レガシーシステムを維持する本当のコスト

レガシーシステムとは何ですか？

Gartnerの定義によると、レガシーシステムとは「旧式の技術に基づいている場合があるものの、日々の業務に不可欠な情報システム」を意味します。この文脈での「レガシー」という用語は、旧式化した技術だけでなく、ベンダーのサポートが受けられなくなるコンピューティングソフトウェア、プログラミング言語、またはハードウェアシステムを指します。

機能しているほとんどのレガシーシステムは意図したとおりに機能するものの、モノリシックな構造のため、ビジネスニーズに応じて拡張や成長する能力に制約がある傾向があります。企業のリーダーは、コストの考慮、運用の重要性、事業継続性、または単にまだ機能しているという理由で、レガシーシステムを手放すことに消極的な可能性があります。

一部の企業は、 レガシーシステムを維持するための高額なコストが収益を食い尽くすことに気付かずに、「壊れていなければ直さない」という考え方でシステムの近代化を求めています。

レガシーシステムは多額のメンテナンスや修理費用に加えて、継続的な監視やカスタム修正によるセキュリティリスクの軽減、運用上の非効率性への対処、システムの問題解決を必要とします。これらはすべて、コストとリソースを大量に消費します。

システムのアップグレードは長く複雑なプロセスになることがありますが、旧式システムの総所有コスト（TCO）は、最新化のコストよりも大幅に高くなります。

長年使用してきたシステムが使用に耐えない（最悪の場合は使用できない）状態になるまで待つのではなく、組織は積極的な姿勢を取り、レガシーシステムの維持に必要な潜在的および顕在的コストを考慮する必要があります。

最新のソリューションへの切り替えによるメリットは経済面以外にもあります。これは将来を見据えた取り組みでもあるため、ビジネスのスピードに対応するために必要な機敏性と革新性を備えて市場で競争できるようになります。

レガシーシステムのコストを理解する

レガシーシステムを使用していると、組織は最終的に切り替える必要があるものに資金を投入していることになります。ビジネスリーダーは、少ないリソースで多くを成し遂げるという重圧をすでに受けています。レガシーシステムを放置したままでは、すぐに財政的に大きな負担となり、業績にも影響を及ぼします。

以下は、レガシーシステムに依存することによって発生する顕在コストの一部です。

継続的な保守費用

300人のビジネスリーダーを対象としたデロイトの調査で、コスト削減における上位3つの内部障害が示されました。

• 技術インフラストラクチャ
• コスト構造を迅速に調整できないこと
• デジタルインフラストラクチャを有効化できないこと

レガシーシステムが製品ライフサイクルの終わりに近づくにつれ、スムーズに稼働し続けるためのサーバーメンテナンスとカスタム修正のコストは指数関数的に高騰します。レガシーインフラストラクチャの維持にかかる正確なコストを定量化するのは難しい場合があり、企業はこれらのコストの程度を過小評価することがあります。

潜在的なコストの一例として、ライセンスモデル、専門的なITリソース、ハードウェアのアップグレード、ベンダー契約、技術サポートなどが挙げられます。

セキュリティリスク

旧式化したシステムを運用していると、エクスプロイト、データ侵害、その他のサイバーセキュリティリスクに対して脆弱になり、深刻な財務上の影響にもつながります。

2023年、データ侵害の世界平均コストは445万ドルでした。海運大手のMaerskや信用機関のEquifaxの事例など、注目を集めたデータ侵害事件は、旧式化した技術と不十分なデータセキュリティ対策に起因しています。

一貫したセキュリティパッチがないことに加え、レガシーシステムは役割ベースのアクセス許可やデータ暗号化ルールといった、セキュリティのベストプラクティスと互換性がありません。レガシーシステムの多くはバックアップとリカバリの機能すらないことがあり、重要な企業データが永久に失われるリスクがあります。

技術的負債

技術的負債はレガシーシステムの保守と密接に関連しており、組織が注意を払わないとコストが急増する可能性があります。

技術的負債はコード負債とも呼ばれ、時間、スキル、プロジェクトの優先順位付けなど、ソフトウェアの開発プロセス中にショートカットすることでかかる費用を指します。品質よりもスピードを優先して、開発者が設計品質の低いコードをリリースすることで、最終的には解決が必要となるその場しのぎの解決策やシステムバグを引き起こす可能性があります。

技術的負債が避けられないこともありますが、技術チームの作業負荷が革新的なソリューションの構築ではなく、ますます複雑化する問題の解決に集中するようになるまで蓄積されるべきではありません。

技術的負債への対処は、ITリソースに負担をかけるだけでなく、限られた技術予算にも負担をかけます。

隠れた運用コスト

隠れたコストとは、すぐには見えない予期しない費用や間接的な費用のことで、ビジネスのパフォーマンスや予算に具体的な影響を与えます。レガシーシステムに固執すると、組織は次の隠れたコストを負担する可能性があります。

