70% das implementações de projetos de TI não são bem-sucedidas. Mas as suas podem ser.

As organizações que priorizam a infraestrutura digital ágil alcançam um crescimento de receita 1,8 vezes maior do que aquelas que evitam ou adiam os esforços de transformação digital.

E com as implicações geradas pelas reviravoltas do mercado global (por exemplo, uma pandemia e uma mudança abrupta para o trabalho remoto), não é surpreendente que a 11.ª pesquisa anual com investidores do Boston Consulting Group (BCG) tenha mostrado que a criação de valor de longo prazo deve ser a principal prioridade dos líderes.

A visão deles sobre como criar esse valor de longo prazo? Investir de forma mais agressiva em recursos e tecnologia digitais.

“Ao preparar-se para potenciais desafios de curto prazo, é importante que haja treinamento em gestão durante os próximos cinco anos e além”, disse um entrevistado.

Da mesma forma, a Gartner prevê que as organizações com um alto percentual de gastos em TI dedicados à nuvem serão líderes digitais reconhecidos no futuro.

Mesmo com todas as expectativas em torno da transformação digital como resposta de curto e longo prazo às questões em constante mudança do mercado, o elevado custo do fracasso dos projetos de TI revela que essa não é exatamente a solução mágica que a maioria dos líderes esperava.

No final de 2020, o BCG estimou que 70% dos projetos de transformação digital não alcançaram os resultados desejados.

Um relatório de 2020 do Consortium for Information & Software Quality descobriu que o custo total de projetos de desenvolvimento malsucedidos entre empresas dos EUA é estimado em US$ 260 bilhões, enquanto o custo total de falhas operacionais causadas por software de baixa qualidade é estimado em US$ 1,56 trilhão.

Apesar dos desafios, a pesquisa do BCG com altos executivos e líderes da transformação digital mostrou que mais de 80% dos entrevistados de todos os setores planejam acelerar seus esforços, sendo que 65% esperam aumentar o valor investido. Então, como é que esses líderes superam as estatísticas sombrias ao abordarem seus próprios projetos?

Um plano de implementação de TI bem-sucedido começa com a definição do sucesso do projeto, identificando os maiores riscos para esse sucesso e os fatores mais comuns para projetos bem-sucedidos. Quando uma equipe é capaz de reconhecer não apenas o resultado ideal, mas também os obstáculos que podem impedi-lo, ela está mais bem preparada para corrigir a trajetória de projetos falhos.

Definindo o sucesso da implementação de TI

O que define um projeto de TI bem-sucedido provavelmente varia de organização para organização, dependendo do escopo, das metas, do orçamento e de uma série de outros fatores.

Em sua essência, no entanto, o Project Management Institute (PMI) considera projetos bem-sucedidos aqueles que atendem a três requisitos simples: são entregues dentro do prazo, do orçamento e da meta.

O PMI refere-se a estes três fatores como Restrição Tripla, ou Triângulo de Ferro, e estabelece o padrão mínimo para uma implementação bem-sucedida.

Mas nem sempre é tão simples. “Já vimos muitos projetos que atenderam à Restrição Tripla e não geraram valor para a organização, ou os usuários e patrocinadores executivos ficaram insatisfeitos”, diz Jennifer Lynch, gerente de comunicação do The Standish Group.

O inverso também é verdadeiro, claro. Muitas implementações de TI sofreram atrasos nos prazos, tiveram orçamentos excedidos e escopos em constante expansão, mas acabaram proporcionando um excelente ROI e adoção do usuário, apesar dos desafios iniciais.

Em uma pesquisa da Deloitte de 2019, 51% dos entrevistados esperavam aumentar os seus investimentos em inteligência artificial (IA) em 10% em 2020, e 80% indicaram que os seus investimentos anteriores bem-sucedidos em IA tinham gerado um ROI de 10% ou mais, independentemente de quão confuso foi o processo de implementação.

De qualquer modo, é muito melhor começar com uma mentalidade de sucesso do que perder tempo, dinheiro e energia. A cada ano as organizações descobrem que os projetos de TI bem-sucedidos têm cinco fatores fundamentais em comum: os cinco fatores que mais costumam faltar nos concorrentes que fracassam.

Os cinco principais fatores de planos de implementação de TI bem-sucedidos

1 - Apoio da diretoria

Isso não significa que a diretoria tenha que estar ativamente envolvida na contratação de fornecedores, na estratégia de implementação ou na gestão de projetos. Os executivos não precisam se envolver diariamente nos detalhes dos projetos de TI. Devem, no entanto, compreender e defender o caso de negócios na retaguarda da implementação. Quando uma equipe de TI sabe que tem total apoio de sua liderança, é provável que ela se dedique mais ao sucesso de um projeto de TI.

