シャドーITのリスク管理
承認されていないアプリケーションを監視し、データセキュリティを確保しながら、シャドーITの利用を企業ガバナンスと整合させるためのベストプラクティスをご紹介します。
統合コンテンツ、プロセス、アプリケーションインテリジェンスプラットフォームの力を活用して、従来見過ごされてきた企業内コンテンツの価値を引き出し、スマートな新しい方法で業務を開始しましょう。
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承認されていないアプリケーションを監視し、データセキュリティを確保しながら、シャドーITの利用を企業ガバナンスと整合させるためのベストプラクティスをご紹介します。
シャドーITとは、従業員がIT部門の承認や把握なしにツールやソフトウェア、デバイスを利用することを指します。従業員は、業務フローを合理化したり、特定のニーズに迅速に対応するために、このような行動を取ることが少なくありません。
クラウドサービスやモバイルデバイスの普及により、従業員がオンライン上で見つけた承認されていないツールへ容易にアクセス・利用できるようになり、現代の組織におけるシャドーITは増加しています。本ブログでは、シャドーITに伴うリスクを検証するとともに、最新のコンテンツ管理システム(CMS)を活用した解決策をご紹介します。
シャドーITとは、IT部門の承認や把握なしに、組織内で無断に利用されるツール、サードパーティ製アプリケーション、オンラインソフトウェア、デバイスを指します。従業員はしばしば、業務の生産性を高めたり、承認済みのリソースでは利用できない機能にアクセスしたりするために、これらの承認されていないリソースを使用します。
シャドーITの例としては、Google DriveやOne Driveなどの個人用クラウドストレージ、WhatsAppやSlackなどのサードパーティ製コミュニケーションツール、ClickUpやTickTickなどの生産性向上アプリケーションの使用が挙げられます。これらのツールは生産性を向上させる一方で、ビジネスに重大なセキュリティの脆弱性とコンプライアンスリスクをもたらす可能性もあります。これらのアプリケーションは、適切なセキュリティ対策、データ暗号化、規制遵守管理が欠如していることがあり、その結果、機密データが侵害や不正アクセスに対して脆弱になる可能性があります。
シャドーITは多くの組織にとって拡大しつつある課題です。以下に、シャドーITが組織にとって問題となり得る主な理由をご紹介します。
従業員はクラウドサービスやSaaSアプリケーションといった先進技術に容易にアクセスでき、利用経験もあるため、自ら迅速な解決策を見つけることができます。
たとえば、従業員が業務を効率的に管理するためにAsanaを使いたいと考えるケースがあります。これは、社内で承認されているプロジェクト管理ツールが使いにくく、必要な機能が不足しているためです。こうした制約に不満を抱いた従業員は、成果物を確実に管理するためにAsanaの利用を続けます。その結果、企業のIT環境と従業員の期待との間にある溝はさらに広がっていきます。
企業のIT環境と従業員のニーズとの乖離は、従業員が業務を効率化するために代替手段を求める要因となります。既存の社内ツールが不十分であったり、調達の遅れが生じると、従業員は目先の要件を満たすためにシャドーITに頼るようになります。
たとえば、従業員が迅速にドキュメントを共有・共同編集する必要がある一方で、社内のファイル共有システムが使いにくく古い場合を考えてみてください。こうした制約に不満を抱いた従業員は、DropboxやGoogle Driveといった一般向けクラウドサービスを利用して会社の情報を共有・管理し始めます。共有やコンテンツ管理にガバナンスが欠けていると、こうした行為はリスクを招く結果につながりかねません。
一時的なオンラインソリューションは目先のニーズには対応しますが、データプライバシーや規制遵守に関わるリスクを伴います。これらのサービスで共有・管理されるコンテンツに対するガバナンスが不足していると、データ侵害や業界基準の不遵守につながるおそれがあります。この状況は、企業ITと従業員の期待との間にある溝を埋めることの重要性を浮き彫りにしています。¥¥
技術の進歩は急速であり、煩雑な承認プロセスのために、企業のIT部門が新しいツールやアプリケーションに追随することは容易ではありません。その結果、従業員が業務で必要とする、あるいは私生活で使い慣れているツールやアプリケーションと、企業ITが現時点でサポートできる範囲との間に隔たりが生じています。
その結果、従業員は、たとえそれが許可されていないソリューションであっても、生産性を維持し向上させるために、公開されているテクノロジーソリューションに頻繁に頼ります。たとえば、企業が承認したソフトウェアやプロトコルを無視して、ChatGPT などの AI ツールの最新の未承認バージョンを使用して電子メールやレポートを作成することがあります。
これらのAIツールは生産性を大幅に向上させますが、データ漏洩や業界標準への非準拠など、企業のIT部門には見えないリスクをもたらす可能性もあります。この状況は、企業のITが技術の進歩に遅れずに対応し、従業員のニーズに緊密に対応する必要性を強調しています。
リモートワークの拡大はシャドーITの増加に大きく影響しており、従業員が組織のITセキュリティで監視・管理されていない個人デバイスや外部アプリケーションに依存する状況を生み出しています。遠隔地の従業員の多くは、業務を遂行するために個人所有のノートパソコンやスマートフォン、クラウドサービスを利用しており、それがセキュリティリスクやデータ管理上の課題を引き起こす要因となっています。
この傾向は、安全なリモートワークを実現するために、組織がIT戦略を見直し適応させる必要性を示しています。従業員が利用しがちなツールを把握しつつ、セキュリティと効率性を維持することで、企業はシャドーITに伴うリスクを適切に管理し、生産性の高いリモートワーク環境を支援することができます。
Gartnerによる文書管理ベンダー15社の分析において、Hylandが「チャレンジャー」に選ばれた理由をご覧ください。スケーラビリティ、オープンソース、業界固有の機能における強みで評価されています。
シャドーITには、組織のセキュリティや信頼性を損なう数多くのリスクが伴います。こうした潜在的なリスクを理解しておくことが重要です。主なリスクとしては次のようなものがあります。
シャドーITには多くの種類があり、それらを認識することはシャドーITの課題を克服するのに役立ちます。組織が関連するリスクに効果的に対処し、軽減するには、これらの一般的なタイプを理解することが不可欠です。組織が注意すべきシャドーITの例には、以下のようなものがあります。
ハイランドのコンテンツ管理ソリューションは、包括的な管理機能とセキュリティ機能によって、シャドーITに伴うリスクを最小限に抑えます。以下では、シャドーITのリスクに対応するためにハイランドのプラットフォームが提供する主な機能をご紹介します。
シャドーITに伴うリスクへの対処は、データセキュリティとコンプライアンスを守るうえで不可欠です。
シャドーITのリスクを事前に軽減するために、組織は最新のコンテンツ管理ソリューションを、ハイランドの製品をはじめとするITプロセスに統合することを検討すべきです。