シャドーITのリスク管理

シャドーITとは、従業員がIT部門の承認や把握なしにツールやソフトウェア、デバイスを利用することを指します。従業員は、業務フローを合理化したり、特定のニーズに迅速に対応するために、このような行動を取ることが少なくありません。

クラウドサービスやモバイルデバイスの普及により、従業員がオンライン上で見つけた承認されていないツールへ容易にアクセス・利用できるようになり、現代の組織におけるシャドーITは増加しています。本ブログでは、シャドーITに伴うリスクを検証するとともに、最新のコンテンツ管理システム（CMS）を活用した解決策をご紹介します。

シャドーITは多くの組織にとって拡大しつつある課題です。以下に、シャドーITが組織にとって問題となり得る主な理由をご紹介します。

テクノロジーへの親しみやすさと容易なアクセス

従業員はクラウドサービスやSaaSアプリケーションといった先進技術に容易にアクセスでき、利用経験もあるため、自ら迅速な解決策を見つけることができます。

たとえば、従業員が業務を効率的に管理するためにAsanaを使いたいと考えるケースがあります。これは、社内で承認されているプロジェクト管理ツールが使いにくく、必要な機能が不足しているためです。こうした制約に不満を抱いた従業員は、成果物を確実に管理するためにAsanaの利用を続けます。その結果、企業のIT環境と従業員の期待との間にある溝はさらに広がっていきます。

企業ITによる不十分な提供

企業のIT環境と従業員のニーズとの乖離は、従業員が業務を効率化するために代替手段を求める要因となります。既存の社内ツールが不十分であったり、調達の遅れが生じると、従業員は目先の要件を満たすためにシャドーITに頼るようになります。

たとえば、従業員が迅速にドキュメントを共有・共同編集する必要がある一方で、社内のファイル共有システムが使いにくく古い場合を考えてみてください。こうした制約に不満を抱いた従業員は、DropboxやGoogle Driveといった一般向けクラウドサービスを利用して会社の情報を共有・管理し始めます。共有やコンテンツ管理にガバナンスが欠けていると、こうした行為はリスクを招く結果につながりかねません。

一時的なオンラインソリューションは目先のニーズには対応しますが、データプライバシーや規制遵守に関わるリスクを伴います。これらのサービスで共有・管理されるコンテンツに対するガバナンスが不足していると、データ侵害や業界基準の不遵守につながるおそれがあります。この状況は、企業ITと従業員の期待との間にある溝を埋めることの重要性を浮き彫りにしています。￥￥

急速な技術の進歩

技術の進歩は急速であり、煩雑な承認プロセスのために、企業のIT部門が新しいツールやアプリケーションに追随することは容易ではありません。その結果、従業員が業務で必要とする、あるいは私生活で使い慣れているツールやアプリケーションと、企業ITが現時点でサポートできる範囲との間に隔たりが生じています。

その結果、従業員は、たとえそれが許可されていないソリューションであっても、生産性を維持し向上させるために、公開されているテクノロジーソリューションに頻繁に頼ります。たとえば、企業が承認したソフトウェアやプロトコルを無視して、ChatGPT などの AI ツールの最新の未承認バージョンを使用して電子メールやレポートを作成することがあります。

これらのAIツールは生産性を大幅に向上させますが、データ漏洩や業界標準への非準拠など、企業のIT部門には見えないリスクをもたらす可能性もあります。この状況は、企業のITが技術の進歩に遅れずに対応し、従業員のニーズに緊密に対応する必要性を強調しています。

リモートワークの動向

リモートワークの拡大はシャドーITの増加に大きく影響しており、従業員が組織のITセキュリティで監視・管理されていない個人デバイスや外部アプリケーションに依存する状況を生み出しています。遠隔地の従業員の多くは、業務を遂行するために個人所有のノートパソコンやスマートフォン、クラウドサービスを利用しており、それがセキュリティリスクやデータ管理上の課題を引き起こす要因となっています。

この傾向は、安全なリモートワークを実現するために、組織がIT戦略を見直し適応させる必要性を示しています。従業員が利用しがちなツールを把握しつつ、セキュリティと効率性を維持することで、企業はシャドーITに伴うリスクを適切に管理し、生産性の高いリモートワーク環境を支援することができます。

シャドーITには、組織のセキュリティや信頼性を損なう数多くのリスクが伴います。こうした潜在的なリスクを理解しておくことが重要です。主なリスクとしては次のようなものがあります。

• データセキュリティ: 承認されていないアプリケーションはデータ侵害や漏洩を招き、機密情報を危険にさらす可能性があります。これらのアプリケーションが意図的に使用された場合でも、意図せず利用された場合でも同様のリスクが存在します。そのため、ITリソースに対する監視と管理の重要性が浮き彫りになります。

