人事文書管理とは

人事部では、山のようなデータや文書を作成しています。従業員のレビューから会社の方針まで、定期的に追跡、保存、更新する必要があります。人事担当者であれば、このような膨大な量のファイルを処理することの困難さを熟知しているはずです。幸いなことに、サードパーティに外注することなく、自社で効率良く対処する方法があります。

人事文書管理の概要

人事文書管理は、人事部のあらゆるファイルやデータの整理、保存、アクセスに関わるプロセスや技術です。

効果的な人事文書管理プロセスにより、従業員の情報が安全に保護され、人事チームがアクセスできるようになります。適切な戦略を講じることで、従業員ドキュメントが適切に保存され、ファイルが法令遵守に従って廃棄され、人事チームは日常の管理業務を合理化できます。

人事文書管理システムとは

優れた人事文書管理ソリューションを使用すると、面倒な監査や多くの人手を要する更新や保存などに追われることなく、人事管理に専念できます。

それは、次によって可能です。

• セキュアなクラウドベースのサーバー上で、人事に関連するすべてのフォームと文書を自動的に更新およびファイリング
• 新規応募者と新入社員のオンボーディングを迅速かつ容易に実行
• 従業員のファイルをデジタルフォルダで安全に保存・管理し、重要な人事資料を確実に分離

人事文書管理システムのメリット

人事文書管理ソフトウェアは、従業員の時間を解放します。手作業による事務処理に伴うリスクを排除することで、採用、オンボーディング、あるいは退職プロセスの合理化により多くの時間を費やすことができます。人事文書管理ソリューションの主なメリットは次のとおりです。

一元化された人事ストレージで簡単にアクセス

書類がファイルキャビネットやハードドライブ、電子メールの受信トレイに散らばっていると、人事プロセスの作業が面倒になります。文書ストレージリポジトリを使用すると、従業員のファイルを即座に検索でき、人事担当者が必要に応じて簡単にファイルを取得できます。

データキャプチャツールを使用すると、事務処理の負担をさらに軽減できます。たとえば、OCR（光学式文字認識）は、物理的文書からデータを自動的に抽出し、そのデータを適切なファイル形式に変換して、単一のプラットフォームに記録された電子形式に保存します。

人事プロセスの簡素化と自動化

人事チームは、内定通知書の送付、新しい会社のポリシーの発行、および日常的に寄せられるその他の従業員関連の要求を管理する必要があります。

自動化された文書ワークフローでは、レビューや承認を行うファイルおよび情報が適切な担当者にルーティングされます。人事ワークフローでは、マイルストーンを達成するために実行する必要がある既存のタスクを定義します（求人応募のレビュー、契約書の署名など）。ワークフローの自動化により、関連するすべてのユーザーに保留中のタスクが即座に通知され、意思決定が迅速化されます。

紙ベースの署名も、応答時間を遅らせる時間のかかる作業です。電子署名を使用すると、ユーザーはどこからでも、物理的に印刷、ファックス、スキャン、または郵送することなく、法的拘束力のある文書に署名できます。人事チームにとって、これは契約書や内定通知書への署名をより迅速に行う上で明らかな利点です。

従業員情報の保護

従業員の記録やファイルの無秩序な管理は、セキュリティ上のリスクです。人事文書管理の不備とは、次のようなものです。

• 文書の置き忘れ、誤分類、紛失が絶えず発生している
• セキュリティ基準に準拠しないその場しのぎのファイル共有
• 非準拠の文書の保管、アーカイブ、機密性の高い人事文書の破棄

セキュアな場所で一元管理することで、組織の文書管理の負担を軽減できます。これは、文書の監査可能な履歴全体を提供し、文書と従業員の機密情報にアクセスできるユーザーを制御することで実現できます。また、文書保存システムは、急速に変化する法令遵守やその国固有の人事管理法にも対応します。

OnBaseが人事文書管理に役立つ理由

OnBaseは、管理タスクの実行、情報アクセス、人事承認プロセスのサイクルを最大化します。弊社のシステムは人的資源管理システムと連携するため、使い慣れたインターフェイスから従業員の文書やデータを取り出すことができます。

OnBaseは、次のことを可能にします。

• 手作業や紙のフォームを排除し、迅速で透明なプロセスを作成
• 方針や手順の承認、従業員オンボーディング、従業員のオフボーディングなどの重要なタスクを自動化
• 応募者ファイルの電子的なキャプチャ、保存、ルーティングにより、新規従業員の採用と選択を大幅に迅速化
• 重要な従業員情報へのセキュアで迅速なアクセスを可能にして、従業員ファイルの管理を向上
• 方針と手順を電子的に保存および配布し、変更が行われた場合にすべての従業員が即時に最新情報を入手できるようにします。

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