組織を成功に導く準備を整える
HylandはSAP SuccessFactorsと連携しており、これが従業員の生産性の向上、リスク軽減、より高い効率性および正確性を実現します。今こそ、ドキュメントのサイロ化を解消し、HRプロセスを改善しましょう。
人事（HR）ワークフローを自動化・近代化することで、効率性、コラボレーション、生産性が向上し、コンプライアンスの確保にも貢献できます。
IDCの調査によると、最新のコンテンツ中心のワークフローは組織に大きな利点をもたらすことができると言います。
- 40％の調査回答者が、「可視性、監査性、説明責任の向上によってセキュリティとコンプライアンスが改善した」と報告しています
- 37％の回答者が意思決定が改善されたと答えています
- 36％が顧客満足度とエンゲージメントの向上を挙げました
- 33％が従業員の満足度とエンゲージメントの向上について言及しました
貴社の人事部は、いまだに非効率的な手動のプロセスに依存していますか？私たちは、それを解決するお手伝いをします
Hylandのバックオフィス向けパッケージワークフロー、ローコードツール、シームレスなエンタープライズ連携により、HRチームはAI駆動のプロセス自動化を実現できます。
以下は、いくつかの例です。
トヨタ自動車北米法人、Alfrescoの従業員ファイル管理を活用して人事効率を向上
Toyota Motor North America
ユースケース：従業員ファイル管理
彼らが直面した課題：
トヨタ自動車北米法人は、従業員情報の受け取りにかかる時間を短縮し、必要書類の監査プロセスを効率化する必要がありました。人事システムマネージャーのErvin Campbell氏は、「この大手自動車メーカーの擁するコンテンツはさまざまな領域、システム、場所に分散していました」と述べています。
そのため、法務部門やコンプライアンス部門からの要請があっても、HRチームは迅速に対応することが難しく、同社のコンテンツがサイロ化していることが課題でした。
自動化の実例
トヨタ自動車北米法人は、いつでもどこからでも従業員のファイルにアクセスできる最新のインターフェースとしてHyland Alfrescoを選びました。同社は現在、文書保管プロセスの自動化と効率化を進めています。
「これはまさに『ゲームチェンジャー』でした」とCampbell氏は述べています。
文書の保存を自動化・効率化し、コンプライアンス部門や法務部門が企業全体から必要な文書を確認できる安全な場所を確保できたことは、まさに「ゲームチェンジャー」でした。
— Ervin Campbell氏、トヨタ自動車北米法人、人事システムマネージャー
主要な成果
従業員エンゲージメントの向上：「今ではHRスタッフは、バックオフィスにこもって事務作業や紙の管理をするのではなく、現場に出て従業員と関わりながら、どうすれば彼らの日常業務をより良くできるかを考えることに集中できるようになりました」とCampbell氏は語ります。
全社的な活用の可能性：Alfrescoの導入プロジェクトが素晴らしい成果を出したことを目の当たりにし、他部門からも、コンテンツを簡単に保存・保護・検索する方法として、このソリューションをどう活用できるかという問い合わせが来ています。
業界動向を先取り：「Hylandは業界トップクラスのソリューションを提供しているので、トヨタ自動車北米法人は信頼できるテクノロジーパートナーに頼って、どのようにイノベーションを実現し競争優位を維持するかについて、理解を深めることができます」とCampbell氏は述べています。
スペースの確保とコスト削減：紙の文書に頼らなくなったことで、オフィススペースをより効率的に活用すると同時に、監査担当者の出張コストも削減できるようになりました。
> ウェビナー | AIを活用したよりスマートな従業員向けコンテンツ管理
Heinen’s
ユースケース：ワークフロー自動化
彼らが直面した課題：
手作業のHRプロセスは大量の紙を浪費し、従業員に何時間も書類記入や情報の追跡を強いるものでした。
地域密着型スーパーマーケットチェーンであるHeinen’s社は事業が成長するにつれ、時代遅れのワークフローはますます大きな課題となりました。
自動化の実例
Heinen’s社は、従業員のステータス変更、休暇申請、ポリシーと手順の確認状況の追跡といった重要なHRプロセスを自動化するために、Hyland OnBaseを選びました。HRスタッフは、長期休暇申請の管理にもOnBaseのケース管理機能を活用しています。
