Reduza a entrada manual de dados

Capturar documento é apenas a primeira parte Todo o conteúdo recebido deve ser classificado e indexado para ser efetivamente processado ou armazenado. Em outras palavras, o sistema deve identificar o que o documento é — um currículo, uma fatura, etc. — e então escolher a informação que irá usar para buscar pelo documento mais tarde — nome do cliente, nome da empresa, data e por aí vai.

Enquanto demora segundos para digitalizar um documento, pode levar minutos de trabalho para indexar um documento. Geralmente, uma pessoa deve visualizar cada documento para determinar os termos de recuperação e então inseri-los manualmente no sistema. Muitos gargalos.

Também é essencial que esses valores estejam corretos, caso contrário os documentos serão arquivados errado e podem atrasar processos de negócios depois.

O tempo que leva para indexar os documentos e verificar que os valores estão corretos pode tornar essa a parte mais cara de todo o seu processo.

Para reduzir os custos associados à indexação manual de documentos, projetamos especificamente as soluções Hyland para reduzir ou eliminar totalmente a indexação manual por meio do uso de:

Servidores de reconhecimento de código de barras

Mesmo com funcionários altamente treinados, a indexação manual de documentos exige muito trabalho, dinheiro e possui muita chance de erros.

As soluções da Hyland podem usar códigos de barras para separar, classificar e indexar automaticamente os documentos de negócios digitalizados de sua organização — reduzindo a entrada manual de dados e erros do usuário.

Geradores de códigos de barras

Você precisa classificar e indexar seus documentos digitalizados sem gastar horas com a entrada manual de dados? Você gostaria de capturar com precisão todas as informações necessárias para indexar diretamente dos sistemas de linha de negócios com apenas um clique?

As soluções da Hyland criam capas de código de barras, o que reduz significativamente os custos e atrasos de reinserção manual. Os erros de entrada de dados desaparecem e você acelera os ciclos dos processos de negócios.

Conjuntos de palavras-chave de preenchimento automático

Mesmo que seus processos exijam a inserção manual de alguns valores de índice, os conjuntos de palavras-chave de preenchimento automático podem reduzir drasticamente o tempo gasto na indexação de seus documentos. Frequentemente, você encontrará documentos com valores de palavras-chave semelhantes — como quando vários documentos estão relacionados a um único cliente. Cada documento pode compartilhar valores de indexação similares, como ID do cliente, nome, CEP e número de telefone.

Depois de inserir esses valores em um de seus sistemas, sua solução Hyland pode reutilizá-los durante o processo de indexação de documentos subsequentes. Em vez de digitar os mesmos valores repetidamente, você só precisa inserir o primeiro valor exclusivo e a solução preencherá automaticamente o restante.

Aprenda mais sobre as soluções de digitalização de documentos da Hyland agora.