2- Maturidade emocional

Quando um grupo trabalha em conjunto para passar por um processo de implementação muito longo e às vezes frustrante, as emoções e o estresse tendem a aumentar. Isso nem sempre é ruim: todo mundo tem emoções, e a expressão dessas emoções pode indicar entusiasmo pelo projeto. No entanto, se um membro da equipe demonstrar baixa maturidade emocional, ao censurar, tentar receber crédito indevido, mentir sobre o andamento do processo ou esconder erros, aborrecer outro membro da equipe ou qualquer outra ação mesquinha, todo o projeto (e o bem-estar mental da equipe do projeto) pode ficar comprometido.

3- Envolvimento do usuário

Ninguém em uma equipe, não importa sua experiência, quer se sentir alguém que apenas cumpre ordens ou aperta botões. As implementações de TI mais bem-sucedidas envolvem as pessoas que realmente usarão o software, do início ao fim. Faça uma pesquisa com os funcionários sobre o que tornaria o trabalho deles mais eficiente, envolva-os na escolha de um fornecedor de software e peça a opinião deles durante todo o processo de implementação.

4- Otimização

O sucesso do projeto é mais provável quando realizado como “um meio estruturado de melhorar a eficácia do negócio e otimizar um conjunto de vários pequenos projetos ou requisitos importantes”, afirma o The Standish Group. “A otimização começa com a gestão do escopo com base no valor relativo do negócio.” Em outras palavras, mantenha a simplicidade. Descubra o que os usuários finais precisam e ofereça isso.

5- Pessoal qualificado

Pode ser tentador contratar uma equipe externa de consultores para cuidar de toda a implementação do projeto. Como profissionais, provavelmente conseguirão fazer isso mais rápido, certo? Talvez. Mas provavelmente não são os profissionais certos para o seu projeto de implementação específico. Conte com funcionários que conhecem a organização por dentro e por fora. São eles que provavelmente detectarão um problema ou oportunidade antes que seja tarde demais para corrigi-los.*

*Conforme pesquisa realizada pelo Standish Group

Principais fatores de risco de insucesso

Projetos bem-sucedidos tendem a ter muitas coisas em comum, assim como os malsucedidos. Em média, os grandes projetos de TI não vão tão bem quanto as organizações esperam, para ser bem otimista. A maioria “ultrapassa em 45% o orçamento e em 7% o prazo, além de entregar 56% menos retorno do que o previsto”, explica McKinsey.

A boa notícia: essas falhas geralmente não ocorrem porque uma organização escolhe o produto errado. A má notícia: a questão é muito mais complicada.

“O principal risco de insucesso ou não atingir o padrão desejado está, na verdade, no lado humano da equação, não no lado técnico”, afirma a Implementation Management Associates.

Como os seres humanos esperam elogios e gratificações instantâneas, mesmo os mais inteligentes, aqueles que se propõem a escolher cuidadosamente uma nova solução de TI e projetar sua implementação ao pé da letra caem em três armadilhas comuns:

1 - Escolher uma solução com base no custo inicial

As organizações estão enxutas, especialmente em tempos de incerteza econômica. Ninguém pode ser culpado por querer escolher uma solução de software com base no seu baixo custo. No entanto, os baixos custos iniciais raramente se traduzem em ganhos financeiros no longo prazo. Considere o valor vitalício da solução (e seu provável ROI), não apenas o preço inicial dela.

2 - Tentar agradar a todos

“Não posso dar uma fórmula infalível para o sucesso”, disse o jornalista Herbert Bayard Swope, vencedor do Prêmio Pulitzer, “mas posso dar uma fórmula para o fracasso: tente agradar a todos o tempo todo”. Quando a organização avalia fornecedores, é inevitável que as partes envolvidas tenham opiniões divergentes. No entanto, com um investimento desse porte, fazer concessões em pontos essenciais apenas levará a uma decisão que será insatisfatória para todos. Escolha um tomador de decisão para reunir opiniões, avaliá-las em relação às metas originais do projeto e tomar a decisão que for melhor para a empresa.

3- Limitar o escopo e a complexidade para atingir a meta rapidamente

Há momento e lugar para utilizar táticas mais fáceis, mas não é o caso de uma implementação de software de milhões de dólares. Dê a esta decisão o tempo e a atenção que ela merece ou arrisque-se a ter que fazer todo o processo novamente em questão de meses.

