インテリジェントドキュメント処理にGPSを活用すべき理由

これまでに私たちは多くのサプライチェーン関連プロジェクトに携わってきましたが、どのケースにおいても2つの点を観察しました。1つは、革新的で、場合によっては最先端のテクノロジーの活用（近年ではブロックチェーンやIoT）であり、もう1つは山のような書類が手作業で処理されているという事実です。それは旧来と新しさのあまりに鮮明な対比で、毎回、それには感銘を受けます。

テクノロジー、いわゆるデジタルの世界においては、商品の物理的な移動効率を改善することに常に焦点が当てられている一方で、各出荷に伴う膨大な書類業務という最大の間接費かつ収益を食いつぶす要因には、まったく焦点が当てられていないように思われます。

なぜそうなっているのかについて、私にはひとつの仮説があります。たとえば、どこにでも存在するGPSや関連するIoTデバイスを例に挙げてみましょう。低コスト、あるいは無償の簡単なテストで、それらが正しく機能していることがわかります。荷物や車両は、テクノロジーが示す場所に正確に存在しています。そうしたデバイスは導入が容易で、即座に洞察とそれに伴うメリットを提供します。さらに、このテクノロジーを利用するために、包装、倉庫、輸送手段などを変更する必要は通常ありません。

バックオフィスの懐疑心

バックオフィス業務を変更することは、それほど簡単ではありません。時間と労力がかかり、また、その成果が努力に見合うものであるという一定の信頼が必要です。さらに、サプライチェーン業務で使用されるバックオフィス向け技術は、期待に届かないことが長年続いてきました。

サプライチェーンのカンファレンスで話す際、ほぼ必ず聴衆に「WMS（倉庫管理システム）を使っていますか？」と、簡単な質問を投げかけており、その答えはたいてい「はい」で、全員が手を挙げます。

続いて「お使いのWMSのデータを信頼していますか？」と尋ねると、やはりほとんどの手が一斉に下がります。今日、企業資源計画（ERP）、WMS、またはサプライチェーン管理（SCM）システムなしでサプライチェーンを運営することを想像できる人はほとんどいません。

それらは莫大な投資でしたが、期待どおりの成果を上げることはありませんでした。それらを使い続けざるを得ず、代替手段もほとんどありませんが、それを好んでいるわけでも、信頼しているわけでもありません。したがって、新しいテクノロジーによるバックオフィス業務改善に対する懐疑は、まったく正当なものです。

一方、こうした懐疑心が変革や進歩に対する動かしがたい障壁となってはなりません。全面的な大変革を伴わなくても、間接費を削減し、収益性を高め、エラーや手戻りをなくすうえで大きな成果をもたらす、比較的デジタルな業務変革は数多くあります。

サプライチェーンにおける書類の流れは、長く、複雑で、混乱しています。それは、数多くの定型化された船荷証券（BOL）、詳細なマニフェスト、あるいは請求書の照合という骨の折れる作業に表れています。さらにここに、日常的に発生する手書きやキーボード入力によるデータ入力ミスが加わります。これらは多くの場合、配送が完了するまで発見されず、その解決には多大な時間、労力、費用を要します。

すべての問題を魔法のように解決できるわけではありませんが、最新のインテリジェントドキュメント処理（IDP）ソフトウェアは、これらの課題に大きな改善をもたらし、迅速かつ測定可能な投資利益を実現できます。

IDPを検討する理由

私たちアナリスト、そしておそらくサプライチェーンの専門家も、ソフトウェアに関する大げさな主張には警戒心を抱いており、それはもっともなことです。しかし、Deep Analysis社での私たちの業務において、現在利用可能なテクノロジーを調査し、企業がそれをどのように活用しているかをヒアリング・研究した結果、少なくともプロセスの効率化、精度向上、生産性向上に関する以下の主張は、単に信頼できるだけでなく、優先的に検証・探求すべき事項であると自信を持って言えます。その理由は次のとおりです。

• **自動データ抽出：**IDPは請求書、発注書、出荷書類から関連データを自動的に抽出し、手作業による入力を減らし、エラーを最小限に抑えます。

• **処理時間の短縮：**IDPは文書を迅速に処理・振り分けることで、意思決定を素早くし、注文処理のスピードを高めます。

• 精度の向上： IDPはAIと機械学習を活用し、データ認識能力を継続的に向上させることで、文書処理の精度を高め、整合性を高めます。

• コスト削減： 繰り返し作業を自動化することで人件費とリソース配分を減らし、チームが戦略的な活動に集中できるようにします。

• **シームレスな統合：**IDPソリューションは、既存の（あまり好まれていない）サプライチェーン管理システムと容易に統合でき、統一されたワークフローを作成し、全体的な業務の可視性を向上させます。

> 詳しく見る | 最適なIDPソリューションの選び方

現在のドキュメント処理や自動化ソフトウェアは、わずか10年前と比べても飛躍的に進化していることに留意することが重要です。技術革新により、これらのシステムの精度と信頼性は比類のないほど向上しました。

これは、過去に文書をスキャンするためにお試しになったソフトウェアとは異なります。これは高度なAIアルゴリズムを搭載したソフトウェアであり、特定の文書およびデータのニーズに応じてさらに訓練され、再訓練され、維持されています。

Deep Analysis社のアナリストを含むテクノロジー業界は、ここ数年にわたってこれらの大きな進歩を追い続け、高く評価してきました。それでも、バックオフィスの紙ベース業務を変革するこれらの力と可能性が、外の世界で注目を集め始めたのはごく最近のことにすぎません。そしてサプライチェーン業界がそれを活用しない理由はまったくありません。

確かにこれは一つの道のりであり、山積みの紙文書が一夜にして消えるわけではありません。その一方で、非常に簡単に始められる道のりであることも確かです。最初の一歩を踏み出すだけでも、大きなメリットをもたらし、負担を軽減できる可能性があります。

著者について

Alan Pelz-Sharpe氏はIT業界で25年以上の経験を持ち、FedEx社、Mayo Clinic病院、Allstate社といったユーザー企業や、Oracle社、IBM社といったベンダーと共に活動してきました。The Real Story Groupの元パートナー、Wipro社のコンサルティングディレクター、451 Research社のリサーチディレクター、そしてOvum社の北米担当バイスプレジデントを歴任しました。