バージニア車両管理局 (DMV)

解決策

バージニア州DMVの目標は、約2,000人のユーザーがいる同局で、OnBaseを使用することでした。ソリューション実装にあたり、同局は、段階的アプローチを選択しました。フェーズ 1は、140日未満 (週末を含む) で展開する予定でした。オンサイトプロジェクトマネージャーの監督の下、ソリューションは予定通りに運用・導入されました。

バージニア州DVMにおけるOnBaseソリューションのフェーズ 1は、所有権利申請書、運転免許申請書、有罪判決報告書、事故報告書、およびカスタマーサービスセンター、車両管理局セレクト、オンラインディーラーセンターなどから受け取ったその他の書類の集中スキャンです。書類がリッチモンドの本部に届くと、スキャンされます。担当員は、OnBaseから書類を閲覧し、同局のメインフレーム顧客サービスシステム (CSS) にデータを入力します。OnBaseアプリケーションイネーブラモジュールを使用することで、インデックス値をCSSから自動的に抽出し、書類に関連付けることができます。

このモジュールはまた、画像有効フィールドによって、CSSから離れることなく書類を検索できます。ユーザーは、CSSに作成されたリンク (運転免許証番号など) をクリックし、関連文書 (運転免許証申請書など) を取得できます。OnBaseにある文書は、共有キーワードに基づいて相互に参照することも可能です。この機能により、ユーザーはダブルクリックするだけで、開いている文書から関連文書に移動することができます。

アプリケーションイネーブラに加えて、バージアニア州DMVは、文書のインデックス作成に関わる手作業を軽減する技術をいくつか導入しています。たとえば、OnBaseのバーコード認識機能により、バーコード情報をOnBaseの文書インデックスにインポートできます。

自動インデックス作成をサポートするキーワードセットの更新と維持には、OnBaseワークフローを活用します。スキャン書類に加え、DMVは、2つのレガシーシステムで作成されたコピーを手作業なしで保存するためにも、このプラットフォームを使用しています。COLD/ERM機能を使用し、これらのアプリケーションからのデータストリームを取り込みます。このソリューションの最終フェーズでは、OnBaseディスコネクテッドスキャンニングを使用することで、書類の送付を事実上排除します。

DMVのセキュリティポリシーでは、常時ライブのオープンデータベース接続 (ODBC) がどのデスクトップからでも禁止されています。そのため、セキュアなファイル転送をサポートするディスコネクテッドスキャンニングを使用しています。プラットフォーム固有のセキュリティ設定を補完するために、バージニアDMVは、OnBase EDMサービスモジュールでセキュリティプライバシーログを維持しています。管理者は誰が文書を閲覧または印刷したか把握できます。