Siemens
世界的な大企業がインテリジェント
キャプチャで効率化を実現
課題
Siemensでは、請求書の量が増加するに伴い、買掛処理 の改善に取り組んでいました。そして、当然のことながら、同社はそのためにテクノロジーに注目しました。
SAPとデータキャプチャソリューションへの投資で、Siemensは当初成功を収めました。ただし、効率の向上という点では、限界がありました。さらに、異なる部門向けの複数のSAPインスタンスやさまざまな光学文字認識 (OCR) 製品など、テクノロジー環境の断片化にもつながっていました。
「さまざまな部門で請求書処理用に約10種類のOCRソリューションを導入していました」と、Siemensの金融共有サービス戦略責任者、Nikolas Barthが述べています。「それは非常に断片化されていて、標準化されていませんでした。私たちは、全ベンダーの請求書を受け取る統一されたプロセスを求めていました」。
そこで、Siemensは ハイランドのBrainwareインテリジェントキャプチャソリューション に注目しました。
解決策
2013年、Siemensは、請求書処理を改善するためにBrainwareを導入しました。ドイツにある共有サービスセンターには、決して少ないとは言えない数百万件もの請求書が送付されていました。以前に投資したOCRソリューションは、特定のフィールドをある程度正確に抽出できましたが、それでも人によるタッチポイントが多すぎました。
基盤となるエンジンに直接組み込まれた高度なインテリジェンスにより、Brainwareは、以前の投資効果をはるかに上回りました。
「このテクノロジーは、文書を本当に人間が読むように読めるため、今まで探していた中で、最も不可欠ものでした」受領請求書処理マネージャー、Karin Springer氏
Siemensは、複数のOCRソリューションを統合したいと考えていただけでなく、1つのソリューションを SAPの多くのインスタンスと統合 したいと考えていました。プロジェクトの開始から9週間以内に、請求書向けBrainwareは、同社のSAPシステム内で運用を開始し、ハンズフリーの請求書分類、ヘッダー、行項目フィールドのデータ抽出、SAP内の情報との行のペアリング、承認のためのシームレスなルーティングを提供しました。
Brainwareには、頭脳があります。それは、特定のプロセスについて知りたことがすべてシステムと統合されているからです。
— Siemens、金融シェアードサービス戦略部長、Nikolas Barth氏
優位性
数の増加が勝利の増加につながる
導入以来、BrainwareはSiemensとともに成長し、そのパワーはSiemensにとって貴重であることが証明されています。現在、世界中のベンダーから350万件の請求書を受け取っていますが、20以上の異なる言語の請求書だけでなく、新しい請求書を素早く学習し、正確に取り込むことができるBrainwareの機能は、プロセスの効率を維持・向上させる上で極めて重要です。
また、内蔵されたインテリジェンスを活用することで、各請求書から50を超えるデータフィールドを抽出する処理ルールを追加・設計することができました。
「当社には51のデータフィールドがあり、その90%以上が手動による介入なしで抽出されています」とSiemensのグローバル OCR と検証ソフトウェアのソリューションオーナー、Ninja Kobors氏が述べています。「これは本当にBrainwareのパワーを物語っていると思います」。
また、共有サービス全体の プロセス自動化 も強化しています。Barth氏は、自動化が平均30%増加したと指摘しましたが、場合によっては最大80%に達しています。
この自動化の増加は、主にBrainwareとSAPの統合によるものです。Siemensの各部門はERPシステムの個々のインスタンスを所有しているため、50以上のSAPインスタンスとBrainwareの統合に成功しています。これにより、データ抽出の自動化だけでなく、データの検証と必要なシステムへの配信も保証されます。
SiemensでBrainwareのサービスマネージャーを務めるCarlos Vieira Caldeira氏は、「統合は、当初導入していたプロバイダーソリューションと比較しても、本当に重要な要素です。エンドツーエンドの観点から見れば、私たちには重要なメリットがあります」と語っています。
共有サービスのプロセス簡素化
Brainwareを導入した結果、請求書処理チームは効率性だけでなく、プロセスに関するインサイトを得ることができました。Brainwareが提供する可視性ツールを活用することで、チームはダッシュボードを表示したり、レポートを作成したりして、プロセスの流れや特定の請求書がどの過程にあるか把握できるようになりました。
「Brainwareには、頭脳があります。それは、特定のプロセスについて知りたことがすべてシステムと統合されているからです」とBarth氏が述べています。
買掛処理では、すべてを一元的に かつ効率的に処理できるようになり、財務処理を支えるソリューションの管理を担当するチームも共有リソースとして機能できるようになりました。Brainwareが管理するテクノロジーは多くないため、Brainwareの技術教育や管理は、すべて1つの専門家チームに任されています。これにより、ビジネスのニーズにさらに適切に対応できます。
さまざまな文書やプロセスをグローバルに展開
最初の成功により、SiemensはすでにBrainwareを使用した同様のソリューションをグローバルオフィス全体に展開し始めていますが、その過程で新しい文書やプロセスを追加しています。また、SAPインスタンスとの統合がすでに完了しているため、これらのシステムを含む新しいプロセス用のソリューションを導入することが以前よりも簡単になりました。
買掛処理では、チームは請求書処理ソリューションを東ヨーロッパのリモートオフィスやリモートプロセスに拡大し始めており、米国の事業だけでなく南西ヨーロッパにも展開する計画があります。
「当初の計画は、グローバルに展開するのではなく、ドイツ市場で断片化されたソリューションを置き換え、残りの市場ではOCRと検証を外部委託する外部プロバイダーを採用することでした」とBarth氏は説明しています。「その後、ドイツでの素晴らしい結果を受けて、グローバルに展開することを決定しました。そして、本社での使用経験を積んだ後に、それを要求してきた社内の依頼者によって、何度も推進されています」。
OCRは単純なデータ抽出と関連付けられることが多いですが、Siemensにとって、Brainwareはインテリジェントなプラットフォームになりました。複雑な文書からデータを学習して取得・検証し、他のシステムと統合しながら、それまでまったくなかったプロセスについてのインサイトを提供します。
そして、ハイランドは、その過程で指導とサポートを提供する完璧なパートナーとなりました。「営業やお客様管理の窓口から技術的な窓口まで、ハイランドでは誰もが専門家として、さらにインサイトを提供してくれています」とBarth氏は述べています。