政府機関におけるECMの未来：最新のコンテンツサービス

ECMが生まれた当時は、業界ではデジタルソリューションは「ドキュメントイメージングソフトウェア」に分類されていました。その後、検索と表示機能が加わり、「文書管理ソフトウェア」へと進化しました。さらにソリューションはより複雑に発展し、企業全体のコンテンツのライフサイクルを把握し、ワークフローツールの活用によって申請やフォームなどの書類を最適にルーティングできるようになりました。このような経過を経て、「文書管理」が「エンタープライズコンテンツ管理」になりました。

進化は、とどまるところを知りません。2016年、テクノロジー分野の調査と助言を行うガートナー社は、「エンタープライズコンテンツ管理（ECM）」という用語の代わりに、「コンテンツサービス」を支持すると発表しました。同社は、「これからは、ユーザーやシステム、アプリケーションによるコンテンツの使用を取りまとめる一連のサービス群として、コンテンツの管理が実践されていくだろう」と述べています。

ガートナー社の決定は、政府機関の組織内外におけるコンテンツの作成、使用、共有の方法に大きな変化をもたらしています。

組織は主にECMを使用して紙の文書を電子情報に変換し、従業員に配布していましたが、デジタル政府はより包括的なコンテンツサービスを必要としています。政府機関は、単一の文書リポジトリを必要としていません。複数のリポジトリからコンテンツを収集して異なるアプリケーションを連携させ、ITのスプロール化（無秩序な分散）を最小限に抑えることができるローコードプラットフォームを必要としています。

業務を効率良く行う上で必要な情報をまとめて見られるようにする必要があります。Salesforce、PeopleSoft、SAPなど、ユーザーが日常的に使っているアプリケーションでそれができるのが理想的です。また、政府ファイアウォールの外側で関係者や地域住民などとコンテンツを安全に共有する方法も必要です。

ガートナーは、市場をより包括的なコンテンツサービスに再定義する方針を転換しています。つまり、時代遅れのECMシステムを置き換える準備ができている機関は、コンテンツ、処理、案件を管理するための幅広いサービスを提供し、クラウドまたはオンプレミスで展開可能な真のエンタープライズ情報プラットフォームを探す必要があります。

プラットフォームに求められる条件：

• 他のシステムと連携し、それらを統合することで、社内に残るレガシーシステムの負債を減らすこと
• 規模の大小を問わず、あらゆる部門のニーズに対応
• コアアプリケーションと統合し、ユーザーが使い慣れたアプリケーションから関連ドキュメントを取得できるようにすること
• オンプレミスやクラウドなど、柔軟な導入オプションを提供

ECMからコンテンツサービスへの移行は、企業全体のコンテンツのストレージに焦点を当てることから、組織内外の個人やチームによるコンテンツの積極的な使用への移行を意味します。

ガートナーのレポート Reinventing ECM: Introducing Content Services Platforms and Applications では、「もはや、企業向けのコンテンツのストレージに限定されるものではなく、社内外の個人やチームがどのようにコンテンツを使用して、ビジネスプロセスでそのコンテンツを作成、コラボレーション、共有、変換、活用してインサイトを得るのかを検討することが重要になっている」と述べられています。

古いECMから最新のコンテンツサービスアプローチに移行するための最初のステップは、お客様ご自身や従業員、地域住民が情報をより適切に活用できるようにするための慎重な決定を行うことです。そのためには、戦略的な分析を行い、現在利用可能なコンテンツサービスツールと、情報ライフサイクルのどこにギャップがあるかを判断する必要があります。

最新のコンテンツサービスツールには、次のようなものがあります。

• オムニチャネルキャプチャ
• スキャナ、電子メール、モバイルデバイス、データベース、業務アプリケーションなど、あらゆるソースからデジタルおよび紙のコンテンツをキャプチャします
• 関連データを自動的に検索して抽出し、コアシステムにシームレスに統合します
• ドキュメントの種類を正確に識別し、キャプチャ時に情報を分類します
• クラウドベースの文書管理
• リモート、ハイブリッド、または現場の従業員をサポートし、いつでもどこでもクラウド内の情報にアクセスできます
• 組織全体のコンテンツを一元化、整理、最適化することで、ユーザーは必要な情報を必要なときに見つけられます
• インテリジェント/プロセスオートメーション
• 関連コンテンツを適切なワークフロー、システム、担当者に自動的にルーティングします
• タスクを合理化してレビューと承認のタスクを迅速化し、意思決定を促進します
• ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）を使用して、定型的で反復的な手作業を自動化することで、スタッフがより価値の高い作業や例外業務に集中できるようにします
• 迅速なアプリケーション開発
• ローコード/ノーコードのアプリケーション開発でソリューションの市場投入を迅速化します
• オープンソースプラットフォーム、ポイントアンドクリック設定、再利用可能なコンポーネントとサービスにより、コストのかかるカスタムプログラミングを行わずに、アプリケーションをより迅速かつ簡単に導入できます
• フェデレーションとインプレース記録管理
• 一括移行を行わずに、単一のユーザーインターフェイスからシステム全体のコンテンツの検索と管理が可能
• ユーザーによる導入を合理化し、効率を向上
• 部門全体のコンプライアンスを推進

代理店がギャップ分析を完了し、適切なコンテンツサービス・プラットフォームを実装したら、チームはソリューションに取り組み、継続的なプロセスの改善のための洞察を得る必要があります。このアプローチは、デジタルファーストの世界でモダナイゼーションの目標を達成しながら、将来を見据えた運用を支援します。

コンテンツサービスというパラダイムシフト（認識や思想の変化）は、画一的な過去のECMシステムから行政機関を解放する可能性を秘めています。コンテンツサービスでは、それぞれのビジネスニーズに合わせてアプリケーションやコンポーネントを選び、あらゆるものを結びつけることができるのです。

コンテンツサービス・プラットフォームにより、組織は次のことが可能になります。

• コンテンツの場所に関係なく情報を活用します
• ワークフローやケース管理ツールに移動し、重要なプロセスを推進します
• 従業員がすでに作業しているコア業務アプリケーションのコンテキスト内に表示します
• 政府・自治体の内部、外部を問わず、他の人と安全に共有します
• 世界中のどこにいても、デスクトップ、ノートPC、モバイルデバイスで作業しているユーザーにお届けします

今日のデジタルコネクテッドな世界では、コンテンツサービスにより、政府機関は従来の働き方をモダナイズし、市民やスタッフの進化する期待に対応し、真のデジタルトランスフォーメーションに向けて取り組むことができます。コンテンツサービスの活用をぜひご検討ください。