Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2024
文書管理ベンダー15社の専門家による分析を見る
Gartnerによる文書管理ベンダー15社の分析において、Hylandが「チャレンジャー」に選ばれた理由をご覧ください。スケーラビリティ、オープンソース、業界固有の機能における強みで評価されています。
エグゼクティブサマリー
- 遠隔地の従業員のニーズを把握し、適切に調整・管理することが重要です適切な採用方法とインフラストラクチャを備えた組織は、オフィスでの状況に匹敵する効率を維持できます。完全なリモートワークを提供することは、不動産コストの削減、採用競争力の向上、そして世界中の人材へのアクセスを可能にするため、依然として魅力的な選択肢です。
- 従業員エンゲージメントは、リモートワークの利点を最大限に活用するために重要です。マネージャーは、従業員のエンゲージメントを優先し、支援的な環境を育み、従業員が適切なテクノロジーを利用できるようにすることを重視する必要があります。従業員のエンゲージメントは、目的、成長、コーチング、つながり（連帯感）を提供することで促進できます。
- 遠隔地の従業員の情報を保護することは最優先事項です。組織は、安全な情報へのアクセスを確保するために、人、技術、プロセスに重点を置く必要があります。これには、リモートワークポリシーの作成、自宅Wi-Fiのセキュリティ確保、クラウドセキュリティソリューションの活用、リモートワーカーへのITサポートの提供が含まれます。
遠隔地の従業員の期待を管理することの重要性
適切な採用慣行とリモートワークを支えるインフラを備えた組織では、適切な人材が適切な役割を担い、業務はオフィスでの状況と同様に効率的に行われています。
残念ながら、スタンフォード経済政策研究所の2023年レポートによると、完全なリモートワーク環境では、ハイブリッドや完全なオフィス勤務環境と比べて生産性が10％低下することがわかりました。なお、ハイブリッドと完全オフィス勤務の生産性に差はありませんでした。
多くの企業にとって、生産性の低下があったとしても、従業員に完全なリモートワーク環境を提供することは依然として魅力的な選択肢です。
- 不動産コストの削減が可能になる
- 多くの従業員がリモートワークを希望しているため、採用・定着の競争力が高まる
- 労働力を地元だけでなく、世界中から確保できる
では、なぜこうした現象が起きているのでしょうか？マネージャーは、組織と従業員双方にリモートワークのメリットをもたらしつつ、どのようにして従業員の能力を最大限に引き出せるのでしょうか？
リモートチームを管理するための5つのヒント
1. 従業員エンゲージメントを優先する。
今日の従業員は、目的意識や能力開発、コーチング、そしてつながりを求めることで、仕事に対するエンゲージメントを高め、自分の業務がより大きな目的に貢献していることを実感したいと考えています。賢明な組織は、リモートおよびオンサイトの両方の環境でこれらの取り組みを促進し、奨励します。これが不十分だと、エンゲージメントの低下がビジネス成果の悪化を招き、チームの士気にも悪影響が波及する可能性があります。
Gallupの報告によると、マネージャーは事業部門間の従業員エンゲージメントの変動要因の最大70%を占めており、チームの業務に大きな影響を与え、最終的には組織の成功に寄与する重要な役割を担っています。
2. 支援的な環境を育む
Harvard Business Reviewの「優れた上司が他と違う点」によると、優れたリーダーは気配りが行き届いています。チームの各メンバーの話に耳を傾け、共感し、それぞれの状況を理解することで、仕事がより楽しく有意義なものになります。
リモートチームを管理する際、マネージャーは次の方法で支援できます。
- 雇用した人々を信頼する。リモートの従業員の日々の業務を直接確認できず不安を感じるマネージャーもいますが、従業員も自分の仕事をきちんとやり遂げたいと思っています。チームに目標達成のための時間と自由を与え、成功した際はしっかり認めましょう。
- 定期的な確認機会を設ける。直属の部下との週次または日次のバーチャルミーティングは、マネージャーと従業員双方にとって有益です。期待や進捗、障害、成果物を確認し合い、信頼関係を深めることで、より良い職場環境に繋がります。
- リモートワーク文化を意図的に管理する。リモートワークはオフィスワークとは異なります。自宅勤務の従業員はいつでも仕事にアクセス可能です。勤務時間が異なる場合があることを理解しつつも、コアタイムを設定するなど基本的なルールを設けることが効果的です。例えば、調査結果によると、生産性のピークは午前10時30分から午後3時です。この時間帯を必ずオンライン勤務とし、その前後はフレックス勤務を認めることで、仕事と私生活のバランスを取りやすくなります。
3. 適切なテクノロジーを備えているか確認する
会社の既存のテクノロジーソリューションを監査し、従業員がオフィス外でも効率的に、安全に、そして容易に業務を行えることを確認します。まず、以下の質問について検討しましょう。
- チームメンバーは、業務を効率的に遂行し、チームや顧客とコミュニケーションをとるために必要なコンピュータや機器を持っていますか？
