人事ソフトウェアとは

人事ソフトウェアがビジネスで重要な理由

人事ソフトウェアは、管理効率と従業員の情報セキュリティを向上 させる上で重要な役割を果たします。

適切な人事管理システムは、人事部門全体が従業員データを完全に管理し、ワークフローの自動化によって文書のレビューや承認を迅速化します。

特に、クラウドベースの人事システムは、適切な権限を持つビジネスユーザーへのセルフサービスアクセスを促進します。つまり、人事チームは、リクエストが承認されるまで数週間待つことなく、世界中のどこからでもファイルの検索、表示、編集、共有、署名、コラボレーションを行うことができます。

人事ソフトウェアを使用するメリットとは？

適切なソリューションを使用しない場合、人事チームは、新たに導入された法的要件、時間のかかる採用・新入社員研修プロセス、および文書ワークフローに対応することが困難になります。

組織的な効率を図る主な改善点は、次の通りです。

人事情報の一元管理

多くの人事担当者は、文書を書類棚や自分のコンピューターに保存することで対処していますが、それは急成長している組織にとって最善の解決策ではありません。従業員ファイルが山積みになるにつれ、特にシステム、デスク、受信トレイに散らばっている場合、人事チームが必要な書類を探すことがますます困難になります。

非構造化データのリスクを軽減する利便性、アクセス性、コスト面のメリットから多くの企業が クラウドベースの従業員ファイル管理 に注目しています。効果的な人事システムでは、重要な文書が1ヶ所に統合されます。そのため、チームはファイルを即時に取得して、より多くの情報に基づいた迅速な意思決定を行うことができます。

情報の電子キャプチャとデジタル化

ベストな人事ソフトウェアは、従業員のファイルを保存するだけではありません。組織は、データキャプチャツールを使用して、受信データを処理し記録でき、人事プロセスを最初から加速できます。

これは、事務処理をデジタル化する必要がある企業や、従業員の連絡先情報、研修記録、給与情報などのデータを取得する必要がある人事部門にとって非常に役立ちます。光学式文字認識 (OCR) テクノロジーを使用して文書や画像をスキャンすることもでき、検索とアクセスが容易になります。

自動化で人事ワークフローを簡素化

レビューのために文書をルーティングする必要がある場合、適切な担当者を追跡してフィードバックを得るために多くの時間と労力がかかる可能性があります。自動化されたワークフローを使用すると、最小限の手動による監視で、管理上のボトルネックのリスクなしに、これらすべてを処理できます。

自動化されたワークフローは、文書が潜在的な候補者、新入社員、または既存の従業員にリリースされる前に、必要なすべての承認を確実に取得する上でも役立ちます 。タスクを自動化し、各文書のステータスを追跡することで、採用、オンボーディング、またはその他の人事関連のプロセスを迅速かつ効率的に完了できます。

最新文書でコラボレーション

人事チームは、組織の従業員や外部ユーザーであれ、日々文書を編集して共有する必要があります 。文書改訂で共同作業を行う唯一の方法が、Eメールの添付ファイルや異なるファイル編集ツールである場合、人事担当者は、更新にコストのかかるシステムや、アドホックで混乱しやすいプロセスを使い続けることになります。

適切な人事管理システムでは、バージョン管理と履歴追跡を展開することで、すべての担当者の作業状況を把握することができます。複数の人事スタッフが同じマスター文書で作業できるため、重複する文書を作成する必要がなくなり、重要な情報を1ヶ所に保管できます。その結果、文書作成と編集プロセスの透明性が向上し、チームは人事文書のライフサイクルをエンドツーエンドで管理できます。

コンプライアンスの向上

急速に変化する保存要件と連邦規制は、あらゆる形式のファイル処理を困難にします。人事チームは現在、コンプライアンスに準拠したデータの収集、保存、保有、配布、破棄を行うために、ソフトウェアのゴールドスタンダードを必要としています。

従業員の文書管理システムは、適切な文書保有スケジュールを実行できる必要があります。また、従業員の機密データ (納税申告書、給与明細書、医療記録など) を安全に保管し、監査や法的措置が取られた場合に備えなければなりません。

従業員の機密データをセキュリティリスクから保護

膨大な量の機密性の高い従業員データは人事部門の管理下にあります。文書管理プロセスのあらゆる段階で データ保護対策 を採用することが極めて重要です。文書セキュリティは、従業員ファイルが保存中、転送中、または使用中に実施する必要があります。

セキュアな人事管理システムを導入することで、重要な従業員情報を最新のセキュリティ脅威やデータの脆弱性から保護できます。組み込まれたセキュリティ機能には、以下が含まれます。

• 機密情報へのユーザーアクセスを規制・制限するアクセス許可の制御
• データ侵害から保護するための強力なパスワードポリシー
• デジタル署名で権限のない文書改訂をチームに通知

事務処理や非効率コストの節約

人事プロセスが手作業、紙ベースで一貫性がない場合、セキュリティ、コンプライアンス、コスト関連の脅威がいたるところに存在することになります。不適切なファイルの取り扱いが職場の違法行為やデータプライバシー法の意図しない違反につながると、多額の罰金が科せられます。そのような事態を避けるため、優れたコンテンツサービス・プラットフォームの使用 が必要になります。

