Schritte zur Datenerfassung

Datenerfassungslösungen von Hyland transformieren die in Ihrem Unternehmen eingehenden Dokumente in Informationen, die Ihre Prozesse vorantreiben – und das ganz automatisch. Aber wie genau sieht das aus?

Zuerst werden die Dokumente in die Lösung aufgenommen – ob elektronisch oder als gescannte Kopie. Als Nächstes automatisiert die Lösung die Extraktion und Verbreitung der Daten im Rahmen folgender Schritte:

1. Dokumentklassifizierung
2. Datenextraktion
3. Datenvalidierung
4. Daten- und Dokumentzustellung

Dadurch wird ein Automatisierungsrahmen geschaffen, der die manuelle Dateneingabe reduziert und Dokumente und Informationen zu den entsprechenden Kerngeschäftsanwendungen und Unternehmensprozessen weiterleitet.

Um ein besseres Verständnis der Datenerfassungslösung von Hyland zu vermitteln, werden nachstehend die einzelnen Schritte im jeweiligen Prozess erläutert.

Dokumentklassifizierung

Nach dem Erfassen der Dokumente identifiziert eine Datenerfassungslösung von Hyland durch intelligente Dokumentklassifizierung automatisch den Dokumenttyp. Das bedeutet, dass Mitarbeiter Dokumente nicht mehr manuell sortieren und weiterleiten müssen. Das wird von der Lösung übernommen.

Dokumente können auf verschiedene Weise automatisch klassifiziert werden, u. a. durch:

• Barcode-Erkennung (Bar Code Recognition, BCR): Barcodewerte in einem Dokument identifizieren den Dokumenttyp.
• Bildidentifikation: Ein Bild, wie etwa ein Logo, kann ein Dokument identifizieren.
• Identifikation durch einzelne Wörter/Phrasen: Wenn in jedem Dokument immer ein einzelnes Wort oder eine Phrase vorkommt, kann das Wort oder die Phrase zum Identifizieren des Dokuments verwendet werden.

Nach der Klassifizierung werden diese Dokumente in den nächsten Schritt überführt: Datenextraktion.

Datenextraktion

Nach der Klassifizierung extrahieren Datenerfassungstools von Hyland automatisch und genau kritische Informationen, u. a. maschinengedruckte, handschriftliche oder Barcode-Werte. Dazu nutzen die Lösungen folgende Technologien:

• Optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR): :Wird zur Extraktion maschinengedruckter Zeichen verwendet
• Intelligente Zeichenerkennung (Intelligent Character Recognition, ICR): : Wird zur Extraktion handschriftlicher Zeichen verwendet
• Optische Markierungserkennung (Optical Mark Recognition, OMR): : Wird zur Bestimmung einer Auswahl aus einer Liste von Optionen verwendet (d. h. Kontrollkästchen und ausgefüllte Kreise)
• Barcode-Erkennung (Bar Code Recognition, BCR): : Extrahiert Daten aus im Dokument befindlichen Barcodes

Datenerfassungslösungen von Hyland sind äußerst flexibel und können genau an Ihre Anforderungen angepasst werden. So lässt sich der Erfassungsprozess für jeden Dokumenttyp konfigurieren, und Sie haben vollständige Kontrolle über die Datenidentifikation und -sammlung.

Nach dem Extrahieren der Daten leitet das System den nächsten Schritt ein: die Datenvalidierung.

Datenvalidierung

Daten müssen bereits bei der Aufnahme in Ihre Systeme korrekt sein, um kostspielige Folgen von Fehlern zu vermeiden. Es ist jedoch eine Verschwendung von Zeit und Geld, von Mitarbeitern zu verlangen, dass sie zwischen Systemen wechseln und zugehörige Informationen manuell prüfen.

Basierend auf leicht konfigurierbaren Regeln pro Datenfeld verwendet die Datenerfassung von Hyland das Format der Daten, um die Validität des extrahierten Inhalts zu überprüfen – z. B. Datum oder Identifikationsnummer. Sie führt mathematische Funktionen aus und wendet je nach Ihren Geschäftsprozessen andere konfigurierte Regeln an, um die gewonnenen Daten zusätzlich zu validieren. Schließlich kann die Lösung extrahierte Werte mit bereits in Ihren anderen Systemen und Datenbanken vorhandenen Werten vergleichen, um sicherzustellen, dass die Informationen übereinstimmen.

Nach Abschluss der automatisierten Validierung kennzeichnet die Lösung alle Ausnahmen und präsentiert sie Prüfern zusammen mit dem Dokument. So können diese das fragliche Datenfeld schnell und einfach prüfen.

Nach Abschluss der Validierung überträgt das Datenerfassungssystem die Dokumente und Daten an Ihre anderen Kerngeschäftsanwendungen.

Daten- und Dokumentzustellung

Nach Validierung der extrahierten Daten senden Datenerfassungslösungen von Hyland die Daten und zugehörigen Dokumente an Ihre Backend-Systeme. Dort leitet das System das Dokument zwecks Genehmigung oder Aufbewahrung an Ihre Informationsmanagement-Systeme weiter. Mithilfe von leistungsstarken Integrationstools übergibt die Lösung sofort und nahtlos genaue Daten an die von Ihnen genutzten Systeme.

Nach abgeschlossenem Prozess stehen Ihnen dank der Datenerfassungslösungen von Hyland schnell fehlerfreie, nutzbare Informationen zur Verfügung, die die Ausführung der tagtäglichen Aufgaben in Ihrem Unternehmen unterstützen. Und da die Lösung auf der Content-Services-Plattform von Hyland basiert, können Sie sie so skalieren und erweitern, dass sie den Zielen Ihres Unternehmens bezüglich digitaler Transformation Rechnung trägt.

Entdecken Sie die intelligente Erfassungslösung Brainware von Hyland hier.