- 従業員は信頼性が高く安全なインターネット接続を利用できますか？
- 従業員は必要な内部情報に簡単かつ安全にアクセスでき、業務上頻繁に利用するコアアプリケーションをどこからでも使用できますか？
- 彼らがどこで仕事をしていても、その情報は最新のものですか？
- 企業として、分散型勤務のチームを支えるデジタルアーキテクチャを構築していますか？
4. デジタルスキルへの自信を高める
リモート勤務に従事する人々のデジタルスキルの習熟度は人それぞれ異なります。従業員が成長するために必要な特定のアプリケーション、例えばビデオ会議ツールに対する操作の習熟度を評価しましょう。ビデオ会議のベストプラクティスを含むトレーニングを提供し、コミュニケーションに関する期待値を明確にするために、会社のビデオオン／ビデオオプションの優先ポリシーの導入を検討してください。
5. プロセス改善と成果測定に注力する
チームがリモートワークに不慣れである場合や、従来のオフィス勤務のプロセスを維持している場合、リモートワークはプロセスを見直し、最適化する良い機会となります。これには、デジタル環境におけるサービス提供を強化し、運用コストを削減するための顧客エンゲージメント戦略の再評価が含まれます。
リモートチームの管理を支援するためには、従来は現場勤務中心だった組織が仕事の進め方に対する考え方を変える必要があります。チームが達成すべきことに集中し、労働時間ではなく、完了した仕事の質を基準に成果を測定するよう促しましょう。
IBM FileNetからOnBaseへの置き換えにより40万ドルの節約を実現
「FileNet をアップグレードする代わりにハイランドへ移行したことで、即時に40万ドルを節約できました。今後も低コストで独自にシステムを改善させていきます。 たとえば、現在使用しているワークフローをFileNetで開発した場合、さらに20万ドルの費用がかかると予測されます」。
— ウォッシュトナウ郡、ECMコーディネーター、Kimberly Wraight氏
事例を読む情報への安全なアクセスを確保する
データセキュリティ侵害は、最高セキュリティ責任者と最高情報責任者にとって大きな懸念事項です。リモートチームのセキュリティを確保するためには、人、技術、プロセスに焦点を当てる必要があります（出典：McKinsey & Company『コロナウイルスパンデミックにおけるサイバーセキュリティ戦術』）。
人を第一に考えるセキュリティアプローチを取る
フィッシング、スミッシング、ビッシング、ベイティングなど、ソーシャルエンジニアリングによるサイバー攻撃の手口は長くて恐ろしいものです。主な理由は、ほとんどが人間のエラーを狙っているからです。これらの脅威キャンペーンは脆弱なシステムや人々を標的にしており、多くの人々が初めてリモートで作業しているため、脆弱性はかつてないほど高まっています。セキュリティチームは、危機時の脅威増大について従業員に知らせるとともに、悪用を防ぐため、以前のトレーニング内容を再度周知する必要があります。
公式なリモートワークポリシーを作成し、それに関する継続的な研修を行うことは、すべての人にとって有益です。これには、データセキュリティの期待、パスワード保護、作業の期待に関するポリシーを含める必要があります。
従業員のテクノロジーの安全性を確保する
安全な家庭用Wi-Fiの環境づくりから始めることが重要です。オフィス環境ではIT部門がWi-Fi設定を管理できますが、従業員の自宅の接続には十分な保護がない場合があり、組織のネットワークがハッキングのリスクにさらされる可能性があります。データを安全に保つために、従業員が必要とする機器や支援を提供する計画を立てましょう。
クラウド配信を利用したクラウドセキュリティソリューションを活用することで、従業員は業務に必要な情報に安全にアクセスでき、情報自体も保護されます。主要なクラウドソリューションは、安全なデータセンター、暗号化された通信、組み込みの冗長性、データ複製、災害復旧、さらには継続的な侵入テストや脆弱性評価を提供します。
新しい在宅勤務環境に直面した際、従業員は生産性の障害を回避するために、非公認のシャドーITソリューションに頼ることがあります。IT部門は、そのような回避策を求める従業員に対し、検証、支援、保護、そして承認された代替ソリューションの提供準備を整えておく必要があります。
多要素認証を開始するのはフロントエンドでは面倒かもしれませんが、セキュリティ上の利点は確実に報われます。マッキンゼー・アンド・カンパニーは、特権を持つユーザーや重要なシステムを扱うユーザーを優先する段階的な導入を推奨しています。
オフサイトで働いたことのない従業員にとって、VPNへのログインや必要な資格情報の認証は負担に感じられ、普段のデジタル環境以上のプロセスに不安を覚えるかもしれません。新たにリモート勤務を始めた従業員が必要なときにサポートを受けられるよう、ITヘルプデスクの体制強化を検討しましょう。
強固な企業文化を維持する
組織の価値観は、実施される業務の種類や進め方を定義します。従業員がリモートでつながっていると、チームが企業文化の強さを感じにくくなることがあります。企業の価値観を可視化し、具体的に実践するために、組織はチームの意欲を高め、価値ある仕事を評価するポジティブな従業員体験の提供に継続的に取り組む必要があります。