• **コンプライアンス違反：**許可されていないソフトウェアを使用すると、業界の規制や基準に違反し、組織が法的および財務的な罰則を受ける可能性があります。従業員が機密情報を保存および共有するために承認されていないクラウドストレージサービスを使用すると、GDPRやHIPAAなどのデータ保護規制に違反する可能性があり、組織が重大なリスクにさらされることになります。

• マルウェア感染: 検証されていないアプリケーションを利用すると、マルウェアやその他のサイバー脅威が組織のネットワークに侵入するリスクが高まります。その結果、システムの侵害やデータ損失につながる可能性があります。

• コストの増大: 重複した機能を持つ複数のツールが調整されずに使われることで、隠れたITコストが発生します。さらに、追跡されていないソフトウェア費用や、承認されていないアプリケーションによるセキュリティ問題への対応も加わり、組織の予算やリソースに悪影響を及ぼします。

• 生産性の低下: 承認されていないITリソースの管理やトラブルシューティングに追われると、ITスタッフは本来の業務に集中できず、全体的な生産性が低下します。エンドユーザーにとっては無断で導入したツールが便利に見えるかもしれませんが、実際には保有要件への対応やセキュリティ侵害への対処など、組織の方針を満たすために追加の作業が発生することが少なくありません。

シャドーITには多くの種類があり、それらを認識することはシャドーITの課題を克服するのに役立ちます。組織が関連するリスクに効果的に対処し、軽減するには、これらの一般的なタイプを理解することが不可欠です。組織が注意すべきシャドーITの例には、以下のようなものがあります。

• SaaSおよび生産性向上アプリケーション: Google Docs、Trello、Slack、Asana、Dropboxといったアプリケーションは高い機能性で広く知られていますが、正式にIT部門の承認を受けていないケースが多くあります。Productivの「2023 State of SaaS」レポートによると、組織内で利用されているSaaSアプリの51％がシャドーITに分類されています。

• コミュニケーションツール： WhatsApp、Skype、Zoom などのツールは、コラボレーションを促進しますが、IT 部門が設定した安全なコミュニケーションチャネルを迂回します。これにより、機密情報が適切に保護されない可能性があるため、セキュリティ上のリスクが生じます。

• 個人用デバイスまたはBYOD（個人用デバイスの持ち込み）ポリシー： 従業員は、業務目的で、しばしばノートパソコンやスマートフォンなどの個人用デバイスを使用します。適切なセキュリティ対策を講じてこれらのデバイスを保護および監視しないと、組織はセキュリティ侵害に対して脆弱になります。

• IoTデバイス: 承認されていないIoTデバイスが社内ネットワークに接続されると、セキュリティリスクを引き起こします。たとえば、適切な監視や保護がないまま業務環境で使用されるフィットネストラッカーやスマートテレビは、不正なネットワークアクセスやデータ漏洩といった予期せぬ脆弱性を招く可能性があります。

ハイランドのコンテンツ管理ソリューションは、包括的な管理機能とセキュリティ機能によって、シャドーITに伴うリスクを最小限に抑えます。以下では、シャドーITのリスクに対応するためにハイランドのプラットフォームが提供する主な機能をご紹介します。

• データの一元管理により、データセキュリティとアクセス監視が合理化され、すべての情報を単一の安全なリポジトリに保存できます。

• 暗号化、アクセス制御、脅威検出などの高度なセキュリティ機能を含む堅牢なセキュリティプロトコルは、不正アクセス、データ侵害、サイバー脅威から保護し、機密情報の機密性を維持します。

• セキュアな共有とコラボレーション機能により、社内外で安全かつ管理された情報交換を実現します。これにより、セキュリティリスクを伴う承認されていないツールへの依存を減らすことができます。

• コンプライアンス対応機能により、適切な記録管理や監査証跡を実現します。これにより、すべてのデータ処理が法的および規制上の基準を満たすことが保証されます。

• インテリジェントな統合により、承認済みのツールでのユーザー体験の向上、ワークフローの簡素化、さまざまなシステム間でのデータ一貫性の維持を実現できます。このアプローチによって、承認されていないソフトウェアの利用を減らし、安全で監視された環境を実現できます。

• 包括的なユーザー管理により、IT部門はアクセス権限を効果的に制御できます。詳細な権限設定を行うことで、ユーザーの役割に応じたきめ細かなアクセス管理が可能となり、不正アクセスのリスクを軽減し、データ保護全体を強化します。

シャドーITに伴うリスクへの対処は、データセキュリティとコンプライアンスを守るうえで不可欠です。

シャドーITのリスクを事前に軽減するために、組織は最新のコンテンツ管理ソリューションを、ハイランドの製品をはじめとするITプロセスに統合することを検討すべきです。