DMS（ドキュメントマネジメントシステム）とは
効果的なDMS（ドキュメントマネジメントシステム）は、権限のあるビジネスユーザーが文書を簡単に検索、アクセス、更新できる一元化されたリポジトリです。
企業は日々、契約書、請求書、業者との契約、従業員情報など、さまざまなファイル形式の文書を無数に取り扱っています。
組織内の人物がこれらの文書にすぐにアクセスする必要がある場合、探している情報の検索に時間を浪費せざるを得ません。ファイルを一元管理しない場合、従業員は必要なファイルを見つけるためにシステム間を切り替えたり、さまざまなフォルダーやメールの受信箱、デバイスを確認して回らなければなりません。
この情報をめぐる混乱が起こることで、従業員、利害関係者、顧客が重要なデータに素早くアクセスできず、より価値の高いタスクや優れたカスタマーエクスペリエンスの提供に費やせるはずだった時間が奪われてしまいます。
従業員が本来の役割に集中できる場合、生産性がどれだけ高まるかを想像してみてください。
DMS（ドキュメントマネジメントシステム）とは
DMS（ドキュメントマネジメントシステム）は、文書のキャプチャ、追跡、保存を管理し、すべてのチームメンバーがファイルを一元管理している場所にアクセスできるようにします。また、文書にアクセスした人物や変更した人物を記録します。
DMS（ドキュメントマネジメントシステム）を導入すると、文書のバージョン管理、ワークフローの自動化、メタデータのタグ付け、コンテンツの索引付けなどのツールを通じて、組織の情報やコンテンツにアクセスし、簡単に検索できるようになります。
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DMS（ドキュメントマネジメントシステム）が重要な理由
DMS（ドキュメントマネジメントシステム）が直感的で検索可能な情報の流れを実現し、組織がより効率的な運営、規制への準拠、全体的なコストの削減を実現するために重要となります。
組織が成功するためには、必要なときに必要な場所で、適切な人が情報を入手できる必要があります。手作業や紙ベースのプロセスで文書管理を行うと、情報が誤った場所に配置されたり、適切な担当者への連絡が遅れる事態が発生します。
一元化されたDMS（ドキュメントマネジメントシステム）の主なメリット
組織にDMS（ドキュメントマネジメントシステム）を実装することには多くのメリットがありますが、最も一般的なものは次のとおりです。
情報に瞬時にアクセス可能
組織は、日々の多くのプロセスに遅延を引き起こし、生産性を低下させる隠れた時間が原因となり、非効率になります。ファイルとデータ（ファイル階層、標準化されたプロジェクト名、日付、ファイルタイプなどを通じて）を系統的に保存する一元化された文書管理で、従業員は書類を探したり、非構造化データに無駄な時間を費やすことなく、必要な情報をすぐに検索して取得できます。
より効果的なチームの共同作業を実現
クラウドベースのDMS（ドキュメントマネジメントシステム）を使用することで、組織は場所を問わず最大限のセキュリティで安心して作業できます。文書のバージョン管理やエンドツーエンドの文書記録保持などのツールを利用することで、さまざまなプロジェクトでの共同作業がより迅速かつ正確になります。そのため、企業が日常のあらゆるワークフローでより高い透明性と説明責任を実現できるようになります。
紙の文書の取り扱いコストと保管場所を最小限に抑える
文書の保管はコストがかかり、職場のスペースを非効率に使用するものとなっています。紙ベースのプロセスは、ファイリングキャビネットで物理的なスペースを占有するだけでなく、プリンターのインクの詰め替えを購入し、場合によっては組織で処理される大量の紙文書に対応するためのオフサイト保管ソリューションを契約する必要があります。
セキュリティとコンプライアンスの強化
データと文書のセキュリティは、あらゆる組織にとって重要です。組織による顧客の機密情報の保管方法に関する法律は年々厳しくなり、規制に従ってこれを確実に実施するためのデータセキュリティ法が課されるケースが増えています。DMS（ドキュメントマネジメントシステム）は、確実な監査証跡を維持しつつ、すべての記録を保持し、特定の文書を閲覧、変更、ダウンロードできるユーザーを追跡、制御することでデータを保護します。