OnBaseを導入してお客様により良いサービスを提供できるようになりました。これで、食料品店の本業に集中できます。
— Bob Walters氏、Heinen's社、ビジネスアナリスト、
主要な成果
- リスクの軽減：OnBaseをHyland Cloud上でホスティングすることで、Heinen’s社は「社外に対しても確実にデータが保護されていると安心することができます」と、ビジネスアナリスト兼OnBaseシステム管理者のBob Walters氏は語ります。
- 人員を増やさずに事業成長：1年間でこの食品小売業者のビジネスは20〜25％拡大しました。4店舗を新たにオープンしたにもかかわらず、Heinen's社のHRチームの規模を変える必要がありませんでした。
- 顧客サービスの向上：食品小売業者の店舗、本社、そして倉庫におけるHR文書やプロセスは、一元管理されているHR部門を通じてスムーズに流れています。「OnBaseを導入することで、お客様により良いサービスを提供できるようになりました。これで、食料品店の本業に集中できます」とWalters氏は語っています。
- 情報への即時アクセス：本社で働いていても、店舗や施設などリモートで勤務していても、HRスタッフは必要なデータをすぐに見つけることができます。
- より有意義な仕事：面倒な紙ベースのプロセスから解放されたハイネンの従業員は、時間をより効率的に活用し、顧客に対してより良いサービスを提供することに集中できます。
> 詳しくはこちら | 食料品店が人事プロセスを合理化
Kwik Trip
ユースケース：人事文書管理
彼らが直面した課題：
Kwik Trip社のHR部門は、何万人もの従業員のプロセスとファイルを管理する任務を負っており、煩雑な紙ベースの業務と非効率な文書保管システムに悩まされていました。
このコンビニチェーンはすでに買掛金（AP）部門にHyland OnBaseを導入しており、HR部門への展開によってファイル管理の改善と透明性の向上が見込めると確信していました。
イノベーション事例
「OnBaseは、HRのすべてのサブ機能が従業員情報を一元的に閲覧できる中核システムです」と、OnBase管理者のSarah Jilk氏は述べています。「これまで、これらのサブ機能は非常にサイロ化されていました」。
人事部内の各ユニットには、OnBaseに組み込まれた独自のカスタム検索があり、必要な特定のファイルに即時にアクセスできます。
OnBase は、人事部門のすべてのサブ機能を 従業員情報の単一ビュー で提供する中心的なユニットです。以前、これらのサブ機能は非常にサイロ化されていました。
— Sarah Jilk氏、Kwik Trip社、OnBase管理者
主要な成果
プロセスの効率化：交通費精算やステータス変更など、従業員発の申請は標準化されたオンラインフォームで実施されます。これによりプロセスが加速し、Kwik Trip社では5つのMicrosoft Accessデータベースを排除することができました。
文書保管とファイル管理の改善：「システムを更新したことで、ようやく不要文書の削除が効果的に行えるようになりました」とJilk氏は語ります。「今では、文書保存のルールを作成し、期限を過ぎた文書を自動的に消去できるようになっています」。
使いやすさ：OnBaseの機能は、Hylandの効果的なトレーニングビデオと組み合わせることで、新しいユーザーが迅速に習得できるようにします。
セキュリティの強化：Kwik Trip社は、機密情報を含む数百万件のHR文書を保有しています。OnBaseに組み込まれた役割ベースのセキュリティにより、人事機能に基づいて、ユーザーごとに異なる文書へのアクセスが可能になります。「情報セキュリティに対する信頼が100％高まりました」とJilk氏は教えてくれました。
> 詳しくはこちら | Kwik Trip社がOnBaseで迅速に改善
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HRチームは、従業員データの完全な管理を維持しながら、効率的に業務を行う必要があります。
HylandによるAI駆動のプロセス自動化を活用すれば、ワークフローを加速し、手作業を減らし、従業員のエンゲージメントを高め、人的資本管理（HCM）システムとの統合もスムーズに行えます。
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