3corações
3corações garante governança de suas informações além de conquistar agilidade no acompanhamento de consultas internas, auditorias, atendimento e recursos humanos.
O desafio
A 3corações é um dos maiores grupos empresariais brasileiros, que atua em diversos segmentos como café, derivados de milho, especiarias, chocolates e refrigerantes. Sendo uma empresa grande e complexa, vivia alguns desafios particulares na gestão documental. Especificamente, o grupo contava com um grande volume de documentos físicos que, devido a regulamentações fiscais, eles tiveram que manter armazenados, o que apresentava uma grande dificuldade de gerenciamento e um risco significativo por não possuir rastreabilidade para esses documentos sensíveis.
Ao mesmo tempo, em 2020, o governo brasileiro publicou o Decreto nº 10.278 na Legislação Arquivística, que estabeleceu uma base legal para a digitalização de documentos físicos de instituições públicas ou privadas, além de determinar que os documentos digitais têm os mesmos efeitos jurídicos que os documentos originais.
A 3corações identificou esta oportunidade para finalmente digitalizar os seus documentos e armazená-los de forma segura e eletrônica e decidiu criar um departamento centralizado dedicado à gestão documental.
Este departamento é responsável pela gestão de todos os dados físicos e digitais, a nível nacional para a 3corações. Eles apoiam todas as iniciativas de transformação digital corporativa e também são responsáveis por gerenciar todas as dúvidas relacionadas a essa documentação, seja da área jurídica, tributária ou de auditoria interna ou externa.
Solução
A equipe de TI e Gestão Documental da 3corações em conjunto com a equipe de Serviços da Hyland iniciou o dimensionamento da solução que pretendiam implementar. Considerando as funções que o departamento de Gestão Documental tinha que desempenhar, identificaram dois grandes projetos iniciais.
Em primeiro lugar, a gestão e digitalização dos arquivos físicos e do arquivo morto. Os arquivos físicos foram limpos, organizados, digitalizados e importados para o OnBase pela equipe da 3corações. Esses arquivos, sendo indexados e copiados digitalmente, podem ser consultados por usuários autorizados a qualquer momento necessário. Os arquivos físicos originais podem ser enviados para um local de armazenamento estendido caso seu período obrigatório de armazenamento físico ainda não tenha vencido.
Este primeiro projeto, ao dispor do armazenamento digital de todo o acervo documental da organização, conta com formulários de consulta personalizados, estruturas dinâmicas de pastas e criação de notas. Com a solução de captura avançada da Hyland, foram configurados processos de digitalização e reconhecimento de modelos de documentos, com isso a 3corações foi capaz de digitalizar vários tipos de documentos ao mesmo tempo e separá-los automaticamente de acordo com seu modelo pré-configurado manualmente pelos funcionários do setor de dados da 3corações. Além disso, foram criados fluxos para distribuição de documentos de leitura obrigatória aos colaboradores, que permitem manter a visibilidade do controle da leitura e aceitação de documentos ao nível empresarial.
O segundo grande projeto consistiu na implementação da gestão e centralização dos documentos que nasceram digitalmente, como e-mails e respectivos anexos ou formulários eletrônicos. O OnBase tornouse a principal ferramenta de aprovações e envios documentais, os quais antes eram feitos através de e-mail, dificultando a rastreabilidade. Essa automação trouxe uma camada adicional de segurança e controle, além de ampliar o alcance dos documentos nas máquinas dos colaboradores, possibilitando o acesso aos conteúdos através do OnBase a todos os funcionários autorizados.
Ao implementar essa segunda fase, eles descobriram uma oportunidade de simplificar muitos processos internos com os recursos do WorkView e dos formulários eletrônicos.
Por exemplo, no processo de validação de comprovantes de entregas B2B, onde precisavam esperar o motorista retornar com o canhoto para comprovar a entrega dos produtos. Um processo moroso que demorava cerca de duas semanas dependendo do endereço do destinatário. Após a automação do canhoto eletrônico, esse processo é validado em até 40 minutos após a entrega.
Na 3corações existem iniciativas de transformação digital, onde o OnBase unificará essas informações. O propósito aqui é transformar e sair do mundo do papel.
— Michelle Fernanda De Carvalho Souza, Gerente de Gestão Documental, Grupo 3corações
Resultados
Ao considerar os dois aspectos da origem da informação, seja ela física ou digital, a 3corações conseguiu garantir a federação e governança de suas informações para atendimento aos decretos da Legislação Arquivística.
Com a criação do arquivo eletrônico, a empresa obteve agilidade não apenas na gestão documental, mas também no acompanhamento de consultas internas, auditorias, atendimento e recursos humanos. Atualmente, a 3corações já conseguiu identificar e indexar mais de 800 tipos de documentos, dos quais 400 ainda estão ativos na organização.
A facilidade com que o OnBase se integra aos sistemas de negócios existentes permitiu que a 3corações conectasse 10 sistemas de negócios diferentes à plataforma, centralizando toda a documentação em um local seguro. Eles lançaram mais de 13 fluxos de trabalho, integrando diferentes sistemas, departamentos e funções para simplificar seus processos organizacionais.
Tudo isso mantendo os controles de acesso, rastreabilidade e visibilidade de todos os seus ativos documentais.
A equipe da 3corações disponibilizou mais de 126.000 documentos dentro da plataforma e conseguiu eliminar cerca de 40 toneladas de documentação física que tinham guardados, enviando apenas o necessário para unidades de armazenamento estendido.