ワークフローとは何か、なぜ重要なのか？

ワークフローとは？

ワークフローは、ビジネス目標を達成するために必要な一連のステップのことで、図やチャートによって視覚的に概説されます。ワークフローは、より透明性が高く、効果的で、ROIまでの時間を短縮するために、ビジネス全体で使用されています。

ワークフローの3つのコンポーネント

ビジネス機能やそれぞれの最終目標によって、ワークフローのタイプは異なります。ただし、優れたワークフローには3つの要素が不可欠です。3つの要素は、以下のとおりです。

• 入力：このプロセスのステップを完了するために不可欠なリソース (文書、フォームなど)、ツール、または従業員のいずれかを含むワークフローを開始します。
• 変換：入力からトリガーされるすべてのアクションと、出力につながる変更です。
• アウトプット：変換の結果です。または、出力は今後のワークフローの次のステップの入力として使用できます。

ワークフロータイプ

ワークフローの複雑さに応じて、ワークフローは3つの主要なカテゴリに分類できます。これらは、シーケンス、ステートマシン、およびルール主導型のワークフローです。

• シーケンスワークフロー はチャートベースで、特定のビジネスタスクの完了は前のステップによって異なります。
• ステートマシンワークフロー は、ワークフローのステップ間を行ったり来たりすることができ、多くの利害関係者が関与するプロセスや、主要な意思決定者からのフィードバックに依存するプロセスでよく見られます。
• ルール主導型ワークフロー は、成功を判断するためのさまざまな複雑なツールを備えたシーケンシャルワークフローに基づいて実行されます。

ワークフロー、プロセス、チェックリストの違い

ワークフローは、タスクを完了するために必要な、マップされた反復可能な一連のステップのことです。プロセスは、より大きなビジネス目標を達成するために、特定のワークフローや手順がどのように機能するか説明するもので、チェックリストは実行するタスクの簡単な要約にすぎません。

自動ワークフローと手動ワークフローの違い

手動ワークフローでは、各ステップは人間の関与によってのみ進行できます。一方、自動化されたワークフローは、プロセス自動化テクノロジーを使用してタスクを割り当て、文書をルーティングします。自動化されたワークフローは、手動のワークフローよりも迅速かつ正確です。また、プロセス自動化テクノロジーを利用して、タスクの割り当てや文書のルーティングをより迅速に行い、プロセスを停止させる手動の反復ステップの必要性を最小限に抑えます。

機能や組織をまたぐワークフローの例

ワークフローにより、部門やビジネス機能全体にわたって、正確かつ迅速な意思決定が可能になります。日常業務では、次のようなプロセスを簡素化するために実行されます。

人事や従業員オンボーディング

手作業で繰り返される管理業務により、人事部 は紙書類を探し回ったり、システム間を行ったり来たりする苛立つプロセスに陥ってしまいます。ワークフローの自動化により、人事部は、以下のような業務を簡素化できます。

• 新入社員のオンボーディング
• 新入社員の育成
• 年次休暇申請の承認または拒否
• ハラスメント申し立ての管理
• 安全事故の調査
• 従業員の書類確認の簡素化

ITサービスの依頼

ITチームの業務を容易にするために、接続されたワークフローシステムを使用すると、必要なすべての重要情報を完全に把握しながら、問題を解決したり、アップデートを迅速に展開したりできます。

買掛処理

紙の請求書の処理はますますコストがかかり、手作業のデータ入力が加わると、そのコストは倍増します。ただし、自動化された請求書ワークフローは、組織全体の適切な利害関係者の手に正確な情報を提供し、確認されたデータがそれぞれの財務システムに転記される前に、より迅速なレビューと承認を行うことができます。買掛処理の取り組みに固有の ワークフローの展開では、以下が可能です。

• 組織全体で買掛プロセスを標準化して混乱を排除
• 電子データ収集ツールによるペーパーレス化
• 遅延を最小限に抑え、情報への迅速なアクセスを実現

ワークフローチャートとは？また、作成方法は？

ワークフローチャート (ワークフロー図とも呼ばれる) は、タスクを正常に完了するために実行する必要がある一連のステップをグラフィックで表したもので、何をどの順序で実行する必要があるかという詳細が示されます。

ワークフローチャートとはどのようなものですか?

ワークフローチャートを作成する際のベストプラクティスは次のとおりです。

1. 最初のワークフロートリガーを絞り込み、その後に正常に完了したタスクがどのように見えるかを絞り込みます。
2. 最初の「トリガー」から分岐し、タスクの開始から終了までの後続の各ステップをマッピングします。
3. 必要なリソースを特定して概説します。これらは、プロセスを加速する文書、担当者、または重要な意思決定者の形で提供できます。
4. ワークフローの実行：より迅速に完了させるには、ワークフローの潜在的なボトルネックを特定し、発生した場合の代替案を検討し、プロセスが継続されるようにします。
5. ワークフローに自動化を導入して生産性を高め、エラーが発生しやすい手動入力のリスクを排除します。

ワークフロー管理システムとは？どのように機能しますか？

ワークフロー管理はプロセスを自動化し、作業者間で作業を効率的に共有し、それぞれのスキルと職務に最適なタスクをマッシングさせます。

たとえば、 高等教育 の入学審査では、大学入学願書がワークフロー自動化ソフトウェアに入力された後、適切なスタッフに電子的にルーティングされます。その場合、仕事量、専門分野、その他大学が決めたルールに基づいて行うこともあります。

成績証明書や小論文などの関連資料が添付され簡単に取得できるため、スタッフは紙の書類を探すという価値の低いタスクから解放されます。

1つのタスクが終了すると、自動的に次の担当者へ送られます。

ワークフロー管理システムのメリットとは?

ワークフロー管理システムは、次のような課題を抱える組織に役立ちます。

• 従業員が文書検索 に多くの時間を費やしている 
• 一部の従業員には大量の業務が押し寄せる一方、その他no従業員は手が空いている
• 多忙な意思決定者がプロセスのボトルネックを引き起こしている
• 従業員が最も興味深い業務、自分にとって最も価値のある業務など選り好みするため、企業目標達成の妨げになる

ワークフロー管理システムは、文書のスピーディなルーティング、効率的なプロセス、最小限の手作業をサポートするアジャイルツールにより、上記の課題を解決します。その結果、以下が可能です。

プロジェクト管理におけるリスクの軽減

効率的なワークフローにより、スケジュールの遅延を最小限に抑えます。また、組織は、ワークフローを進行させるために必要な文書を保存、共有、アクセスするための 一元化された場所 がないことに伴う生産性の損失を最小限に抑えます。

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より明確な役割定義による説明責任の向上

可視化されたワークフローを活用することで、チームメンバーは特定のシーケンスで誰が担当しているか、または単に関与しているかを容易に確認できるため、タスクの責任やいつ完了するかについて混乱することはありません。

すべての重要なミッションを透過的に監視

ワークフローのすべての重要段階を即時に調査し、チームによる完了を妨げる問題がないことを確認できます。これは、プロジェクトマネージャーが最初から最後までどれだけスムーズに進行しているかを評価する必要がある場合に大きなメリットとなります。

確実な規制遵守

確実なワークフロー証跡が各ステップの概要を示し、目標がどのように達成されたかを示すことで、コンプライアンスへの取り組みを支援し、組織全体で透明性のある説明責任を実現します。

質の高いカスタマーサービスエクスペリエンス

ワークフローの自動化 を導入する組織では、従業員が手作業から解放され、より良いカスタマーエクスペリエンスの提供など、より価値の高いタスクに集中できます。