従業員と情報に適したDMS（ドキュメントマネジメントシステム）の選定
新しい文書管理ソリューションの購入は大きな決断です。今後、各組織には固有のニーズが出てきますが、文書管理ソリューションを提供する業者を選ぶ際には、基本的な基準を確認すると良いでしょう。次のような基準で検討することが効果的です。
- 関連業界の専門知識を持っているか：業界によって文書管理の要件は異なるため、探している文書管理ソフトウェアが自社の業界で評判の良い実績を持っているかどうかを確認することをお勧めします。
- ソフトウェアが他のアプリケーションと簡単かつ安全に統合できるか：最新のDMS（ドキュメントマネジメントシステム）のメリットを最大限に活用するには、従業員が多数のアプリケーションやインターフェイスを操作する必要をなくすため、使用している他のシステムと統合する必要があります。
- サポートは充実しているか：サービスレベル契約の内容から、どのようなサポートを受けられるかを理解し、既存のお客様の声を確認して今後の組織に有益と思われるピアツーピアのコミュニティグループがあるかどうかを確認します。
- セキュリティのニーズを理解しているか：安全なDMS（ドキュメントマネジメントシステム）には、文書へのアクセスの許可と取り消し、機密情報の保護機能、あらゆる段階で文書の完全性を維持する機能が備わっている必要があります。
- 使用しているシステムが成長する組織のニーズに対応できるか：文書管理プロセスがデジタルイノベーションとともに進化できるように、ワークフローの自動化、データキャプチャ、電子署名などの拡張可能なツールを提供するソフトウェアを検討しましょう。
DMS（ドキュメントマネジメントシステム）の主な機能
高度なDMS（ドキュメントマネジメントシステム）にはさまざまな機能がありますが、その主な機能は次のとおりです。
複数の文書を入力する手法
ほとんどの組織では、さまざまな種類の紙やデジタル文書を使用しており、ドキュメントイメージングでキャプチャすることでシステムに記録できます。最新の文書管理ソリューションは、これらのファイルをすべて受信できるだけでなく、モバイルアプリケーションからの入力に加え、一括アップロード、手動アップロード、自動アップロードを処理できる必要があります。
自動インデキシング
文書を正しく分類して取得するには、まず文書に適切なインデックスを作成する必要があります。高度な文書管理ソリューションは、すべてではないにしても、インデックス作成プロセスの多くを自動化します。つまり、文書がキャプチャされるとすぐに正しいインデックスが自動的に作成され、より高速で正確なファイルストレージが可能になります。
権限の制御
セキュリティを確保するには、ユーザーがファイルを表示、アクセス、編集する方法を制御する必要があります。DMS（ドキュメントマネジメントシステム）は、次のような機能を通じてこのセキュリティを実現します。
- ロールベースの制御とセキュリティ
- アクセスの取り消し
- 所有権の移転
- 専用のコンテンツ管理プラットフォーム
電子署名
電子署名機能を備えたDMS（ドキュメントマネジメントシステム）は、従来は印刷、署名、スキャン、記録を手作業で行う必要があったために時間がかかっていたビジネスプロセスを加速します。電子署名機能を使用することでこれらのプロセスを迅速化し、組織で文書の改ざんを防ぎ、電子確認追跡によるコンプライアンスを確保できます。
文書バージョン管理
DMS（ドキュメントマネジメントシステム）の重要な機能の1つは、完全なバージョン管理です。この機能により、ファイルの重複を最小限に抑え、文書に対するすべての編集を追跡できるため、従業員が古いバージョンの文書で作業する恐れや、文書の不一致のリスクがなくなります。
遠隔地のユーザーのための文書管理
現代では、リモートワークがこれまで以上に普及しています。そのため、自社で採用する文書管理ソリューションは、リモートワークで働く人のニーズに応え、場所に関係なく、すべての正確な最新版文書にアクセスできるようにする必要があります。
ハイランドの OnBase について
OnBase を使用すると、日常的に大量の情報を処理する組織で重要な業務文書を作成、修正、配布できます。
常に変化するビジネス文書を一元管理し、リモートユーザーにオフラインの同期機能を提供して必要な時に適切なバージョンの文書に確実にアクセスできるようにします。