ストーリーハイライト
NASAラングレー研究センターについて：NASAラングレー研究センターは、約200の施設で構成され、3,400人の公務員および契約社員が勤務しています。
Hyland製品：Alfresco
主な成果：
- 800を超えるサイトの移行に成功旧式のaeroCOMPASSシステムから、安全でモダンなコラボレーション環境へ移行し、使い慣れたユーザーエクスペリエンスを維持しました
- 400人以上のユーザーが2.5TBの情報を管理導入以降、ユーザー利用率が20%増加しました。
- 管理負担を解消担を排除しオープンソースのライセンスモデルにより、個々のユーザー管理に伴う管理業務を削減し、利用拡大に応じたシームレスなスケーリングを可能にしました
- セキュリティ機能を強化サイトレベルでカスタマイズ可能な機能と統合認証システムにより、機密性は高いものの非機密指定のデータを安全に保護します
- シームレスなコラボレーションを実現安全なアクセス制御により、NASAの社内チームと、ロッキード・マーティンのエンジニアなどの外部パートナーとの円滑な連携を可能にしました
課題
NASAラングレー研究センターでは、航空機や宇宙船の安全性や効率性を高めるための何百ものテストを毎年実施しています。これらの試験は、エンジニア、研究者、技術者、マネージャー、クライアントの各チームによって実施され、チーム間でアイデアを共有し、お互いの試験結果を確認できるようにする必要があるため、非常に協力的に行われます。
NASAには、「aeroCOMPASS」と呼ばれる独自の共同作業用ポータルがあり、ラングレー研究センターは、このポータルを使用してチーム別のサイトを作り、文書やメモ、その他の研究資料を共有しコメントを付けています。しかし、使い始めて10年が経過した頃からaeroCOMPASSソフトウェアが時代遅れとなり、NASAの厳しいセキュリティ基準を満たせなくなりました。
800以上のサイトを使用しているNASAは、aeroCOMPASSを同様の外観を持ちながら、よりセキュアでモダンなアーキテクチャを採用した新しいコラボレーションおよび文書管理環境に移行する必要がありました。
私たちのシステムには、研究者、ロッキード・マーティンのエンジニア、そしてチームを作りたいと考えている研究者など、さまざまなユーザーが全国各地からアクセスしています。彼らがシステムに戻ってきた時には、すべての書類や調査資料がそこに待っています。
— Research Directorate、ITアーキテクト、David Cordner氏
解決策
Hyland Alfrescoは、NASAのユーザーに、aeroCOMPASSで慣れ親しんだコラボレーティブなチームサイトを提供し、さらにセキュリティと機能を追加しています。ユーザーは、自身専用のダッシュボードを使って、担当しているプロジェクトサイトに追加された新しい文書、画像、動画や、チームの他のメンバーの作業を簡単に確認することができます。
チームサイトでは、項目や活動の一覧を作成して他のメンバーと共有できます。Alfrescoのオープンソースソフトウェアコードにより、NASAのIT部門は、独自のニーズに合わせてソリューションを簡単にカスタマイズすることができました。カスタマイズされたユーザーインターフェイスがエンドユーザーにとって馴染みのある外観や使い勝手を持っているため、ソリューションの導入は迅速かつ容易に進みました。
このプラットフォームはNASAのOpenSSO/OpenAM認証システムと統合されており、ユーザーはシングルサインオン技術を利用してaeroCOMPASSサイトにアクセスできます。NASAラングレー研究センター外部のユーザーは、NASAのアカウント管理システムと認証システムを使ってチームサイトに招待されます。これにより、NASAラングレーはユーザーが機密情報にアクセスするための適切なセキュリティ権限を持っていることを確認できます。
Alfrescoは機密情報の管理には使用されていませんが、NASAは機密ながら未分類のデータ（SBU）の管理にAlfrescoを使用しています。これらのサイトには、管理者が特定のページに「SBU」という黄色のバナーを追加できる機能があります。これは、閲覧している情報が機微な情報であることをユーザーに知らせるためのものです。
「管理者がサイトレベルでカスタマイズできることは、とても助かっています。何百ものサイトのメンバーとなっているユーザーは、常にさまざまなのサイトを移動しますから、このカスタマイズ機能を使えば、ユーザーがどのサイトを閲覧しているかを示すことができます」と、NASAのラングレー研究センターの主任ITアーキテクト、Dave Cordner氏は述べています。
優位性
執筆時点で、Alfrescoのリポジトリはドキュメントライブラリに2.5 TBの情報を保存し、400人以上のユーザーがプラットフォームにアクセスしていました。これは、2年前に最初に導入されて以来、ユーザーの採用率が20％増加したことを意味します。
「研究者、ロッキードマーチンのエンジニア、チームを作りたい研究者など、あらゆるところからユーザーが集まっています。彼らがシステムに戻ってきた際には、作業していた書類や資料がすべてそこにあるので、いつでも作業を再開できます」とCordner氏が語っています。
Alfrescoを使用するもう1つの大きな利点は、オープンソースの柔軟性とライセンスモデルです。これにより、管理者は個々のユーザーを管理する負担から解放されます。これが時間の節約につながり、ユーザーは必要な時にいつでも共有しているコンテンツにアクセスできます。
「個々のユーザーを管理する必要がないのは、素晴らしいことです。忙しい時は簡単にユーザーを増やして、サポートパッケージもアップグレードできます」とCordner氏が説明しています。
将来的には、Alfrescoをモバイルテクノロジーと統合し、iPad、iPhone、Androidタブレットなどのモバイルデバイスからのリモート機能やアクセス性を向上させることを目指しています。現在、NASAのシングルサインオン環境および認証プロセスにより、ユーザーはモバイル機能を十分に活用できていません。
「当研究センターのエンジニアや研究者がAlfrescoを利用するのは、チームでの共同作業がしやすいからです。個人的なファイルはデスクトップに置き、チーム用の書類はAlfrescoに置くことができるので、管理がシンプルになり、全員の作業を効率化できます」とCordner氏は述べています。
