Cómo la gestión de contenidos empresariales y la gestión de casos ayudan en la concesión de préstamos

Mejoran los préstamos hipotecarios semiautomatizados

El diagrama anterior representa el ciclo de vida completo de los préstamos hipotecarios: apertura de la cuenta del préstamo, procesamiento de la cuenta, financiación e incorporación y gestión de la cuenta del préstamo (servicio y cobros). Los procesos y la tecnología se gestionan en el centro, al igual que la interacción entre las actividades del cliente y las del prestamista.

La mayoría de los prestamistas hipotecarios han automatizado parcialmente los procesos indicados anteriormente. Aunque la automatización varía de un prestamista a otro, un punto de partida popular es en el punto de solicitud. Muchos empiezan a recopilar en línea los datos iniciales de los solicitantes, lo que resulta fácil de automatizar.

En los últimos años, el sector ha avanzado hacia la transformación digital del sistema de tramitación de préstamos en muchos ámbitos. En primer lugar, los formularios de consentimiento de firma electrónica y las declaraciones iniciales de los préstamos hipotecarios son cada vez más comunes. En segundo lugar, en la tramitación de préstamos, algunos prestamistas escanean algunos o todos los documentos; otros escanean pocos o ninguno a menos que se reciban digitalmente. Por último, los documentos de verificación de ingresos, activos, pasivos e identidad del prestatario se reciben cada vez más en formatos de datos que no requieren la introducción manual de datos, a menudo de fuentes de terceros de confianza.

Durante estos procesos, los datos entran y salen del sistema de apertura de préstamos (LOS), mientras que los procesadores de préstamos y los suscriptores tienden a mover los documentos manualmente a medida que se ejecutan los procesos del LOS. Los prestamistas han tomado medidas para proporcionar un acceso digital seguro a los estados de tramitación de los préstamos y a documentos como la tasación y los borradores de los paquetes de cierre. Las firmas digitales de préstamos en persona (sucursal, compañía de títulos o despacho de abogados) que eliminan las firmas de tinta húmeda en papel son cada vez más comunes, aunque el volumen de firmas de tinta húmeda en documentos en papel sigue siendo alto en comparación.

Sin embargo, los documentos en papel o no legibles por máquina siguen siendo una fuente importante de ineficiencia en el procesamiento.

En primer lugar, gran parte de los datos necesarios para tomar una decisión sobre la solicitud de préstamo están incluidos en documentos de seguimiento proporcionados por el solicitante en un momento posterior. En segundo lugar, la mayoría de los documentos están en varios formatos no estándar, llegan de diferentes fuentes en distintas fases del proceso y pueden tener datos que faltan o datos incoherentes con los datos del LOS. En tercer lugar, los documentos en papel suelen fotocopiarse o pasarse por correo electrónico, pero si el contenido de los datos del documento cambia, no existe ningún mecanismo para que todos los trabajadores reciban las versiones actualizadas del documento.

En este entorno semiautomatizado, la digitalización completa de los documentos resulta difícil. Ahí es donde la gestión de contenidos empresariales (ECM) puede ayudar. La solución adecuada dota a los prestamistas de capacidades de gestión de casos e integración entre el LOS y el sistema de ECM, lo que les permite digitalizarse por completo.

Préstamos hipotecarios totalmente digitales

El diagrama anterior del ciclo de vida de un préstamo hipotecario totalmente digital resume el modo en que la gestión dinámica de casos puede gestionar el flujo de trabajo de los empleados del sector crediticio mediante la integración de los sistemas POS centrados en los datos del cliente, LOS de back-office y servicing con la ECM centrada en los documentos. En la práctica, numerosos subsistemas se integran con los sistemas centrales y el sistema de gestión de casos para completar el préstamo digital de principio a fin.

Por ejemplo, el proceso de cierre digital puede producirse a distancia, en una sucursal o en otro lugar. Algunos prestamistas añaden funciones de notario móvil a las firmas de préstamos en las que el prestatario debe identificarse y autenticarse durante el proceso de firma.

En todos estos casos, estos sistemas crean y distribuyen documentos digitales de forma segura a todos los participantes. Tras la firma, los documentos digitales se envían a un sistema de ECM o a otro archivo de documentos digitales.

La integración de los sistemas centrales con la gestión de casos es muy superior a los sistemas de tramitación de préstamos desconectados, en los que el tramitador de préstamos utiliza monitores dobles para teclear los datos de un documento estático en el LOS o en el sistema de tramitación. La gestión de casos aprovecha la interfaz de programación de aplicaciones (API) o la integración de servicios web, el software de gestión de procesos empresariales (BPM), las capacidades configurables del sistema de gestión de reglas empresariales (BRMS), los análisis y los modelos de diseño de tareas, lo que permite a los prestamistas mejorar la forma en que gestionan el trabajo no estructurado.

La concesión de préstamos hipotecarios es un proceso dinámico, no estructurado y que requiere grandes cantidades de datos y documentos durante su tramitación. También requiere variaciones de documentos en función del tipo de préstamo, el estado de la propiedad, el inversor y otros factores. La gestión de casos puede automatizar la combinación correcta de documentos necesarios para cada préstamo en este entorno dinámico, y hacerlo en sincronía con el LOS y los proveedores de documentos hipotecarios que producen paquetes de documentos de préstamo a nivel de producto, estado e inversor.

Próximos pasos

Los prestamistas hipotecarios necesitan un plan de acción para prever y actuar en la implementación de un sistema de finalización de préstamos que añada la gestión digital de documentos y datos basada en el flujo de trabajo al ciclo de vida posterior al cierre y la administración de la hipoteca. A la hora de evaluar cómo automatizar la incorporación y el servicio de préstamos, las entidades de crédito deben tener en cuenta tres acciones clave. Estas son:

1. Priorización de objetivos

Evalúe y clasifique sus objetivos estratégicos para su negocio de servicios. Determine qué procesos de servicio ofrecen la mejor oportunidad para rediseñar.

2. Evaluación de sistemas y procesos

Determine la mejor manera de rediseñar esos procesos. Evalúe las capacidades que tiene actualmente e identifique de qué carece o qué necesita para optimizar los procesos de servicio dirigidos. Asimismo, evalúe qué tecnologías en las que ya ha invertido pueden reutilizarse o ampliarse.

3. Planificación

Identifique y tenga claros sus criterios de éxito y el ROI del caso de negocio de sus proyectos iniciales. Asimismo, considere cómo puede invertir una vez para aprovechar su inversión en otros procesos de servicio.

Para ofrecer el servicio que los consumidores esperan ahora en la era digital, necesita aprovechar soluciones innovadoras que le proporcionen las herramientas necesarias para tomar decisiones más rápidas y fundamentadas. Por eso son tan importantes la gestión de contenidos empresariales y la gestión de casos.