インディアナ州立大学
有名大学はHyland Automateを活用して、フォーム収集の近代化、業務効率の向上、学生体験の改善を図っています。
ストーリーハイライト
インディアナ州立大学について：キャンパス運営のモダナイゼーションと、学生および職員の体験向上に取り組む、評価の高い公立大学です。
Hyland製品：Hyland Automate、Hyland Perceptive Content
主な成果：
- 動的フォームを活用して、財政援助の運営を革新デジタル署名や、リアルタイムで適応する条件付きフィールド表示を備えています
- レガシーシステムの制約を解消静的ドキュメントを、既存インフラとシームレスに統合する、拡張可能なクラウドネイティブソリューションに置き換えました
- 部門横断で運用効率を向上ワークフローの合理化と、エンドツーエンドのプロセス自動化を実現しています
- 財務支援を超えて、財務部門やその他の部門まで全学的な展開を可能に
- 学生、保護者、職員のユーザー体験を向上直感的でレスポンシブなフォームテクノロジーにより実現しました
課題
インディアナ州立大学（ISU）は、キャンパス運営の近代化と学生およびスタッフへのサービス向上のために、しばしば外部の支援に依存していました。しかし、このアプローチは効率よりも遅延を引き起こす可能性があります。大学は最新のセキュリティと機能を必要としており、その結果、ホットフィックスやアップグレードの頻度が増え、時間がかかり、ユーザーにとって不満の原因となっていました。学生の学資援助データは、従来のフォームソリューションを通じて入力され、学生の保護者によって検証され、静的な文書として存在していたため、収集後の利用が制限されていました。
大学は、既存のシステムに簡単に実装および統合でき、スムーズなエンドツーエンドのワークフローを自動化して促進するための拡張可能なソリューションを必要としていました。
妨げとなっていたのは、以前のシステムでした。フォームの静的な性質と SIS との統合の課題は、特に学資援助といったペースの速い環境において、重大な障害を引き起こしました。私たちは、私たちと共に成長できる、よりダイナミックなソリューションが必要だと認識していました。
— インディアナ州立大学のアプリケーションシステムマネージャー、ジュリー・カッフル
解決策
これらの課題に対処するため、ISUはダイナミックで応答性の高いフォームを提供できるシステムと、既存のインフラストラクチャとシームレスに統合できる機能を求めました。ISUはすでにPerceptive Contentを使用し、その信頼性を評価していたことから、クラウドネイティブな導入と統合機能を理由にAutomateを選びました。
Automateのクラウドネイティブアーキテクチャは、アクセシビリティとスケーラビリティを提供し、Perceptive Contentとシームレスに統合することで、大学の運営を合理化するために不可欠なコンテンツ管理の統一的なアプローチを可能にしました。ISUのアプリケーションシステムマネージャーであるJulie Cuffle氏は次のように述べます。「Hyland Automateは、既存システムとのシームレスな統合を提供するだけでなく、プロセスの近代化に必要な柔軟性とサポートも提供してくれたため、理想的なソリューションだと考えました」
自動化により、ユーザーはデジタル署名オプションを用いて動的フォームを作成することが可能になりました。条件付きフィールド表示により、フォームはユーザーの入力に基づいてリアルタイムで適応し、申請者のプロセスをさらに最適化します。
ハイランドチームからの直接サポート（自動化をご利用のお客様がご利用可能）により、ISU は導入の障害をスムーズに克服し、新システムの拡張性と信頼性を高め、ハイランドとのパートナーシップに対する信頼を築くことができました。
AIを使用してコンテンツ中心の自動化を構築、展開、管理する
Hyland AutomateはAIを活用してエージェント型のプロセス自動化とオーケストレーションを実現し、複雑なプロセスを簡素化し、手作業を減らし、業務効率を高めます。
Automateを活用することで、基幹業務システムと容易に連携し、デジタルコンテンツとワークフローの管理方法を変革できます。
Automateで可能なこと優位性
大規模な効率性
Automateへの移行により、ISUの業務は革命的に変わりました。デジタル署名を備えた動的フォームが可能になり、ユーザーエクスペリエンスが大幅に向上し、学資援助部門の効率が大幅に改善されました。
ISUのプログラマーアナリスト、Carol Wiemuth氏は次のように述べています。「Hyland Automateにより、フォームとプロセスの管理方法が一変しました。効率の向上が見られ、これはまだ始まりに過ぎません。今後、より多くの部門でAutomateを活用することを楽しみにしています」
レガシーの課題を解決
Automateは、ISUのレガシーフォームソリューションに関連するサポート、機能、統合といった重要な課題に対処します。
レガシーシステムは柔軟性に欠けることが多く、ユーザーは入力に応じてフィールドを簡単に適応させることができず、それが非効率性やエラー率の増加を招きます。
Automateは、汎用性とカスタマイズ性の向上のための基盤を整えます。
「条件付きフィールド表示により、ワークフローが大幅に改善されました」とWiemuth氏は述べました。今では、ユーザーの応答に基づいてフォームを動的に変更できるようになりました。これは以前は不可能でした。これにより、プロセス全体がよりスムーズで効率的になりました。」
さまざまな業務アプリケーションとシームレスに接続するAutomateを利用すれば、企業はプロセスサイクルを完全に完了することができます。
