ビジネスプロセス管理 (BPM) とは?

ビジネスプロセス管理 (BPM) は、チームの効率とビジネスの競争力を維持する方法論です。

明確な手順がない組織では、業務が遅延したり、セキュリティが脅威にさらされたりするだけでなく、プロセスの混乱によって収益に影響が出ます。適切なBPM戦略を取ることで、チームは時間通りに責務を果たし、より迅速な結果を出すことができます。

ビジネスプロセス管理とは？

BPMとは、組織における特定プロセスを作成、最適化、実装、および評価することです。

BPMの規律は、反復的、継続的、予測可能な業務活動に適用できます。BPMを使用すると、組織はこれらの活動を簡素化できるため、チームはビジネスのマイルストーンを達成し、エラーのコストを削減し、優れたカスタマーエクスペリエンスを提供できます。

BPMは、組織がさまざまな部門や機能でビジネス目標を達成する上で役立ちます。これらには以下が含まれます。

• 買掛処理と売掛処理：請求書のレビューと承認を加速化し、目に見える監視と簡単なフォローアップで支払い遅延を削減
• 人事：新入社員のオンボーディング、文書ルーティングの自動化
• コンプライアンスとリスク管理：法的リスクや財務リスクの特定、内部監査チームへの通知による問題の追跡と解決

BPMライフサイクルステップについて

BPMライフサイクルを理解することは、独自の成長志向の戦略を展開するために不可欠です。BPM ライフサイクルは、目的のビジネス成果を達成するために順番に完了する必要がある5つの段階に分割されます。

1. 設計

BPMライフサイクルの設計段階では、特定のプロセスが現在どのように実行されているかを徹底的に調べます。

たとえば、経営陣が従業員やチームに面談して、依頼の承認、請求の管理、支払いなどを理解することから始めることができます。次に、目標を達成するために必要な文書、人材、リソース、およびさらなる行動を観察します。これはまた、プロセスを遅延させているすべての課題に注意する時でもあります。

2. モデリング

観察を終了すると、モデリング段階に入ります。モデリング段階は、プロセスに関連するすべてのステップの視覚的な図で示すことです。

これは、タスクの開始から終了までを描画し、最良の結果をもたらすように最適化する方法を示します。チームは経営陣と協力して、潜在的なボトルネックやパイプラインで発生する可能性のあるシナリオを強調するプロセスモデルを作成できます。

3. 実行

プロセスモデルの実行は、新しいフレームワークが編集され、改善され、実装の準備が整った後に行われます。

多くの組織では、BPMライフサイクルのこの部分を、制御された設定で小規模なチームがプロセスをどのように実行するかテストするために使用します。BPM担当者は、変更しているワークフローを正確に文書化し、すべての関係者 (顧客、サプライヤー、従業員、サービスプロバイダーなど) にすべての変更を通知して、ビジネスの継続性を確保する必要があります。

4. 監視

BPMライフサイクルの監視段階は、経営陣、チーム、およびその他すべての利害関係者が定期的に集まり、プロセスがどのように実行されているかをフォローアップするためのものです。

組織は、監視段階において、新しいワークフローのボトルネックや予期しないワークフローのボトルネックを特定できます。ここから、チームは、何がうまくいかなかったか、どの段階でこれらの問題が発生したか、または特定の従業員がアクティビティの実行方法を再評価する必要があるかどうかについてのデータを収集することに焦点を当てるべきです。

5. 最適化

最後に、各部門は概説されたビジネスプロセスの 最適化 に関心を移すことができます。

プロセス計画を最適化する場合、収集したすべての情報、レポート、メトリクスを考慮して、効率を大幅に改善できます。BPMは、ビジネスプロセスを改善し、組織の現在の要求に適応させるために継続的な評価を必要とするため、「設定して忘れる」という戦略ではないことに注意してください。

詳細｜ハイパーオートメーションとは？

ビジネスプロセス管理システムの種類

ビジネス目標の複雑さやチーム構成に応じて、実装するBPMテクノロジーのタイプを選択できます。最も一般的な3つのBPMは、次のとおりです。

文書指向

文書中心のBPMシステムは、契約書や合意書のレビュー、承認、編集、署名、共有 、管理に適用されます。

文書中心のプロセスは、ワークフローの自動化 を使用するBPMシステムからもメリットを得ることができます。チームは、デジタル文書のステータスを完全に可視化し、適切なファイルを適切なユーザーに電子的にルーティングし、従業員が収益重視の活動に集中できるようにすることができます。

人間指向のBPM

人間指向のBPMには、実質的な人間の介入と重要な意思決定スキルが必要です。この場合、組織は従業員が操作できるほどユーザーフレンドリーなBPMシステムを検討する必要があります。

人間指向のBPMは、採用プロセスの計画と実行する人事部門に引き続き関連しています。この一連の活動は、ビジュアルインターフェイスを使用して新規採用を依頼する部門リーダーから始まります。依頼とそのすべての関連情報 (ポジションの種類、職務など) は上級管理職に伝えられ、最終的には人事部に送られ、候補者のスクリーニングが開始されます。

統合指向のBPM

統合指向のBPMは、さまざまなネットワーク、ツール、システム間のシームレスな接続を詳述します。

統合ベースのBPMを使用する必要があるチームは、複雑な操作の実行に苦労することがよくあります。これは、従業員がソフトウェア間を行ったり来たりしたり、複数のシステムでデータを複数回入力したりしなければならないようなものです。統合中心のBPMでは、異種ネットワーク (CRM、ERP、給与システムなど) が、データや情報を一度に安定的に流すことを可能にします。

