モンタナ州労働省
州政府機関は、コンテンツコンポーザーで、コミュニケーション作業を数時間から数分に短縮しました。
モンタナ州における市民の関与とコミュニケーションの変革
100万人以上が居住するモンタナ州では、州の労働産業省が住民が確実に必要なサービスを受けられるように取り組んでいます。
労働力開発や失業保険などのサービスを提供するには、同局が住民を効果的に支援できるよう、効果的なプロセスが整備されていなければなりません。
ただし、時代遅れのテクノロジーはプロセスを遅くし、効率を低下させます。同局の失業保険部門では、住民への通知の作成・処理が煩雑でした。もともとVisual Basicで作られた時代遅れのメールマージプロセスに依存していたのでした。 「サポートはとても大変でした。私たちは、製品が動かなくなる可能性があるという致命的な障害を主に心配する時点にありました。まさに転換期にあり、製品を置換する必要がありました」と、州の労働産業省のITスーパーバイザーのCasey Greenwood氏が述べています。
そのような状況で、同部門はハイランドの主力製品、コンテンツコンポーザー を発見しました。
モンタナ州はすでにハイランドのコンテンツプロセス管理スイート、Perceptive Content を州全体に導入していたため、シームレスに統合できる補完的な製品を求めて同ベンダーに頼ることは簡単な決断でした。
解決策
文書作成プロセスに一貫性と制御を提供
コンテンツコンポーザーは、州内の個人や雇用主に送付する失業保険通知の作成を簡素化しました。これまで、スタッフがMicrosoft Wordの差し込み文書を使って、各通知を受信者に合わせて手作業で作成していました。しかし、Wordの機能には限界があり、スタッフは文書全体に変更を加えるか、まったく変更しないかのどちらかしか選択肢がありませんでした。一方、コンテンツコンポーザーの使用では、プロセス制御 が簡単です。今では、同部門のスタッフは、変更が必要な文書の重要な部分だけにアクセスできるようになっています。フォントサイズ、住所、位置など、その他の部分はすべて、一貫性を確保するためにロックされています。
プロセスの標準化が可能です。文書を開け、スタッフが修正するする内容を標準化できます。これで、もっと管理しやすくなります。
— 州の労働産業省、IT監督者、Casey Greenwood氏
この文書作成管理によって、同局の失業保険部門が配信するすべてのコンテンツでトーンと言葉の一貫性が確保されました。現在、すべてのコミュニケーションに基準が設定され、各コミュニケーションがこれらの目標を確実に満たすよう、コンテンツコンポーザーが支援しています。最終的に、これらのコミュニケーションを受け取る市民の カスタマーエクスペリエンス (CX) の向上に役立っています。
毎日のバッチ処理を数時間から数分に高速化
失業保険部門では、支払いや関連事項を含め、毎日数百～数千の書類を市民に配布しています。その結果、ユーザーによる差し込み印刷に加えて、自動差し込み印刷も毎晩通知を処理しています。コンテンツコンポーザーは、このバッチプロセスを飛躍的にスピードアップしました。
以前の自動マージプロセスでは、文字通り毎晩何時間も時間を費やすほどとてもスローでした」とGreenwoo氏が語っています。「コンテンツコンポーザーでは、1度に2,000～3,000までの通知を数分で完了できます。それほと速いのです。完了するまでに何時間もかかったのが、10分から15分待ちになりました。最高です」。
以前の方法では、自動差し込み印刷と関連プロセスを一晩中監視するために待機プログラマが必要でした。それが今では、プロセスの全工程が約45分になりました。
実に素晴らしいことです。コンテンツコンポーザーは、わずか数分で数千の文書を処理します。これは非常に印象的であり、本質的に私たちのバッチプロセス全体を変えました。
— 州の労働産業省、IT監督者、Casey Greenwood氏
コンテンツサービス統合で、プロセス効率を向上
コンテンツコンポーザーは、文書作成に一貫性と管理性をもたらすだけでなく、労働産業省に多くのメリットをもたらします。それらのメリットの1つが、製品とPerceptive Contentの統合です。Perceptive Contentは、コンテンツコンポーザー内で管理されているすべての文書を取り込みます。そこから、文書はシステムのワークフローを介して処理・配布されます。文書の大部分は、毎晩の処理後に毎朝郵送されます。コンテンツプロセス管理 とCCMの両方のニーズについて同じベンダーと協力するメリットの1つは、ソリューション設計の一貫性です。たとえば、同部門は両システム間で文書に同じ名前を付けることができるため、文書の自動インデックス作成が容易になり、プロセスがさらにスピードアップします。
優位性
ドキュメントテンプレート編集の簡素化
コンテンツコンポーザーを使用する以前は、テンプレートをWord文書として保存していました。その結果、テンプレートのヘッダーに変更が必要な場合、そのテンプレートに対応するすべての文書 (数千に及ぶこともある) を個別に変更する必要がありました。
今では、ヘッダー、フッター、本文コピーのようなすべての文書コンポーネントが分離されているため、文書間で情報を共有することができます。1つの要素を変更すると、すべての文書でその要素を変更できます。
お客様満足の改善
「コンテンツコンポーザーを使用する方がはるかに簡単です」とGreenwood氏が言います。「古いプロセスはかなり複雑で 、ユーザーは途中で問題に直面していました。以前は毎日マージに失敗していました。今では、すべてがはるかに簡単になり、マージの失敗はほとんどなくなりました。
組織に合わせて拡張
この製品での最初の成功に基づいて、労働産業省はOracle Reportsに保存されている通知をContent Composerに変換することを計画しています。これはすなわち、毎晩作成される文書量が1,000～2,000文書から、冬期には3,000～4,000文書へと、2倍以上に増えることになることを意味しています。