人事文書管理とは

人事文書管理システムのメリット

人事文書管理ソフトウェアは、従業員の時間を解放します。手作業による事務処理に伴うリスクを排除することで、採用、オンボーディング、あるいは退職プロセスの合理化により多くの時間を費やすことができます。人事文書管理ソリューションの主なメリットは次のとおりです。

一元化された人事ストレージで簡単にアクセス

書類がファイルキャビネットやハードドライブ、電子メールの受信トレイに散らばっていると、人事プロセスの作業が面倒になります。文書ストレージリポジトリを使用すると、従業員のファイルを即座に検索でき、人事担当者が必要に応じて簡単にファイルを取得できます。

データキャプチャツールを使用すると、事務処理の負担をさらに軽減できます。たとえば、OCR（光学式文字認識）は、物理的文書からデータを自動的に抽出し、そのデータを適切なファイル形式に変換して、単一のプラットフォームに記録された電子形式に保存します。

人事プロセスの簡素化と自動化

人事チームは、内定通知書の送付、新しい会社のポリシーの発行、および日常的に寄せられるその他の従業員関連の要求を管理する必要があります。

自動化された文書ワークフローでは、レビューや承認を行うファイルと情報が適切な担当者にルーティングされます。人事ワークフローでは、マイルストーンを達成するために実行する必要がある既存のタスクを定義します（求人応募のレビュー、契約書の署名など）。ワークフローの自動化により、関連するすべてのユーザーに保留中のタスクが即座に通知され、意思決定が迅速化されます。

紙ベースの署名も、応答時間を遅らせる時間のかかる作業です。電子署名を使用すると、ユーザーはどこからでも、物理的に印刷、ファックス、スキャン、または郵送することなく、法的拘束力のある文書に署名できます。人事チームにとって、これは契約書や内定通知書への署名をより迅速に行う上で明らかな利点です。

従業員情報の保護

従業員の記録やファイルの無秩序な管理は、セキュリティ上のリスクです。人事文書管理の不備とは、次のようなものです。

• 文書の置き忘れ、誤分類、紛失が絶えず発生している
• セキュリティ基準に準拠しないその場しのぎのファイル共有
• 非準拠の文書の保管、アーカイブ、機密性の高い人事文書の破棄

セキュアな場所で一元管理することで、組織の文書管理の負担を軽減できます。これは、文書の監査可能な履歴全体を提供し、文書と従業員の機密情報にアクセスできるユーザーを制御することで実現できます。また、文書保存システムは、急速に変化する法令遵守やその国固有の人事管理法にも対応します。