生産性の損失

従業員が採用されたのは特定の職務のためです。煩わしいレガシーシステムと日々苦闘しなければならないのは本来の仕事ではありません。

遅く、バグが多く、直感的でない旧式のシステムでの業務は、従業員が成果を出すうえで妨げとなります。

従業員の効率と生産性が低下すると、事業運営の他の重要な部分に連鎖反応が起こり、お客様サービスの品質低下、開発サイクルの遅延、プロジェクトの中断につながり、これらすべてが収益に悪影響をもたらします。

従業員のエンゲージメント低下

レガシー技術スタックにより、従業員の定着率やエンゲージメント向上にも影響が生じる可能性があります。

レガシーシステムでの業務プロセスはスピードや効率性に問題があり、従業員がリモートで効果的に職務を遂行するための技術へのアクセスが問題となります。

自分の役割に支援がないと感じている従業員は、すぐに退職し、効果的に働き、革新するためのリソースを提供する先進的な組織に移ります。

従業員の離職は組織にとってコストのかかる懸念事項です。代わりの人材の募集、採用、研修には時間とリソースが必要であり、そのコストは離職した従業員の年間給与の2倍にもなることがあります。

統合の課題

旧式のシステムは、相互接続、相互運用が可能な今日の技術環境を考慮して設計されたものではありません。なぜならば、今日の重要なアプリケーションの多くは、ここ数年でようやく主流になったためです。

第一世代の技術システムを、モバイルアクセス、クロスプラットフォーム互換性、クラウド展開といった、新しく最新のアプリケーションや機能と効果的に通信させることはほぼ不可能です。あるいは、ギャップを埋めるために、広範なカスタム開発のインターフェースやミドルウェアが必要となります。

これらの開発要求に加え、オーダーメイドの統合ソリューションが必要なことで、継続的な保守とトラブルシューティングを行う専門スキルも必要となり、運用コストをさらに増大させます。

機会の損失

レガシーの維持を優先してイノベーションの機会を見送ると、業界での市場シェアが減少し、効果的に拡張、適応、競合する機会が制限されます。

クラウドサービス、人工知能（AI）、プロセス自動化などの新しい技術の導入を遅らせると、企業は強力でありながらコスト効率の高い最新化の手段を逃してしまいます。

ミッションクリティカルなワークフローを自動化し、生産性を向上させ、収益を生み出す新たな手段を創出するために、競合他社は現代的なツールをどのように導入しているか考えてみてください。機敏性があり効果的な技術の活用は、成功し成長を続ける企業が一歩先を行く重要な差別化要因となります。

レガシーから最新のECMソリューションへの移行

エンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソリューションを最新化するという考えの見通しは、多くの組織にとって困難です。これは、重要なビジネスコンテンツのほとんどが企業全体に分散され、サイロ化されているためです。移行プロセスに必要な労力と計画のボリュームを考えると、企業が最後の最後までレガシーECMシステムを保持することを選択する理由は容易に理解できます。

しかし、ECMの最新化は、コンテンツをあるシステムから別のシステムに移動させるだけではありません。ここでの目標は、ビジネスコンテンツを簡単に見つけて管理できるようにすることで、その価値を最大化することです。

さらに、レガシーのECMインフラストラクチャに固有の制限が、変化する市場の需要に迅速かつ効果的に適応するうえでの阻害要因となり、組織のビジネスレジリエンスが著しく損なわれる可能性があります。

切り替えの前に、選択したECMプロバイダーに次の機能があることを確認してください。

• コンテンツに合わせてカスタマイズされたアーキテクチャで、クラウドネイティブに構築されている
• 一元化されたプラットフォーム上でエンドツーエンドのインテリジェントコンテンツ管理ソリューションを提供する
• ビジネスに特化したAIを活用して、コンテンツをキャプチャ、充実化、最適化できる
• データガバナンスを確保し、コンプライアンスを最大化してデータ損失からコンテンツを保護する
• 高度に構成可能で拡張可能であり、ニーズに合わせたソリューションを展開できる

事例：Liberty Mutualは最新のECMソリューションで2,100万ドル以上を節約

Liberty Mutual Insuranceのグローバル・スペシャリティ部門は、サイロ化、旧式化したレガシーコンテンツ管理システムに大きな課題を抱えていました。

同社はAWSでのAlfresco Content Servicesを活用してECM機能を最新化することで、2,100万ドルの直接的なコスト削減を実現しました。このソリューションは、ドキュメント検索から記録管理まですべてを自動化することでペーパーレス運用を可能にし、世界18市場でのコラボレーションと生産性を向上させました。

Liberty Mutualの成功事例は、最新のECMソリューションによってもたらされる運用上および財務上の利点を強調しています。この切り替えにより、グローバルな保険会社の同社はレガシーインフラストラクチャを維持していては得られなかった競争優位性を得ることができました。

レガシーシステムを手放す時が来ました

技術に関しては、停滞のコストは変化のコストよりもはるかに大きいです。レガシーシステムはビジネスを成長や革新の重要な機会から遠ざけるため、最新化に向けたビジネスケースを作成することによる効果は財政面にとどまりません。

特にコンテンツ管理のためのレガシーシステムの最新化は、単なる標準的なITアップグレードではありません。旧式化したインフラストラクチャや新たなコンプライアンス上の課題は、コンテンツを最大限に活用する力に影響を及ぼします。

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