Agentes alfandegários
Agentes de alfândega precisam movimentar rapidamente e com baixo custo os bens importados entre fronteiras, mantendo sempre a conformidade. O maior obstáculo para atingir essa meta é o gerenciamento adequado da documentação. Com a solução de gestão de conteúdo empresarial (ECM) da Hyland Software, o OnBase, você converte documentos em papel para o formato eletrônico e os armazena em um único local, o que lhe permite acessar a documentação com apenas um clique do mouse.
Além disso, pode usar o OnBase para automatizar os processos de alfândega, incluindo liberação, entrada e manutenção de registros. Com isso, você reduz o custo por entrada e apoia as iniciativas de conformidade.
Automatize processos para reduzir os custos por requisição e os atrasos
O encaminhamento manual de documentação para as 15 a 25 pessoas envolvidas em cada processo de entrada consome o tempo da equipe e eleva os custos operacionais. Com a conversão de documentos em papel para arquivos eletrônicos, você pode rotear os documentos automaticamente por toda a empresa, inclusive para outros escritórios do mundo inteiro.
Dessa maneira, os documentos passam rapidamente de uma pessoa para outra e o balanceamento automático da carga de trabalho garante que o trabalho seja encaminhado para um funcionário disponível para processá-lo imediatamente. A eficiência e produtividade da equipe aumentam; os custos operacionais e o custo por requisição diminuem.
Gerencie e mantenha documentos automaticamente para cumprir os regulamentos de retenção de registros de alfândega
Com a integração ao seu software aplicativo de transportes atual, as soluções OnBase para comércio global eliminam a necessidade de redigitação e simplificam os processos de entrada. A conexão aos seus sistemas atuais e a eliminação de papéis permitem a automatização do fluxo de informações em toda a organização e dispensam as tarefas manuais que retardam esse fluxo. Assim, os custos operacionais por entrada são reduzidos e você pode processar mais entradas com menos funcionários.
Aprimore o atendimento ao cliente
A retenção correta de documentos é fundamental para os agentes de alfândega. As exigências de manutenção durante cinco anos, além das multas de US$ 10.000 por entrada emitidas pelo departamento de Alfândega e Controle de Fronteira dos EUA (CBP, Customs and Border Protection) aos importadores negligentes na manutenção de documentação, tornam a conformidade essencial.
O OnBase mantém automaticamente o registro de quem viu ou distribuiu os documentos e de qualquer ação executada sobre eles. Também retém os documentos e a correspondência, os comunicados e as notas de respaldo durante todo o período definido, além de facilitar a eliminação dos documentos quando chegar o momento. Dessa forma, você tem certeza de que seus documentos estão de acordo com as políticas normativas.
Quando um importador recebe uma solicitação de documentos de comércio exterior por parte do CBP, sua equipe pode acessar os documentos em segundos e distribui-los instantaneamente. Isso permite que os seus clientes respondam e estejam em conformidade com as avaliações focadas no CBP. Portanto, você oferece excelência no serviço ao cliente sem que isso tome muito tempo da sua equipe.