Hastings Mutual

課題

Hastings Mutual（Hastings）が初めて 文書イメージング を実装した際、システムは文書が処理された後にアーカイブする目的のためのみに使用されていました。レガシーシステムでは、増加し続ける大量の文書を処理できず、また多くの労力を必要とし、文書をシステムに取り込むために5日から7日かかっていました。

2002年にレガシーシステムのサポートがベンダーによって打ち切られた際、Hastingsはシステム変更を行う時期が過ぎていることを理解していました。その変更とは　ハイランドのOnBaseプラットフォーム でした。

解決策

レガシーシステムの制限がないソリューションを探していたHastingsは、認定ソリューションプロバイダーの KeyMark からOnBaseを選定しました。

Hastingsは、シンプルなインポートプロセスを使用して、レガシーシステムから20万以上の文書を変換し、独自の画像をOnBaseに移行しました。

新規契約申込書がHastingsのメールルームに送付されると、すぐにOnBase内で電子申込みファイルが作成され、審査サポート部門に電子的に送られて担当者は、審査に必要なすべての関連文書を収集できます。これらの文書は、Eメール、ファックス、サードパーティアプリケーションを含めた、メールルーム外のさまざまなソースから集められます。

プロセスの開始から関連文書をOnBaseに取り込むことで、サポートサービス部門では、申込書を受け取った同日に業務を行うことができます。その後、申込書はOnBaseによって、経理と審査の両部門に自動的に送付され、並行して業務が行われます。

引受担当者は、申込書を 契約処理 に送りますが、リスク分析のためにさらに追加情報を収集する場合は、保留として扱います。長期間申込書が保留される場合は、自動的に審査担当者に通知が送られ、プロセスの進行を維持して契約が素早く処理されるようにします。同時に経理部では、申込書の支払手続きを開始します。

優位性

新規事業のサイクルタイムを7日短縮：Hastingsは、申請プロセスの初期段階から書類をデジタル化することで、プロセスを自動化し、情報を迅速に入手できるようにしました。

同じスタッフ数でより多くの保険を処理：ペーパーレス化により、Hastings Mutualは保険の増加にもかかわらず、スタッフ数を維持することができました。

生産性の透明性が向上：OnBaseのワークフローでは、誰が何に取り組んでいるかを明確に把握できるため、管理者が生産性を容易に監視可能

並列処理の実現：Hastings Mutualは、申請書を引受と経理に同時に送付して、処理速度をさらに向上