Cooperativa de crédito Alliant

A 10.ª maior cooperativa de crédito dos EUA aumenta a eficiência em toda a empresa

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O desafio

Embora a Alliant tivesse uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), a cooperativa de crédito só a usava de forma limitada - digitalizando, armazenando e recuperando documentos em apenas alguns departamentos. A Alliant percebeu que precisava de uma solução de ECM mais robusta, que pudesse estender-se facilmente a toda a empresa. Essa solução precisava também de incluir software de workflow facilmente configurável e robusto o suficiente para automatizar processos demorados e baseados em papel.

A solução

No final de 2011, a Alliant implementou o OnBase para começar a capturar documentos e informação de forma automática. Agora, mais de 95% da documentação da cooperativa de crédito é eletrônica.

“No entanto, queríamos fazer mais do que armazenar imagens de documentos”, disse Lally.

Assim, a Alliant utilizou o OnBase para parar de imprimir documentos e, em vez disso, acessá-los eletronicamente através de vários sistemas. A cooperativa de crédito integrou facilmente o OnBase com o sistema de processamento Symitar existente da Alliant, para permitir o acesso instantâneo e seguro a relatórios e a toda a documentação de outros membros - sem sair do sistema já familiarizado.

"Criamos eficiência, aumentamos a precisão e reduzimos os custos por meio do processamento estruturado. Isso nos permite continuar trabalhando rapidamente para oferecer um ótimo serviço aos nossos membros."

Heather Lally 
Vice-presidente de Operações
Cooperativa de crédito Alliant

Capacitar o trabalho para fluir - eletronicamente

De seguida, a Alliant transformou o seu processo de contas a pagar manual com o OnBase e seu poderoso software de workflow. A cooperativa de crédito construiu facilmente três workflows de grande importância: RH para integração, CP para processamento de faturas e Jurídico para gerenciamento de contratos.

Agora, a cooperativa de crédito encaminha automaticamente documentos e informações através de processos - notificando as partes interessadas à medida que o faz. Um exemplo de como o workflow otimiza os processos, se não registrar uma aprovação em tempo útil, o sistema aumenta automaticamente a solicitação de aprovação para o próximo nível.

“Isso reduz as taxas de atraso de faturas há demasiado tempo nas secretárias” - disse Lally.

Outro workflow importante alerta os gerentes quando qualquer um dos 300 contratos de terceiros da Alliant está prestes a ser renovado. A solução rastreia cada ponto do processo de renovação ou do início de um contrato no workflow, incluindo a devida diligência, solicitação de proposta e negociação de contrato.

Desenvolver uma solução para fraudes - em conjunto

Ao juntarem-se, a Alliant e a Hyland construíram uma solução de gerenciamento de fraudes para garantir que, para além de esta ser adequada às necessidades da Alliant, fosse escalável para cooperativas de crédito de todos os tamanhos. O resultado foi um sistema tão fácil de usar que os funcionários só demoraram uma hora para dominá-lo.

Ao eliminar a necessidade de cruzar várias planilhas de Excel, a solução economiza várias horas por dia aos investigadores de fraudes da Alliant. A Alliant costumava demorar quatro ou cinco horas para redigir um relatório mensal de fraude. Agora, demora menos de 10 minutos. Otimizando ainda mais o processo, a solução de gestão de casos do OnBase permite que os investigadores possam facilmente registrar, acessar e interagir com todos os dados - incluindo registros, documentos, formulários e histórico - envolvidos numa investigação de fraude.

“Ao usar a solução de Gestão de Casos de Fraude, agora temos análises, bem como a capacidade de ter vários analistas de fraude a trabalhar nos casos ao mesmo tempo” - disse Jason Knapp, gerente sênior de Operações.

Otimizar - em toda a empresa

Ao olhar para a empresa, a cooperativa de crédito vê outras formas de otimizar.

“Ainda temos outros processos manuais. Queremos criar mais eficiência, aumentar a precisão e reduzir os nossos custos por meio do processamento estruturado. Isso nos permite continuar trabalhando rapidamente para oferecer um ótimo serviço aos nossos membros” - afirmou Lally.

A diferença

  • Integra-se com o Symitar: Ao integrar o OnBase e o Symitar, a Alliant permite que os funcionários acessem instantaneamente às informações enquanto permanecem em sistemas familiares, dando-lhes mais tempo para se concentrarem nos membros.
  • Reduz o tempo de processamento CP em 70%: "Antes de implementar a solução para CP, tínhamos dois funcionários gerenciando esse processo muito manual 24/7. Agora, é preciso apenas meia jornada de trabalho para gerenciar o processo automatizado, o que nos permite reimplantar esses funcionários noutro lugar. Foi uma grande vitória para nós” - afirmou Knapp.
  • Simplifica investigações de fraude: Os relatórios que costumavam demorar quatro ou cinco horas a produzir, agora demoram 10 minutos.
  • Otimiza processos em toda a empresa: Em vez de procurar em gabinetes de arquivos ou partilhas de arquivos, todos os funcionários têm acesso aos documentos e informações de que precisam com alguns cliques no mouse.