紙ベースの人事業務からデジタル文書管理に切り替えるという決断は、費用対効果の高いものです。スタッフは時間を節約でき、企業は機器、消耗品、印刷に費やす費用を削減できます。また、適切な文書保有管理を行うことで、すべてのコンプライアンス追跡活動における見落としや、手作業によるミスのリスクをさらに最小限に抑えることができます。

より良い従業員エクスペリエンスの構築

適切なソリューションを備えた人事チームは、組織の最も貴重なリソースの人材を管理し、維持することができます。

ダイナミックな自動化ツールは、オンボーディングワークフローの効率を高め、新入社員が会社のポリシーや関連文書を初日から すぐに利用できる ようにします。同時に、人事責任者は、従業員のオンボーディングプロセス全体を1ヶ所から追跡できます。

シームレスな統合による生産性の向上

組織全体の人事プロセスが場当たり的で混乱している場合、チームが次のような状況にあると考えられます。

• 常にアプリケーション間を切り替える：人事担当者は、ファイルの検索、フォームの入力、または文書の編集が必要な場合、コア人事情報システム (HRIS) プラットフォームを離れる以外に選択肢はない
• 重複データ入力：ユーザーは、従業員情報を最新の状態に保つために、各人事システムに同じ形式のデータを再入力する必要がある
• 情報を手動で確認：修正が適切に追跡されないため、人事チームは保存されているすべての従業員文書の関連性を手作業で確認する必要がある

統合ソリューションを導入することで、人事担当者が1つのコア人事プラットフォームからすべての人事ファイルにアクセスできるようになります。プロバイダーが適切であれば、カスタムコーディングを必要とせずに、ほとんどのERP、HRIS、HCM、その他の人事システムと統合が可能です。

災害復旧の取り組みを支援

組織は、ITシステムの障害、誤った削除、さらには自然災害によってミッションクリティカルなデータを失うわけにはいきません。

災害復旧ソリューションを備えたHRISは、従業員情報に対する回復不能な損失から人事チームを保護します。HRISはコンピュータ環境 (人事関連データ、システム、アプリケーションなど) を複製し、主要のIT環境がダウンした場合でもアクセスできるようにします。災害が発生した場合でも、人事チームは復旧手順が行われている間、セキュアなWebサイトで重要な情報に引き続きアクセスできます。

人事ソフトウェアの種類

人事担当者であっても、適切な人事ソフトウェアソリューションを探しているリーダーであっても、人事システムの各種がどのようなメリットをもたらすかを理解することが重要です。

ここでは、人事ソフトウェアの最も一般的な種類のいくつかを見ていきます。

人事情報システム (HRIS)

人事情報システム (HRIS) は、従業員に関連するデータを保存し、採用、研修、報酬プロセスについて十分な情報に基づいた意思決定を行うために人事専門家によって広く使用されています。HRISは、次のような従業員データを保存します。

• 個人情報 (従業員の氏名、自宅の住所、生年月日など)
• 入社日、給与詳細、職歴などの雇用詳細
• 参加した研修コースなどのパフォーマンス指標
• 医療保険や退職金制度などの従業員に提供される福利厚生

人事管理システム

人事管理システム (HRMS) と他の人事ソリューションとの差別化要因は、人材とコスト効率に重点を置いていることです。タスクを自動化し、従業員データを1ヶ所に保存することで、HRMSは、組織による従業員とプロセスの管理方法を改善できます。これにより、必要なときに従業員に関する重要な情報を簡単に見つけることができ、事務処理を削減し、全体的な時間を節約できます。

給与計算は、HRMSが実行する最も重要な機能の1つです。スキル、経験、ボーナス、その他従業員が雇用主からサービスの見返りとして受け取る手当などに基づいて給与を計算することで、このプロセスを自動化します。

人的資本管理

従業員が職場で評価されていると感じる場合、従業員は組織に長期間在職する可能性が高くなります。人的資本管理 (HCM) ソリューションは、人的資本の価値と組織のパフォーマンスへの貢献を最大化することを目的としています。人材の学習、育成、定着など、幅広い活動をサポートしています。

HCMソリューションは、長期的なパフォーマンスに関する透明性の高い情報を従業員に提供することで、企業が従業員とリーダーシップの間の信頼関係を築く上で役立ちます。これにより、従業員は、個人的な目標を会社の目標に合わせることで、職業的に進む方向性の中でどこに進みたいのか、どのようにそこに到達したいのかについて、十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。

応募者追跡システム (ATS)

応募者追跡システム (ATS) は、採用プロセスを自動化するソフトウェアアプリケーションです。候補者の発掘から選考、求人の延長や新入社員のオンボーディングまで、採用プロセス全体を最初から最後まで管理します。

ATSプラットフォームを使用すると、人事チームはさまざまなサイトでの求人情報の掲載から、優秀な候補者との面接の日程調整までを自動化することができます。このソフトウェアは、さまざまな候補者に関連する情報を1ヶ所で管理します。これにより、人事責任者は候補者を相互に比較し、特定の職務に最適な候補者を選択することが容易になります。

給与システム

給与は、特に組織が急速に拡大している場合、時間のかかる作業になります。給与システムは、給与を時間通りに計算、処理、および配布するプロセスを自動化するプログラムです。給与システムを使用して、従業員の時間を計算し、給与を決定し、従業員の給与を生成することができます。

また、次のような管理にも使用できます。

• 源泉徴収
• 給与控除
• 健康保険料
• 確定拠出値金401K