契約書管理とは

契約書管理とは何か？

契約書管理とは、書面による契約（契約書）、特に業務提携、雇用、販売に関する契約書の取り扱いに関わるすべての活動のことです。

簡単に言うと契約書管理とは、契約書に署名する前に行われるすべての作業です。これには、契約の交渉、作成、実行、サポート、分析が含まれます。

効率的な契約ライフサイクル管理（CLM）プロセスにより、組織はビジネスにおける合意や契約を次のように完全に管理できます。

• 関係するすべての当事者間の契約関係の監視
• 契約書作成時の懸念事項への対応
• 契約の変更
• 契約関係者と連携し、定められた目的を達成する

契約書管理が重要なのはなぜですか？

契約書管理では、リスクを抑えながら、組織運営と財務パフォーマンスを向上させるように最適化します。

従来、1つの契約のレビューと承認では、複数の担当者が時間のかかる反復的なタスクを実行する必要がありました。

しかし、企業が推測や手作業による追跡に大きく依存していると、手作業によるエラーや運用上のボトルネックが発生する可能性が高くなります。その結果、締め切りに間に合わせるために急いだり、契約の重要な条項を見落としたり、契約更新を見逃したり、その他の潜在的な問題が発生し、修正に時間と費用がかかったりする原因になります。

契約書管理は、契約書の作成から実行まで、組織が契約を処理する方法を合理化します。適切なプロセスがあれば、ビジネスユーザーはチーム間でドキュメントを連携しやすくなり、収益の加速やコンプライアンスの維持が可能になります。

契約書のライフサイクル管理（CLM）の段階とは？

各ビジネスには、ライフサイクルの段階によって分類された契約書を監視するための独自の方法があります。一般的に、このプロセスは次の7つの重要なステップに分けることができます。

1. テンプレートの作成

   契約書の草案を作成する前に、契約書のテンプレートを前もって作成し、必要に応じて法務チームの承認を得ておきます。このような契約書テンプレートには、カスタムフィールドや必須の条項、その他の条件（その国固有の規制など）を列挙します。標準化された契約書テンプレートを準備しておけば、混乱を最小限に抑えて、迅速に監査や報告ができるようになります。

2. 草案作成

   承認されたテンプレートが用意されていれば、組織は交渉を始める前に必要な項目の記入を始められます。契約書草案の準備は、企業の最善の利益を守るために、法律顧問立ち会いのもとで行うのが最善です。

3. 交渉

   あらゆる契約書は、利害関係者全員が確認の上で承認する必要があります。交渉の段階では、契約書の草案初版に関して、すべての関係者が懸念事項を伝えたり提案を述べたりできます。承認ワークフローの透明性が高く、共同作業と修正の追跡が容易で最終承認を迅速に行えるフローになっていれば、交渉プロセスにとって大きなメリットとなります。

4. 締結と署名

利害関係者の全員が契約書に署名する準備が整ったら、締結の段階になります。電子署名を使用している組織では、物理的に書類を印刷したり、ファックスや郵便で送付したりする必要がないため、このプロセスにかかる時間を短縮できます。

5. 修正

場合によっては、署名した後にビジネス契約書の修正が必要になることもあります。これは、最初に合意した内容から契約条件が変化した場合に起こりえます。契約書の修正が必要になる理由としては、価格の改定、新しい政府規制、不測の事態（不可抗力）などがあります。

6. 更新または終了

契約期間が満了すると、いずれの当事者も、その契約を更新するか終了するか決められます。契約管理プラットフォームがあれば、企業は契約期間満了と更新の通知を自動的に受け取ることができます。契約管理ソフトウェアを使用すると、元の契約に加えた修正を簡単に表示・追跡できるため、更新された条項や条件、サービス、規制を新しい契約書に反映させられます。

7. ストレージ管理

契約が終了したり、自然に期限切れになったりした後でも、将来の契約の参照点として記録し保存する必要があります。クラウドでホストされる安全な契約記録管理ソフトウェアを選択した企業では、法規制のデータコンプライアンスに従って、以前の契約を保存し、即座にアクセスできます。

契約管理ソフトウェアとは

契約管理ソフトウェアとは、法的取り決めを効率的に手早く管理するための集中型プラットフォームです。自動ワークフロー、テンプレート、電子署名、変更履歴、さまざまなコラボレーションツールなどを備えています。

