Die Herausforderung
Obwohl Alliant bereits eine ECM-Lösung (Enterprise-Content-Management) hatte, setzte die Genossenschaftsbank diese nur sehr begrenzt ein – zum Scannen, Speichern und Abrufen von Dokumenten – und auch nur in wenigen Abteilungen. Alliant erkannte, dass es eine stabilere ECM-Lösung brauchte, die sich problemlos für das gesamte Unternehmen ausbauen lässt. Diese Lösung sollte auch leicht konfigurierbare Workflow-Software enthalten, die robust genug ist, um zeitaufwendige papierbasierte Abläufe zu automatisieren.
Die Lösung
Ende 2011 begann Alliant mit der Implementierung von OnBase zur automatischen Erfassung von Dokumenten und Informationen. Inzwischen sind mehr als 95 Prozent der gesamten Dokumentation der Genossenschaftsbank elektronisch.
„Wir wollten aber noch mehr, als nur Bilder von Dokumenten zu speichern“, erinnert sich Heather Lally.
Also setzte Alliant OnBase ein, um dem Drucken von Dokumenten ein Ende zu bereiten und stattdessen über mehrere Systeme auf sie zuzugreifen. Der Genossenschaftsbank gelang es problemlos, OnBase mit dem bei Alliant vorhandenen Symitar-Kernverarbeitungssystem zu integrieren. Das ermöglichte den sofortigen und sicheren Zugriff auf Berichte und alle anderen Mitgliedsdokumente – ohne auf die vertrauten Benutzeroberflächen verzichten zu müssen.
„Wir haben durch strukturierte Verarbeitung Effizienzsteigerungen, mehr Präzision und Kostensenkungen erreicht. Dadurch können wir weiterhin schnell reagieren, um unseren Mitgliedern einen großartigen Service zu bieten.“
Reibungsloser elektronischer Prozessablauf
Als Nächstes stellte Alliant seine gesamte manuelle Kreditorenbuchhaltung auf OnBase und dessen leistungsfähige Workflow-Software um. Dazu erstellte die Genossenschaftsbank ganz einfach drei geschäftskritische Workflows: Onboarding-Prozess für die Personalabteilung, Kreditorenprozess für die Rechnungsbearbeitung und Vertragsmanagement für die Rechtsabteilung.
Jetzt leitet die Genossenschaftsbank Dokumente und Informationen automatisch im Rahmen von Prozessen weiter, mit entsprechender Benachrichtigung an alle Beteiligten. Ein Beispiel, wie die Abläufe durch den Workflow optimiert wurden: Wenn das System eine Genehmigung nicht in angemessener Zeit registriert, eskaliert es den Antrag automatisch zur Genehmigung in die nächste Ebene.
„Das senkt die Verspätungsgebühren für Rechnungen, die möglicherweise zu lange auf Schreibtischen liegen bleiben“, erklärt Heather Lally.
Ein weiterer wichtiger Workflow warnt Manager, wenn bei einem der 300 Verträge mit Drittanbietern von Alliant eine Verlängerung ansteht. Das System erfasst jeden einzelnen Punkt innerhalb des Prozesses zur Verlängerung oder Neuaushandlung eines Vertrags in dem Workflow, einschließlich aller Angaben zur Prüfung der Einhaltung der Sorgfaltspflicht, Angebotsanfragen und Vertragsverhandlungen.
Gemeinsame Entwicklung einer Betrugsschutzlösung
In enger Zusammenarbeit entwickelten Alliant und Hyland eine Betrugsmanagementlösung. Dabei sollte sichergestellt werden, dass es nicht nur die optimale Lösung für die Erfüllung der Anforderungen von Alliant ist, sondern sie sollte auch skalierbar für Genossenschaftsbanken aller Größen sein. Das Ergebnis war ein System, dessen Bedienung so einfach ist, dass es die Mitarbeiter nach nur einer Stunde beherrschten.
Durch den Wegfall der bisher nötigen Verknüpfung zwischen mehreren Excel-Tabellen spart die Lösung den Betrugsermittlern von Alliant pro Tag mehrere Stunden Arbeitszeit. Früher benötigte Alliant vier bis fünf Stunden, um einen monatlichen Betrugsfallbericht zu erstellen. Heute ist das eine Angelegenheit von weniger als 10 Minuten. Die weitere Optimierung der Prozesse ermöglicht den Ermittlern, mit der Case-Management-Lösung von OnBase inzwischen das einfache Protokollieren, Aufrufen und Bearbeiten aller Daten – einschließlich aller Datensätze, Dokumente, Formulare und Datenverläufe – aus einer Betrugsuntersuchung.
„Mit der Betrugsfall-Managementlösung stehen uns jetzt Analysefunktionen zur Verfügung, und mehrere Betrugsanalysten können gleichzeitig einen Fall bearbeiten“, berichtet Jason Knapp, Senior Manager Operations.
Unternehmensweite Optimierung
Beim Blick auf das gesamte Unternehmen sieht die Genossenschaftsbank noch weitere Optimierungsmöglichkeiten.
„Es gibt noch immer manuelle Abläufe. „Wir wollen durch strukturierte Verarbeitung Effizienzsteigerungen, mehr Präzision und Kostensenkungen erreichen. Dadurch können wir weiterhin schnell reagieren, um unseren Mitgliedern einen großartigen Service zu bieten”, erläutert Heather Lilly.
Der Unterschied
- Integration mit Symitar: Durch die Integration von OnBase und Symitar ermöglicht Alliant seinen Mitarbeitern den Sofortzugriff auf Informationen, während sie dazu nicht auf ihre vertrauten Benutzeroberflächen verzichten müssen. So haben sie mehr Zeit, sich auf die Mitglieder zu konzentrieren.
- Senkung der Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen um 70 Prozent: „Vor der Einführung der AP-Lösung waren bei uns zwei Vollzeitmitarbeiter damit beschäftigt, diesen sehr manuellen Prozess zu erledigen. Heute reicht eine halbe Vollzeitstelle für den automatisierten Prozess, wodurch wir diese Mitarbeiter an anderer Stelle einsetzen können. Für uns war das ein großer Gewinn“, berichtet Jason Knapp.
- Optimierung der Untersuchungen zu Betrugsfällen: Berichte, deren Erstellung früher vier bis fünf Stunden dauerte, sind jetzt in 10 Minuten fertig.
- Optimierung der Prozesse im gesamten Unternehmen: Statt Aktenschränke oder Dateifreigaben durchsuchen zu müssen, haben jetzt alle Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks Zugriff auf die benötigten Dokumente und Informationen.