Como a gestão de conteúdo empresarial e a gestão de casos ajudam nos empréstimos

Os financiamentos imobiliários semiautomáticos estão cada vez melhores

O diagrama acima descreve todo o ciclo de vida do empréstimo hipotecário: originação de contas de empréstimo, processamento de contas, financiamento e integração e gerenciamento de contas de empréstimo (manutenção e cobranças). Os processos e a tecnologia são gerenciados no meio, assim como a interação entre as atividades do cliente e as atividades do credor.

A maioria dos credores hipotecários automatizou parcialmente os processos mostrados acima. Embora a automação varie de um credor para outro, um ponto de partida popular é o ponto de aplicação. Muitos começam a coletar os primeiros dados dos candidatos online, algo que é fácil de automatizar.

Nos últimos anos, o setor fez progressos na transformação digital do sistema de processamento de empréstimos em muitas áreas. Em primeiro lugar, os formulários de autorização com assinatura eletrônica e a divulgação dos termos dos empréstimos hipotecários no início são cada vez mais comuns. Em segundo lugar, no processamento de empréstimos, alguns credores digitalizam alguns ou todos os documentos. Outros digitalizam poucos ou nenhum deles, salvo se forem recebidos digitalmente. Por fim, os documentos de verificação de rendimentos, ativos, passivos e identidade dos mutuários são recebidos cada vez mais em formatos que não exigem a introdução manual de dados, muitas vezes provenientes de fontes terceiras fiáveis.

Durante esses processos, os dados entram e saem do sistema de originação de empréstimos (LOS), enquanto os processadores de empréstimos e seguradoras tendem a mover os documentos manualmente enquanto os processos de LOS são executados. Os credores tomaram medidas para disponibilizar o acesso digital seguro aos status e documentos de processamento dos empréstimos, como os pacotes de avaliação e fechamento de contratos. Assinaturas de empréstimos digitais presenciais (filial, empresa representante ou escritório de advocacia) que eliminam assinaturas com caneta e papel estão cada vez mais comuns, embora o volume de assinaturas à caneta em documentos de papel permaneça alto na comparação.

No entanto, documentos em papel ou não legíveis por máquina continuam sendo uma importante fonte de ineficiência no processamento.

Em primeiro lugar, muitos dos dados necessários para decidir o pedido de empréstimo estão incorporados em documentos de complementares disponibilizados pelo requerente posteriormente. Segundo, a maioria dos documentos está em vários formatos não padronizados, chega de diferentes fontes em diferentes estágios do processo e pode ter dados em falta ou dados incoerentes com os dados do LOS. Terceiro, os documentos em papel costumam ser fotocopiados ou transmitidos por e-mail, mas se o conteúdo dos dados do documento mudar, não existe nenhum mecanismo para que todos os trabalhadores recebam as versões atuais dos documentos.

Neste ambiente semiautomático, a digitalização completa dos documentos é difícil. É aí que a gestão de conteúdo corporativo (ECM) pode ajudar. A solução certa prepara os credores com recursos de gestão de casos e integração entre o sistema LOS e ECM, permitindo que se tornem totalmente digitais.

Empréstimo hipotecário totalmente digital

O diagrama acima, que retrata o ciclo de vida do empréstimo hipotecário totalmente digital, resume como a gestão dinâmica de casos pode gerenciar o fluxo de trabalho para funcionários de empréstimos, integrando o PDV do cliente centrado em dados, o LOS de back-office e os sistemas de serviço com o ECM baseado em documentos. Na prática, vários subsistemas integram-se aos sistemas principais e ao sistema de gestão de casos para complementar o empréstimo digital de forma integral.

Por exemplo, o processo de fechamento digital pode ocorrer de forma remota, em uma filial ou outro local. Alguns credores adicionam recursos de tabelião móvel às assinaturas de empréstimos, onde o mutuário deve ser identificado e autenticado durante o processo de assinatura.

Em todos estes casos, estes sistemas criam e distribuem documentos digitais de forma segura a todos os participantes. Após a assinatura, os documentos digitais são enviados para um sistema de ECM ou outro arquivo de documentos digitais.

A integração dos sistemas principais com o gerenciamento de casos é muito superior aos sistemas de processamento de empréstimos desconectados, em que o processador de empréstimos utiliza monitores duplos para digitar dados de um documento estático no LOS ou no sistema de serviços. A gestão de casos utiliza a interface de programação de aplicativos (API) ou integração de serviços da web, software de gestão de processos de negócios (BPM), recursos configuráveis do sistema de gestão de regras de negócios (BRMS), análises e modelos de projeto de tarefas, preparando os credores a melhorar a maneira como gerenciam o trabalho não estruturado.

O empréstimo hipotecário é um processo dinâmico, não estruturado e que exige muito conhecimento, que precisa de grandes quantidades de dados e documentos durante o processamento. Exige também variações de documentos dependendo do tipo de empréstimo, situação da propriedade, investidor e outros fatores. A gestão de casos pode automatizar a combinação correta de documentos necessários para cada empréstimo neste ambiente dinâmico, e fazer isso em sincronia com o LOS e os fornecedores de documentos hipotecários que produzem pacotes de documentos de empréstimo no nível do produto, estadual e do investidor.

Próximas etapas

Os credores hipotecários precisam de um plano de ação para prever e agir na implementação de um sistema de tomada de empréstimos ao acrescentar o gerenciamento de dados e documentos digitais orientados por fluxo de trabalho ao ciclo de vida pós-fechamento e manutenção de hipotecas. Ao avaliar como automatizar a integração e o serviço de empréstimos, os credores precisam considerar três ações principais. São elas:

1. Priorização de metas

Avalie e classifique as metas estratégicas para o seu negócio de serviços. Determine quais processos de serviços apresentam a melhor oportunidade para redesenhar.

2. Avaliação de sistemas e processos

Determine a melhor maneira de redesenhar esses processos. Avalie os recursos que você tem hoje e identifique o que falta ou precisa para otimizar os processos de serviços identificados. Além disso, avalie quais tecnologias em que você já investiu podem ser reutilizadas ou expandidas.

3. Planejamento

Identifique e seja claro sobre seus critérios de sucesso e o ROI do caso de negócios para seus projetos iniciais. Além disso, analise como você pode investir uma única vez e aproveitar o investimento em outros processos de serviços.

Para fornecer o serviço que os consumidores esperam agora, na era digital, é necessário usar soluções inovadoras que forneçam as ferramentas necessárias para tomar decisões mais rápidas e com embasamento. É por isso que a gestão de conteúdo empresarial e a gestão de casos são tão importantes.