CLM（契約ライフサイクル管理）ソリューションを利用すると、透明性が向上し、説明責任が強化されます。セキュアな契約リポジトリを導入すると、人事、法務、営業、その他のチームがドキュメントを予定どおりにレビュー、承認、実行するために必要なすべてのアクティビティが統合されます。 

契約書管理ソフトウェアの主な機能

効果的なCLMソリューションとは、ユーザーフレンドリーであり、契約ライフサイクルの透明性と管理しやすさを維持するための専用の機能を備えているものです。このような機能には次のようなものがあります。

自動化されたワークフロー

契約の承認と実行は、期限を遵守して行う必要があります。組み込みの自動化されたワークフローにより、時間を浪費する繰り返しの手作業が特定され、複雑なビジネスプロセスが完全に自動化されます。これにより、契約のレビュー、ドキュメントのルーティング、承認、更新の時間が大幅に短縮されます。

クラウドベースのリポジトリ

急速に成長中の組織には、契約書を保存するための、一元管理されたデータベースが必要です。

クラウドベースのシステムでは、誰でも目的の情報を素早く見つけ、契約に安全にアクセスし、簡単にコラボレーションできます。

通知とアラート

契約の更新、満了日、終了を手動で追跡していると、組織では間違いが起こりやすくなり、生産性が低下する可能性が高くなります。

自動化された通知とアラートにより、重要な契約の更新を見落としたり見逃したりすることを防ぎます。これにより、期限、義務、更新について常に情報を得ることができ、意思決定の迅速化と業務の円滑な実行につながります。

電子署名

「本物のインク」で物理的に署名された契約書を関係者に確認してもらうには、その契約書を印刷してFaxしたり郵送したりする必要があります。

一方で、電子署名ツールを使用すると、いつでもどこでも、電子署名をシームレスにキャプチャするプロセスをシームレスに進められます。また、電子署名により、紙の契約書の処理に関連するコストと、移送中の文書の紛失に伴うリスクが直接削減されます。

セキュアな役割ベースのアクセス許可

適切な契約管理システムの条件として、ロールベースのアクセス制御ツールが搭載されていることがあげられます。

これにより、所定の管理者が、ユーザーの役割に基づいて機密性の高い契約情報へのアクセスを定義および制御できます。セキュアなプラットフォームには、データ暗号化、パスワード強度ポリシー、非アクティブ時のタイムアウトの各機能が備わっているため、ビジネスはデータ侵害から保護されます。

契約書管理ソフトウェアのメリット

CLMシステムを使用すると、企業の規模に関わらず、契約管理ライフサイクルの各段階の管理、追跡、自動化ができます。CLMソフトウェア：

契約書を1ヶ所でセキュアにキャプチャして保存

紙の文書には非効率的なプロセスがつきものですが、これをしないですむ方法があります。効率的なCLMシステムではOCR（光学式文字認識）テクノロジーを使用して、物理的な文書をスキャンし、システムに取り込みます。これにより、信頼できる1つのソースに情報が保存され、関係するすべてのビジネスユーザーが利用できるようになります。また、既存の契約書テンプレートを使用して、起草と交渉のプロセスを標準化することもできます。

契約情報の360度の全体像を把握

組織では契約の最新状態をリアルタイムで把握する必要があります。CLMシステムは、ステータス、契約満了日、更新予定、その他の実行可能なタスクを追跡するため、チームは合意ごとに現状を把握できます。

最終承認の合理化

ワークフローがあれば、役割ごとの責任や、何をすべきかについて、混乱が起こることはありません。自動化されたワークフローにより、ドキュメントが適切な担当者に迅速に送られるようになるため、担当者は常に最新の情報が得られ、全員が期限より早く作業を進められるようになります。電子署名に対応しているCLMソフトウェアでも、契約書の署名にかかる時間を大幅に短縮できます。

コラボレーションの強化

CLMシステムでは、個別の契約書を最初の草案から「署名準備完了」状態の最終版まで追跡できます。権限を持つユーザーはバージョン管理を使用して、1つのプラットフォームから契約書の最新版へのアクセス、フィードバックの交換、編集作業ができます。契約書のステータスと作業の進行状況が透明化されるため、説明責任が直接強化され、効率的なコラボレーションが促進されます。