Cada uma dessas armadilhas, embora pareçam superáveis, muitas vezes leva a equipe de projeto ao desastre. Então, o que acontece com os quase 20% das tentativas de implementação que acabam fracassando completamente? Muitos projetos de TI “não alcançam a linha de chegada e são abandonados, silenciosamente ignorados e, por fim, esquecidos, com o que sobrou sendo sorrateiramente varrido para debaixo do tapete”, afirma a Information Age.

Esta forma de lidar com o fracasso não apenas se opõe diretamente à transparência empresarial essencial, como também leva à apreensão em relação a implementações futuras e impede qualquer oportunidade de aprender uma lição importante sobre como abordar melhor o próximo projeto.

Felizmente, é perfeitamente possível corrigir um projeto que parece estar se desviando do caminho.

Correção de um projeto existente que apresenta sinais de falha

Um dos maiores sinais de alerta de que um projeto de TI vai falhar é o desvio do escopo. O aumento do cronograma, do orçamento e das expectativas é um sinal claro de que um projeto pode estar com problemas. Mas mesmo se uma organização estiver no meio de uma implementação que está saindo dos trilhos, isso não quer dizer que o projeto está condenado.

Em vez de avançar, tentando recuperar o tempo perdido, a maneira mais eficaz de colocar um projeto de volta nos trilhos é desacelerar.

Se uma organização tiver os componentes necessários para o sucesso (apoio da diretoria, uma equipe emocionalmente madura, envolvimento do usuário, processos otimizados e trabalhadores qualificados), ela poderá seguir estes seis passos para corrigir seu projeto:

1 - Faça uma pausa

Respire. Afaste a frustração e a ansiedade da situação para que as dificuldades possam ser vistas com mais clareza.

2 - Priorize

Reveja a visão original do projeto e discuta seus objetivos originais.

3 - Prepare-se

Reconheça que a dificuldade atual pode não ser a única. Desenvolva uma estratégia para realinhar a equipe de implementação, caso seja necessário.

4 - Planeje

Descubra o caminho mais eficiente e eficaz para voltar ao escopo original do projeto.

5 - Execute

Execute esse plano. Faça pausas regularmente para confirmar o status do projeto.

6 - Previna-se

Agende uma reunião de avaliação pós-projeto para comemorar uma implementação bem-sucedida e discutir oportunidades para melhorar o processo na próxima vez.

A maior barreira para uma implementação bem-sucedida e como evitá-la

A Information Age afirma que “a maior barreira para a implementação bem-sucedida de software empresarial moderno é a programação personalizada” e que “a solução consiste em plataformas de pouco código e sem código”.

Há “dois aspectos na definição” de uma plataforma de pouco código, diz John Rymer, vice-presidente e analista-chefe da Forrester.

Primeiro, afirma, “as plataformas de pouco código usam ferramentas declarativas em vez de linguagens de programação para ajudar as pessoas a entregar software. Ferramentas declarativas são ferramentas de diagramação, folhas de propriedades, construtores de formulários e assim por diante, usadas para definir seu aplicativo em vez de programar”.

O segundo é o modelo empresarial utilizado para oferecer esses produtos. “Esse modelo empresarial permite acesso muito fácil e de baixo custo às plataformas de pouco código”, afirma Rymer. “Fácil e de baixo custo significa que não preciso pagar muito para começar, pago à medida que cresço. Fácil significa também que não preciso de três semanas de treinamento para ser produtivo na plataforma”.

Essencialmente, a implementação de um projeto de TI em uma plataforma de pouco código minimiza os riscos e o tempo perdido associado à programação personalizada, facilita a transição entre sistemas e ameniza a monotonia da iteração e o sofrimento do crescimento corporativo.

“Em vez de esperar meses para implementar um projeto que pode nem se concretizar, as plataformas de pouco código e sem código capacitam as equipes de TI a contornar os desafios associados às plataformas com programação convencional”, afirma a Information Age.

Considere a frequência da intervenção humana no processo ao avaliar a probabilidade de sucesso de um projeto de TI.

Agora considere o quanto esses projetos poderiam ser mais eficientes se essa variável fosse praticamente eliminada. Os funcionários ficam livres para realizar trabalhos de maior importância, fornecer informações sobre as implementações organizacionais e, então, desfrutar de uma plataforma de pouco código recém-implementada.