Etapas da captura de dados

Automatizando a extração e disseminação de dados em 4 etapas

As soluções de captura de dados da Hyland transformam os documentos que entram em sua organização nas informações que impulsionam seus processos — automaticamente. Mas o que exatamente parece?

Primeiro, os documentos entram na solução — seja eletronicamente ou digitalizado. Depois, a solução automatiza a extração e disseminação do dado através das seguintes etapas:

  1. Classificação de documentos
  2. Extração de dados
  3. Validação de dados
  4. Entrega de dados e documentos

Isso cria uma estrutura de automatização que reduz a entrada manual de dados e direciona documentos e informações para os principais aplicativos de negócios e processos organizacionais apropriados.

Para entender totalmente os benefícios que uma solução de captura de dados da Hyland pode oferecer, é preciso entender cada etapa desse processo.

Classificação de documentos

Após capturar os documentos, uma solução Hyland para captura de dados identifica automaticamente o tipo de documento através da classificação inteligente de documentos. Isso significa que os membros da equipe não precisam mais classificar e encaminhar documentos manualmente — a solução pensa por você.

Os documentos podem ser classificados automaticamente de diversas maneiras, incluindo:

  • Reconhecimento de código de barras: Os valores do código de barras em um documento identificam o tipo de documento
  • Identificação de imagem:  Uma imagem, como um logotipo, pode identificar um documento
  • Identificação de palavra única/frase: Se uma única palavra ou frase — como o título do documento — estiver sempre no documento, ela pode ser usada para identificar o documento

Assim que forem classificados, esses documentos avançam para a próxima etapa: Extração de dados.

Extração de dados

Após a classificação, as ferramentas de captura de dados da Hyland extraem informações críticas de maneira automática e precisa — incluindo valores impressos, escritos à mão ou em código de barras. Para fazer isso, as soluções utilizam as seguintes tecnologias:

  • Reconhecimento óptico de caracteres (OCR):  Utilizada para extrair caracteres impressos
  • Reconhecimento inteligente de caracteres (ICR): Utilizada para extrair caracteres manuscritos
  • Reconhecimento óptico de marca (OMR): Utilizada para determinar uma seleção a partir de uma lista de opções (p. ex. marcas em caixas de seleção)
  • Reconhecimento de código de barras (BCR): Extrai dados de códigos de barras localizados no documento

As soluções de captura de dados da Hyland são totalmente flexíveis para atender as suas necessidades, permitindo que você configure o processo de captura para cada tipo de documento — fornecendo controle integral sobre a identificação e coleta de dados.

Após extrair os dados, o sistema vai para a próxima etapa, validação de dados.

Validação de dados

O dados devem ser corrigidos a partir do momento em que entra em seu sistema para evitar erros caros mais adiante. Alternar entre sistemas para revisar documentos e informações relacionadas manualmente gera desperdício de dinheiro e tempo.

A captura de dados da Hyland usa o formato dos dados para confirmar a validade do que está sendo extraído — como uma ou um número de identificação — com base em regras facilmente configuráveis para cada campo de dados. Ela executa funções matemáticas, bem como outras regras configuradas de acordo com seus processos de negócios, para ajudar a validar ainda mais os dados levantados. Finalmente, a solução pode comparar os valores extraídos com os existentes em outros sistemas e bancos de dados, assegurando a correspondência das informações.

Assim que a validação automatizada estiver completa, a solução sinaliza quaisquer exceções e as apresenta aos verificadores, junto com o documento. Isso permite que eles revisem o campo de dados em questão de forma rápida e fácil.

Uma vez que a validação é concluída, o sistema de captura de dados entrega os documentos e dados para seus outros aplicativos de negócios principais.

Entrega de dados e documentos

Depois de validar os dados extraídos, as soluções de captura de dados Hyland enviam os dados e os documentos conectados aos seus sistemas back-end. Lá, o sistema encaminha o documento para aprovação ou retenção em seus sistemas de gerenciamento de informações. Por meio de ferramentas de integração poderosas, a solução passa de forma contínua e imediata dados precisos para quaisquer sistemas com os quais você trabalhe.

Com o processo concluído, as soluções de captura de dados da Hyland garantem que você tenha acesso rápido e livre de erros às informações úteis que conduzem o trabalho diário da sua organização. E como a solução é construída na plataforma de serviços de conteúdo da Hyland, você pode dimensionar sua solução e expandi-la para cumprir as metas de transformação digital em sua organização.

Descubra mais sobre a solução de captura inteligente da Hyland, o Brainware, aqui.