Kwik Trip

課題

Kwik Tripは、ミネソタ州、アイオワ州、ウィスコンシン州に640の小売店舗を持つ家族経営の企業です。乳製品、ベーカリー、輸送部門を擁し、コンビニエンスストアで生鮮食品と燃料を提供しています。

21,000人の従業員のプロセスやファイルの管理を担当する Kwik Trip の 人事 部門は、一元化された共有サービスにより、多忙を極めています。

ハイランドのOnBaseプラットフォーム を導入する前は、紙のファイルの管理が難しく、オフィススペースを占有しすぎていました。煩雑なプロセスと不十分な文書保存システムにより、従業員のファイル管理には労力がかかり、非効率的でした。

解決策

Kwik Tripの人事部門は、業務の合理化に向けてサポートを必要としていました。買掛処理 部門にOnBaseをすでに導入していた同社は、人事部門にも導入することでファイル管理を改善し、透明性を高めることができると考えました。

OnBaseを使用することで、人事担当者全員が同じ情報にアクセスして表示できるようになりました。

「OnBaseは、人事部門のすべてのサブ機能を 従業員情報の単一ビュー で提供する中心的なユニットです。以前、これらのサブ機能は非常にサイロ化されていました。文書が誰かの机上に4日間も放置されていた可能性もありました。OnBaseは、適切な時間枠で文書の可視性を提供してくれました」と、Kwik TripのOnBase管理者、Sarah Jilk氏は述べています。

さらに、人事部内の各ユニットには、OnBaseに組み込まれた独自のカスタム検索があり、必要な特定のファイルに即時にアクセスできます。

98種類の文書を扱う人事部は、同社最大の文書保管庫です。文書をすべてデジタル化したことで、これまで文書を配置していた部屋は、従業員用のワークスペースに生まれ変わりました。

同社には、人事プロセスをすべて紙で行っていた というもう一つの問題がありました。たとえば、新入社員用の書類が各店舗からトラック便で送付され、書類の受け取りに必要以上に時間がかかったり、悪天候で配達が妨げられたりすることでした。

Kwik Trip氏は、そうした状況から店舗スキャンシステムを展開しました。

「全店舗にスキャナーを設置し、FTPのスイーププロセスを使って5分以内に店舗からOnBaseに文書を取り込んでいます。多くのシステムを導入していますが、すべての書類をOnBaseで管理することで、より簡単に業務を進めることができます」とJilk氏が語っています。

マイレージの払い戻しやステータスの変更など、従業員からの依頼は、シンプルで標準化されたオンラインフォームを使用して実行できるようになりました。その結果、処理が高速化されただけでなく、Kwik Tripの人事部門は5つのMicrosoft Accessデータベースを廃止することができました。

文書保有とファイル管理 は改善された他の大変重要な機能です。

「システムを更新したことで、ようやく消去を効果的に行うことができました。今では、文書保存のルールを作成し、期限を過ぎた文書を自動的に消去できるようになりました

OnBaseの新機能 を使いこなすには、同社のプレミアムトレーニングの利用が簡単だということがわかっています。非常に効果的なトレーニング動画を提供しています。新しいユーザーは、まったく手助けを借りずに、フォームを作成したり、プロセスを変更したりができます」とJilk氏が語っています。

Kwik Tripのオンプレミス型OnBaseソリューションには、従業員の機密情報を含む200万件もの人事文書が保管されています。OnBaseに組み込まれた役割ベースのセキュリティにより、人事機能に基づいて、ユーザーごとに異なる文書へのアクセスが可能になります。たとえば、差し押さえやI-9文書には役割ベースのセキュリティが使用され、社内の4人のみがアクセスできるようになっています。

「情報セキュリティーに対する信頼が100％高まりました」とJilk氏が語っています。

優位性

文書へのアクセスを一元化

人事の各分野の従業員は、文書にアクセス し、処理状況をリアルタイムで確認することができます。

記録管理のサポート

人事部は、文書保有ポリシーを設定して、情報が必要以上に長く保有されないようにすることができます。

リスクの削減

役割ベースのセキュリティにより、適切なアクセス許可を持つ従業員のみが特定の文書にアクセスするよう簡単に設定できます。