ビジネスプロセス管理のメリット

BPMの規範を導入することは、日々の管理業務を単純化するだけではありません。これは、さまざま規模のあらゆる業界の組織が、デジタルトランスフォーメーションに伴う需要の高まりを先取りできるようにします。BPMソフトウェアを使用する5つの主なメリットは次のとおりです。

効率性の向上

手作業や反復作業は、チームの生産性を低下させ、コストのかかるエラーやコンプライアンスリスク、無駄な時間などにつながります。非効率的なプロセスは組織の時間とコストを浪費させます。また、アドホックワークフローや時代遅れのプロジェクト管理プロセスへの依存が最終的に企業の成長を妨げます。

包括的なBPM戦略は、こうしたプロセスのボトルネックを引き起こす弱点を素早くを特定します。そこから、経営陣は新しいワークフローを作成し、予測可能なタスクを自動化して、重要なマイルストーンを迅速に達成できるよう、適切なBPMソフトウェアを使用して素早く行動を起こすことができます。BPMは、新しい目標、お客様の要求、進化する組織の優先事項、絶えず変化する規制に応じて将来的な修正を加えることで、企業が効率を維持できるようにします。

業務の透明性を向上

チームは、プロセスを可視化しなｋれば、すぐに圧倒される可能性があります。推測や手作業の追跡では、文書へのアクセス、次のステップの理解、期限の先取りなどに苦労することになります。

BPMソフトウェアを使用すれば、そのような混乱の余地はありません。権限が付与された従業員は、以下を追跡できます。

• 承認、レビュー、および契約や合意のライフサイクル全体
• レポートを作成するためのプロセス、文書、データの完全な監査可能な履歴
• 自動アラートによる重要なビジネスアクションや期限

コンプライアンスリスクの軽減

組織は、詐欺、データ漏洩、コンプライアンス問題などへの対応を遅らせることはできません。

設定するBPMソフトウェアや戦略の種類は、すべての組織プロセスに対し厳格で徹底したルールを維持できる必要があります。これは、日々発生するミッションクリティカルなタスクにビジネスルールが一貫して適用されるようにするためです。実装後、BPMにより、企業はユーザーの説明責任を高め、変化する規制に準拠し、情報セキュリティを向上させることができます。

規制されたユーザー制御とアクセス許可

ビジネス上の意思決定を迅速化するには、ファイル、データ、記録、その他の情報へのより簡単なアクセスが必要です。しかし、それはすべての従業員にすべての文書への同じアクセス権を与える必要があるという意味ではありません。

成功するBPMモデルでは、ユーザーの役割を明確に定義しています。管理者は、各ユーザーに表示される内容を制御し、情報の散乱を最小限に抑え、従業員が自分に関連する情報だけに集中できるようにします。BPMシステムは、文書へのアクセスを許可したり取り消したり、情報を制限したり、機密情報を非表示にしたりすることもできます。

ROIを最大化し、コスト削減を改善

従来のワークフローの背後には、コストを浪費する隠れたプロセスが存在する可能性があります。たとえば、紙の書類の印刷、交換、保存に大きく依存する手順は、常に維持にコストがかかります。

データキャプチャテクノロジーを導入したBPMシステムは、物理的な文書から情報を迅速に キャプチャ できるため、紙の記録に依存する必要性が最小限に抑えられます。その後の、自動化により、すべてのビジネス契約、アプリケーション、およびその他の文書のレビューや承認が加速されます。このようなエンドツーエンドのBPM手法は、新製品、サービス、アップデート、パートナーシップ、その他の収益重視の意思決定の市場投入までの時間を短縮します。

BPMを使用してデジタルトランスフォーメーションを加速

BPMは、短期的および長期的な目標に焦点を当てることで、組織のデジタルトランスフォーメーションの取り組みを主導します。これは、経営陣と各従業員が時代遅れのプロセス分析を継続し、先進的な対策を展開して業務を最適化することから始まります。企業は新たなPMを確立することで、ビジネスの競争力を維持する革新的なデジタルテクノロジーを通じて、組織の目標達成に向けて取り組むことができます。

デジタルトランスフォーメーションを加速するBPMソリューションを選択する際には、次の3つの内容をベンダーに質問してください。

• ソリューションは将来に向けた長期的な取り組みをサポートできますか? ビジネスの中断や頻繁なシステム移行を回避するには、より複雑な業務に対応できる技術力を備えたBPMソフトウェアを選択してください。
• ソリューションは、自動化をサポートしていますか? BPMソリューションが、明確なワークフローと迅速なプロセスを構築できるか確認してください。
• ソリューションは、ローコード開発で構築されていますか? ローコードアプリケーション開発により、従業員はユーザーフレンドリーで設定可能な機能を使用してシステムのアップグレードを継続的に導入できるため、カスタムコーディングや外部ベンダーから複数のソリューションを購入する必要がなくなります。

ビジネスプロセス管理における自動化の役割

BPMと ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) はどちらも、可視性、機敏性、コスト効率を必要とする組織のデジタル戦略をサポートします。では、この2つのテクノロジーはどう違うのでしょうか？

BPMは、複数のワークフローとプロセスを同時に簡素化し、全体的な効率を向上させる設計図と考えてください。一方、RPAは、プロセス内の特定のタスクを自動化して、より迅速に実行できるようにすることに重点を置いています。RPAはボットを使用して、従来、人間の従業員が実行していた管理上の時間のかかるタスクを最小限に抑えることで、従業員がより重要で戦略的なプロセスに集中できるようにします。

組織は、BPM戦略とRPA戦略を組み合わせることで、最大の効果を得ることができます。その最良の方法は、手作業で紙を多用する業務全体にBPMの規律を適用し、RPAツールを使用してそのワークフローのルールベースのステップを自動化することです。