Heinen’s Grocery Store

Heinen's permite a expansão do mercado com uma solução de RH baseada em nuvem da Hyland

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O desafio

Em 1929, um pequeno açougue abriu no lado leste de Cleveland. Até 2010 os negócios da Heinen's tornaram-se uma cadeia de supermercados premium de sucesso com 17 lojas em todo nordeste do Ohio.

O próximo objetivo da Heinen's era a expansão para a área de Chicago, mas a companhia percebeu que seus processos de Recursos Humanos (RH) não iriam acompanhar. Sua pequena sala de arquivos já acomodava 4 associados, bem como arquivos pessoais e médicos relacionados que ameaçavam consumir o espaço.

A solução

Antes de implementar o OnBase by Hyland, os processos manuais de RH da Heinen’s desperdiçavam muito papel e exigiam horas de seus funcionários arquivando papéis e rastreando informações. “Nós apenas tivemos que sair debaixo de todo o papel. Antes de 2012, nós tínhamos uma organização menor. Nos próximos anos teríamos um crescimento expressivo, e nós percebemos que os processos atuais seriam prejudiciais àquele crescimento”, conta Jennifer Artino, gerente de Saúde e Segurança na Heinen’s.

De processamento duplicado e planilhas divergentes até problemas com lojas usando formulários desatualizados para alterações de status de associados, estava claro que os processos precisavam ser alterados.

A Heinen’s escolheu uma solução OnBase hospedada em nuvem para simplificar a gestão de informações relacionadas. Hospedando mais de 90 tipos de documentos digitais de RH para cada associado, o OnBase fornece um método mais rápido e seguro de armazenar, acessar e compartilhar os arquivos relacionados. Compartilhar documentos para um caso de RH, por exemplo, agora é disponibilizado pela integração com o Outlook. Funcionários podem enviar arquivos do OnBase de forma segura, bem como carregar arquivos ao sistema - tudo sem sair de seus e-mails. E com acesso remoto aos documentos relacionados, os representantes de RH têm a flexibilidade de trabalhar em várias lojas com diferentes localizações, ao invés de estarem presos a um ficheiro.

De 2011 a 2012, a companhia cresceu de 20% a 25%, abrindo quatro novas lojas. Mas os número de pessoas trabalhando continuou o mesmo no RH.”

Bob Walters
Analista de Negócios na Heinen’s

Com a inclusão da automação de fluxo de trabalho do OnBase, Heinen’s acelerou processos vitais de RH, como mudanças de status dos associados, solicitações de férias e rastreamentos de reconhecimentos de políticas e procedimentos. Funcionários do RH também usam o OnBase WorkView|Gestão de Casos para gerenciar solicitações de licença prolongada como FMLA [Family and Medical Leave Act] e licença de curto prazo De uma tela, a solução fornece uma visualização de 360º de toda a informação e documentação ao redor de cada solicitação.

Por que hospedagem em nuvem? Bob Walters, analista de negócios e administrador do sistema OnBase na Heinen’s, fala que a companhia percebeu que hospedar informações em premissas era ineficiente e arriscado. “Nós hospedamos soluções antes, e nós sabíamos que não queríamos estar nos negócios de data centers é caro e difícil. Gerenciar um servidor é um trabalho em si. E se algo acontece e o servidor é destruído? Nós queríamos saber com certeza que os dados estavam sendo cuidados fora do nosso prédio”. Outro bônus por ter uma solução OnBase hospedada em nuvem? As atualizações, diz Walters, que são totalmente executadas pela Hyland.

Incrivelmente, a Heinen’s manteve seu crescimento durante a expansão ao mercado de Chicago sem adicionar funcionários em seu escritório principal. “De 2011 a 2012, a companhia cresceu de 20% a 25%, abrindo quatro novas lojas. Mas o número de pessoas trabalhando continuou o mesmo no RH”, explica Walters.

Atualmente, os documentos e processos dos 3.393 funcionários da Heinen’s, contratados por seus 23 supermercados, escritórios corporativos, dois armazéns e uma instalação de manufatura recentemente aberta, fluem perfeitamente através do departamento de RH centralizado da companhia. Walters sinaliza um melhor serviço ao cliente como um dos benefícios mais influentes deste processamento otimizado. “Ter o OnBase instalado nos capacita para melhor servir nossos clientes”, conta Walters. "Nós somos um supermercado, e agora podemos focar em nossos pontos fortes."

A diferença

  • Fornece acesso imediato aos documentos e informações: Os associados de RH podem acessar informações relacionadas, seja trabalhando no escritório principal ou remotamente em uma loja, armazém ou instalação de manufatura.
  • Melhora o serviço ao cliente: A organização e seus associados foram libertados da frustração e dos processos baseados em papel para focar em oferecer ótimo serviço aos clientes do supermercado.
  • Reduz risco: A hospedagem em nuvem garante que todas as informações relacionadas serão armazenadas de forma segura fora das premissas.
  • Dimensiona com facilidade: Os associados do RH podem gastar seu tempo com maior eficiência, reduzindo a necessidade de funcionários adicionais à medida que a companhia cresce.