記録管理プロセスとは？
情報のライフサイクルを管理することは非常に重要です。記録と保有の管理に適切なアプローチを確認しましよう。
記録管理とは
記録とは、国際標準化機構 (ISO) によって定義された「法的義務の履行または事業の取引において、組織または個人が証拠および情報として作成、受信、維持する情報」です。記録は、紙、デジタルファイル、写真、オーディオ録音、またはビデオの形式で、法律、財務、過去および日々の業務に関する情報が含まれます。
記録管理 には、次のようなタスクがあります。
- 記録の識別、分類、保存
- 方針、標準、ガイドラインの策定と実施
- 責任とマネージャーの割り当て
- 使いやすさの維持
- 内部および外部アクセスの提供
- 日常業務の一環としての記録管理の統合
記録管理プロセス
The records management process is the records lifecycle from creation, usage and maintenance, to destruction or archival preservation. These steps can be further explained as:
- 作成または受信：組織の取引または活動に関する文書の作成または受信から始まる記録管理プロセスの始まりです。
- 使用または変更：このアクティブ段階では、従業員が使用し配信します。記録の性質によって異なりますが、記録が非アクティブな段階に入ると使用率が最終的に低下します。
- 維持または保護：記録には適切なセキュリティ分類が適用され、それに応じてファイルキャビネットまたはデジタルプラットフォームに整理され、不正アクセスや破損から保護されます。
- 破棄または破壊：記録が非アクティブになった場合でも、方針や政府の規制に従って保有する必要があります。保有スケジュール の最後に、これらの記録は企業の方針に従って破棄されます。
- アーカイブまたは保存：一部の記録は永久に保存する必要があり、その場合はアーカイブに移動します。必要に応じて検索を容易にするために、これらの記録にインデックスを作成して検索可能にすることが重要です。
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Best practices in records management
The concepts and principles of managing records fall under ISO 15489-1:2016, which applies to management of records in any form or structure for all types of organizations over a period of time. Records management is a requirement for many governmental agencies and businesses, and provides evidence of an organization’s compliance and conduct. This serves as proof during audits and legal cases and failing to produce well-maintained records could cause fines or penalties.
Some of the principles you can put into practice for a compliant records management process are:
- Setting up a records retention policy
- Creating a records management procedure
- Managing the records database
- Implementing records management compliance auditing
- Determining disposal methods for records
Coming up with a records management plan can be overwhelming, especially if your organization has been relying on manual processes and paper files for recordkeeping.
One of the most effective and efficient methods is to look into a records management solution that gives you a complete view of your records database — both physical and digital files — with the ability to automate repetitive tasks. The security and privacy of your records can be better managed for improved compliance.