ペーパレスな職場のメリット

ペーパレスオフィスとは？

ペーパーレスオフィスとは、紙ベースのプロセスを最小限に抑え、代わりにデジタル化された文書を採用する職場のことです。一部の組織では、プロセスやコンプライアンス要件のために紙のファイルを完全に排除できない理由で「ペーパーライト」という用語が使用される場合もあります。

いずれにしても、紙の使用量を削減することは、組織のデジタルトランスフォーメーションの取り組みを加速する上で役立ちます。ここには通常、ファイルをデジタル化して中央リポジトリに保存する 電子ペーパーレス文書管理システム への移行が含まれます。

ペーパーレス化のメリット

米国の企業は、印刷したフォームだけで 年間1200億ドル 以上を費やしています。そのほとんどは3か月以内に陳腐化し破棄されてしまいます。さらに、オフィスの従業員は、時間の30～40％を物理的なファイルキャビネット内の文書の検索に費やしています。

最も紙を使用する部門には、人事、買掛 および売掛、施設管理カスタマーサービスなどがあり、大量の申請書、履歴書、領収書、作業指示書、請求書類を処理しています。

明らかに、紙の文書を扱うことは、従業員の生産性を阻害し、組織がコストを節約することを妨げる問題を引き起こします。ペーパーレスシステム の導入は、これらの課題を解決し、次のようなメリットをもたらします。

物理ファイルの検索と取得にかかる 時間を短縮する
デジタル文書は簡単に整理してインデックスを作成できるため、検索機能を使用して必要なファイルをすばやく検索できます。文書へのアクセスが容易になると、ファイルの取得にかかる時間が大幅に短縮されるため、チームの生産性が向上し、他の価値の高いタスクに集中できます。

チームメンバー間のコラボレーションを促進する
スタッフは、印刷せずにファイルをデジタルで共有したり、文書の更新バージョンや過去のバージョンを表示したりできます。これにより、手順が最小限に抑えられ、文書で共同作業する際にワークフローが最適化されます。

情報セキュリティの向上
アクセス権は、ユーザーレベルと文書の種類に応じて割り当てたり取り消したりできます。また、詳細なセキュリティ設定により、機密性の高い機密情報を追跡し、悪用や不正な変更から保護することができます。これにより、紛失や盗難のリスクも軽減されます。

文書の印刷や保存にかかるコストを削減
紙書類の業務の大半をなくすことで、紙やファイルキャビネットにかかるコストだけでなく、コピー機のインクや事務用品などのコストも節約できます。