コンプライアンスと監査の手順に対応

契約管理システムでは、契約書の作成から承認（最終的にはアーカイブ化）まで、法令遵守が維持されます。これはあらかじめ用意されている自動化されたワークフローによるもので、適切なレビュープロセスに従い、必要な契約条項が含まれるようにします。契約書類の変更履歴とバージョン管理を使用すると、組織は監査証跡全体を把握できるようになり、何が、いつ、どのユーザーによって変更されたかを正確に知ることができます。

契約ライフサイクル管理ソフトウェアはどのチームにとって有益か。

契約のレビュー、配布、実行、交渉、承認に頻繁に関わるすべての部門にとって、CLMシステムは有益です。このようなチームのうち3つについて、契約ライフサイクルの合理化の方法を紹介します。

HR（人事）

HRチームは、採用、オンボーディング、雇用の各プロセスで多くの契約書を扱います。契約書管理ソフトウェアを使用する組織において、HRならではのメリットとして次のようなものがあります。

• 内定通知、NDA（秘密保持契約）、雇用契約、給与情報などの作成に組み込みの条項ライブラリを使用すると、作業時間を短縮できます。
• 従業員に関する機密情報の配布と保存を安全に行う
• ドキュメントワークフローの自動化と電子署名による採用プロセスの効率化

法務

法務チームは、文書が承認される前に、条項、キーワード、表記を徹底的に分析する必要があります。しかし、レビューを手動で繰り返し続けていると次第に作業が退屈になるため、組織では間違いが生じる可能性が極めて高くなったり、重要な法務作業が後回しになったりすることがあります。CLMシステムの利用により、法務担当者は契約の満了や更新を管理し、緊急にレビューが必要な条項を追跡することができるようになります。

営業

営業チームはCLMソフトウェアの活用により収益の獲得を促進します。営業チームは顧客による修正に基づいて変更を依頼したり、契約書を自分でセキュアに変更することができます。メールのやり取りで時間をかける必要はありません。また、営業チームはCLMソフトウェアのライブラリに保存されている既存のテンプレートを使用して、契約書の起草、ビジネスチャンスの獲得、リードの成立を迅速化できます。

適切な契約ライフサイクル管理ソフトウェアの選択

市場のCLMソリューションを評価する場合、いくつかの考慮事項があります。選択の前に、これらの質問について考えてください。

お客様が選ぼうとしているCLMソフトウェアは拡張可能ですか？

組織の規模が拡大し、複雑になると、市場に新しく登場する契約ソリューションでは将来のニーズに対応できない可能性があります。必ず、各種のチーム（HR、法務、営業など）での契約管理に関連する経験が豊富なCLMパートナーを選ぶようにします。これにより、ビジネスの発展に必要な専門知識が得られるようになります。

コミット前にソフトウェアのデモを入手できますか。

自分と自分のチームが最初に探索や経験ができる契約管理ソリューションを探してください。この段階において、プラットフォームの利用契約を行い移行プロセスを始める前に、プラットフォームの使いやすさ、特徴、機能を評価できます。

サポートはどの程度信頼できますか。

選んだパートナーが提供できるサポートのレベル（電話、仮想会議、Eメール、チャットボックスなど）を把握してください。これにより、今後の連絡方法がわかります。また、いつでも独自の適正評価を行ったり、過去の事例、参考資料、お客様の声を調べることにより、パートナーが問題をどの程度迅速かつ効率的に解決できるかがわかります。

このCLMソリューションはどの程度統合されていますか。

一部の組織では、CRM（顧客関係管理）のために複数のシステム間で行ったり来たりする必要があり、まるで異なるデータキャプチャツールを複数使用しています。必要な契約管理ツールを1つのプラットフォームに統合したCLMソフトウェアを選択すると、時間、リソース、労力を有効に活用できるようになり、チームは複数のシステムを使用して文書のレビューと承認を行う必要がなくなります。

OnBase で契約のレビューと承認を合理化

OnBase契約管理ソリューションは、以下の方法で契約ライフサイクル管理を最適化しています。

• 契約書管理プロセスの全ステップを合理化
• ワークフローツールを使用してドキュメントを適切な人に短時間で伝達
• 業務の進行に必要な情報やツールを提供