UFP Industries
製材会社がローコードビジネスアプリケーションでエンドユーザーを支援しています。
課題
ナショナルプロジェクトマネージャー、Sean Lemon氏がUFPに入社した2005年当時、この木材 製造メーカー は、ビジネスプロセスを追跡・管理するために、散在するスプレッドシートと老朽化したデータベースアプリケーションに大きく依存していました。そして、アメリカ、カナダ、メキシコ全土の80以上の工場には、それぞれ固有の業務要件がありました。これは、システムの保守・アップグレードプロセス変更に対応するプロセスの責任者にとっては非常に厳しく、ビジネスユニットは、新しいプロセスや更新されたプロセスをサポートするデータベースアプリケーションを作成するために、6か月から1年待たなければならないことがよくありました。
UFPがハイランドのローコードビジネスアプリケーション開発機能を活用し始めると、すべてが変わりました。
解決策
OnBaseは、ケース管理ソリューションの構築以前からいくつかの部門で使用されていました。UFPは、OnBaseの特長である柔軟なプラットフォームを活用し、社内全体にわたり複数の業務アプリケーションを構築しました。最初のアプリケーション (サーベンスオクスリー法のコンプライアンス管理に使用）は、さらなる成長のための舞台となりました。
「OnBase のパワーをすぐに実感しました。必要なデータベースアプリケーションをすべて構築でき、同時に廃止される予定の古いアプリケーションを置き換えることができました」とLemon氏は述べています。OnBaseがパワフルな製品であると実感してからというもの、Lemon氏のチームは、これらには、資本支出、雨水対策、リース、お客様管理のアプリケーションが含まれていました。
UFPは、異なる目的を果たすアプリケーションすべてを、単一のOnBaseプラットフォーム上に構築しました。これにより、 文書管理 、フォーム、ワークフローの自動化、セキュリティ管理などの機能が可能になります。 OnBaseは直感的で使いやすい単一のユーザーインターフェイスなため、ユーザートレーニングを最小化することもできました。
OnBaseは、UFPのビジネスプロセスに必要なデータ、文書、その他のコンテンツを包括的に管理し、すべての情報をまとめて担当者に提供します。また、Ｅメールでタスクのリマインダーを担当者に送信しています。
業務アプリケーションを構築するプラットフォームとしてOnBaseを大々的に使用する前、Lemon氏のチームは、すべてのリクエストを開発チームに依頼する必要があり、プロジェクト完了までに長い時間がかかっていました。「OnBaseを導入したことで、すべてを自分たちで構築できるようになりました。部門と打ち合わせをして、ワークフロープロセスを設計・テスト・導入しています。そうすることで、担当者が効果的に使うことを保証できるのです」とLemon氏が説明します。
また、プロセスの変更は、以前のシステムよりも迅速かつ簡単です。「プラットフォームは非常に柔軟性があり、作業プロセスの変更に応じて独自のデータベースを再設計できます」 とLemon氏は述べています。
Lemon氏は、さまざまな部門と定期的に打ち合わせをし、現行のプロセスと改善できる部分について協議しています。通常、こういった議論に出てくるのは、多くの人が管理しているAccessデータベースやスプレッドシートのことです。そう聞くと、OnBaseを思い浮かべます」とLemon氏が話します。
チームは、テスト環境にプロトタイプを構築し、本番環境で展開する前には担当者に実際にアプリケーションを試用してもらい、フィードバックを得ています。「ユーザーはシステムを使い始めるとすぐに、それまで使っていたスプレッドシートをOnBaseでできることに結びつけて考えます。その時すべてが変わるのです」とLemon氏が語っています。
通常こういった討論に出てくるのは、多くの人が管理しているAccessデータベースやスプレッドシートのことです。それを耳にすると、OnBaseのワークフローを思い浮かべます。
— UFP、国家プロジェクトマネージャー、Sean Lemon氏
優位性
スプレッドシートと古くなったアプリケーションを置き換え
UFPは、スプレッドシートとAccessデータベース、その他の古くなったアプリケーションを置き換えて業務効率を向上させました。現在、Lemon氏のチームは、セキュリティ、保守、アップグレード、およびプロセス変更に対応する単一のプラットフォームを管理しています。
アプリケーション構築にかかる時間を短縮
OnBaseを活用することで、UFPは、ほとんどのアプリケーションの設計、構築、導入までを２～３ヶ月で完了しています。従来は、アプリケーションに関するプロジェクトの要件をすべて満たすにはカスタムコーディングや他のデータプラットフォームを使用しており、１年近くかかっていました。
業務担当者にすべての情報を提供
資本支出管理などをはじめとする業務プロセスに必要なすべての情報を360°の全体像でユーザーに提供しています。「OnBaseのおかげで、資本支出に関するあらゆることがワンストップでできるようになりました。関連文書も含め、すべての情報を一箇所で一度に表示できるのです」とLemon氏が語っています。
さまざまなOnBase機能を活用
既存のOnBaseシステムにアプリケーションを構築したことで、UFPは、文書管理、Eフォーム、ワークフローによる自動化などを含むあらゆるOnBaseの機能を活用できるようになりました。これにより、UFPは、プロセスを徹頭徹尾、簡素化しています。