo de câmbio.

Após a implementação, o banco conseguiu automatizar 95% dos contratos, o que agiliza de forma relevante todo o processamento de câmbio e reduz o risco de erros, como envio de contrato para o cliente errado.

O envio e a cobrança dos contratos foram automatizados pela plataforma OnBase e o banco deixou de imprimir 230 mil páginas por ano.

Os relatórios e dashboards sobre o status dos contratos são atualizados todos os dias automaticamente pelo OnBase, dispensando a necessidade de planilhas administradas manualmente por funcionários.

A encontrabilidade dos contratos e documentos referentes aos clientes foi facilitada através das referências cruzadas do OnBase, que anexa documentos com informações relacionadas ao contrato no formulário do contrato.