PharmaCordについて：PharmaCordは、処方プロセスの迅速化に尽力する患者サービス企業であり、医療の複雑な状況に革新的なソリューションを提供することで知られています。
ハイランド製品：Hyland IDP
連携システム：PharmaCord Lynk（独自開発）、Hyland OnBase
主な成果：
PharmaCord は、専門治療薬を必要とする患者の処方プロセスを簡素化することに注力する患者支援サービス企業です。Hyland IDP を活用することで、PharmaCord は登録プロセスを迅速かつ合理化し、患者が必要な治療薬を遅延なく受け取れる体制を実現しました。
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ヘルスケア分野で事業を展開する組織として、PharmaCordは大量の文書を処理することに慣れています。新しい処方箋の登録と承認のケースには、患者、医師、保険会社、その他多くの組織から提出される多数の書類が含まれます。
1 日あたり数千件に及ぶ書類の手作業での確認とデータ入力
これまで、これらの受信書類の処理はほとんど手作業で行われていました。書類はメールの添付ファイルやファクスなどでデジタル形式で届いていたにもかかわらず、従業員が一つひとつ確認し、必要に応じて分類・仕分けを行い、キーワードやその他のメタデータを手動で付与する必要がありました。それらの作業が完了した後、従業員が書類を PharmaCord 独自のケース管理システムである Lynk に取り込むために転送し、その後、別の担当者が該当する患者ケースに書類を添付し、書類の内容を PharmaCord のリポジトリである OnBase に手動データ入力していました。
手作業による処理の課題の一つは、膨大な数の書類が日々届くという点でした。1 件の登録申請には、30 種類以上の書類やフォームが必要になることもあり、医療記録、処方箋、検査結果から、本人確認書類、収入・納税証明書、保険の承認書類や事前承認書類に至るまで多岐にわたります。書類中心のプロセスであるため、PharmaCord の従業員が 40 を超える処方プログラムにわたって、1 日に 2,000～3,000 件の書類を分類・仕分けすることも珍しくありませんでした。
受付書類は、複数の種類の書類が混在した 1 つのファイルで送られてきました。
もう一つの課題は、受信する書類が複数の文書をまとめてスキャンした 1 つのファイルとして届くことが多く、それらを個別に分割し、正しく分類するには多大な労力が必要だったことです。
詳しく見る｜Hyland IDP でできること
季節要因による大幅な処理件数の増加
毎年の患者再登録期間には、処理件数がほぼ倍増する大幅な季節的増加も繰り返し発生しており、これが恒常的な課題となっていました。この対応のために、PharmaCord はすでにコストのかかるプロセスにさらにリソースを投入する必要がありました。
処理エラーは避けられませんでした
最後に、文書処理エラーを減らしたいという要望もありました。毎日処理される文書の量と種類を考慮すると、最も優秀な人間の作業員であっても単純なミスを犯す可能性があり、それがやり直しを引き起こし、患者が必要な医薬品を受け取るまでに遅れが生じることがあります。
— PharmaCord 情報技術部門バイスプレジデント Aaron Seamans 氏
このタイミングで、PharmaCord の IT 部門はインテリジェント・ドキュメント・プロセッシング（IDP）ソリューションの検討を開始しましたと、PharmaCord 情報技術部門バイスプレジデントの Aaron Seamans 氏は語ります。すでにハイランドの OnBase ECM ソリューションを導入していた PharmaCord は、その AI 学習機能に感銘を受け、最終的に Hyland IDP の採用を決定しました。
「このソリューションの学習機能は、大きな選定要因のひとつでした」と Seamans 氏は語ります。「私たちが求めていたのは、さまざまな書類タイプを学習するだけでなく、それぞれのタイプ内のバリエーションも継続的に学習し、時間とともに精度を高めていけるソリューションでした。Hyland IDP はまさにそれを実現してくれます。」
Hyland IDP により、PharmaCord はドキュメントの分離、分類、データの抽出と OnBase への入力を自動化し、患者登録プロセスを加速できます。
書類処理を高速化
PharmaCord が Hyland IDP に投資した主な理由の一つは、ドキュメントの処理時間を短縮することでした。現在もシステムは学習を続けており、PharmaCord では品質管理のために手動でバッチレビューを行っていますが、すでに全体のプロセスで最大 40% の時間削減が確認されています。
システムが完全にトレーニングされ、一括レビューを省略できるようになれば、プロセスはさらに迅速になります。
「これまで手作業で 20～30 分かかっていた複雑な書類も、Hyland IDP を使えば約 5 分で処理できるようになりました」と Seamans 氏は語ります。
Hyland IDP は、個々の書類を正確に分類するだけでなく、混在した書類パケットも効果的に分割します。
— アーロン・シーマンズ氏、情報技術担当副社長、PharmaCord
需要に応じてスケール可能
以前は PharmaCord がプロセスにリソースを追加する必要があった季節的なボリュームの変動が、現在ではシームレスに処理されています。Hyland IDP は、速度を落とすことなく、数千の文書から数万の文書まで容易に拡張できます。
従業員の業務体験を向上
PharmaCord の一部のユーザーは当初、このソリューションが複雑なドキュメント処理タスクを処理できるかどうか懐疑的でしたが、今では信じるようになりました。Hyland IDP は使いやすく管理しやすいだけでなく、従業員を面倒なデータ入力作業から解放し、より多くの時間とエネルギーをケース管理や患者とのやり取りに充てることができます。
大きな変化をもたらす取り組み
PharmaCord は専門治療薬の取得を支援しているため、スピードが常に重要です。必須文書をシステムに迅速に取り込むことで、承認プロセスの開始もそれだけ早くなります。
「患者さんの生活の質はこれらの治療薬にかかっています。待ち時間を数時間でも短縮できるのであれば、それは非常に大きな意味があります」と Seamans 氏は語ります。
PharmaCord が最初に Hyland IDP を導入したのは、40 を超える登録プログラムのうちの 2 件に限定されていました。Hyland IDP の有効性が確認されたことから、PharmaCord は今後、他のプログラムへの展開を開始する予定です。
Seamans 氏と彼の部門は、ケース作成、CRM 統合など、登録プロセスで他に何を自動化できるかについても検討しています。
「このソリューションで実現できることに限界はありません」と彼は語ります。
Hyland IDP は、書類の取り込みと処理の自動化、AI駆動型の文書分類、インテリジェントなデータ抽出を実現します。
