カルフォルニア州立大学イーストベイ校
公立大学の入学決定や単位評価の転送を迅速化します。
課題
米国で最も多様な学生を抱える大学のひとつ、カリフォルニア州立大学イーストベイ校 (California State University East Bay) は、さまざまなバックグラウンドを持つ学生が集まっていることを誇りとしています。残念ながら、多くの 高等教育 機関がそうであるように、同大学も、入学のピーク時に、手作業で時間のかかる成績証明書のデータ入力や審査に負荷がかかっていました。その結果、ミスが発生しスタッフの増員が必要となり、入学許可決定や 編入学単位評価 の遅れにつながっていました。
カリフォルニア州立大学イーストベイ校は、入学成績証明書 の初期取得と評価ステップを自動化できるソリューションを必要としていました。
そのため、ハイランドと Brainware に注目しました。
解決策
「成績証明書向けBrainware を採用する決断は簡単でした。すでに ハイランドのOnBase を使用していましたし、製品に対する信頼感と安心感、BrainwareのOCRとテンプレートフリーの機能により、迷うことはありませんでした」とカリフォルニア州立大学イーストベイ校、教務課、Angela Schneider氏が語っています。
入学決定のスピード化と単位評価の転送
Brainwareを導入するまで、同大学の入学事務局は、転入生全員から受信した紙の成績証明書を手作業で入力し、学生情報システムの正しい学生と照合した後、入学願書の最終確認と単位互換の評価を行っていました。このプロセスは、ピーク時には4週間もかかることがあり、入学の決定やコースの評価に遅れが生じていました。
Brainwareは、成績証明書をスキャンし、コース、単位、成績に関する情報を自動的に抽出し、カルフォルニア州立大学の PeopleSoft 学生情報システム (SIS) にインポートします。この自動化により、プロセスがより正確かつ効率的になり、編入単位の学生記録への転記が短時間で行え、入学の決定と入学手続きが迅速化しました。以前なら4週間かかっていたプロセスが、ピーク時には1週間で完了します。
「Brainwareを使用すると、入学スタッフ、アドバイザー、教職員、学生は、情報をいち早く表示でき、新入生とそのコース選択のアドバイスに役立っています。この情報と私たちの決定を素早く学生に通知することは、志願者をより早く確保し入学させる上で、間違いなく競争上の優位性です」とSchneider氏が説明しています。
Brainwareを導入してからは、紙の成績証明書から学生情報システムに入力する時間が大幅に短縮され、手作業によるデータ入力にスタッフを増員する必要がなくなりました。
— カリフォルニア州立大学イーストベイ校、教務課、Angela Schneide氏
他部門からスタッフを引き抜く必要性の排除
カリフォルニア州立大学イーストベイ校では、入学審査のピーク時に2万件以上の成績証明書を受け取って処理と審査を行っています。手動によるデータ入力と審査では、教務課のスタッフが必要な大量の作業に過重な負担を強いられ、臨時スタッフの補充を余儀なくされます。最悪の場合、既存のスタッフを他部門から引き離抜いて需要に対応しなければなりません。
「Brainwareを導入してからは、紙の成績証明書の情報を学生システムに入力する時間が大幅に短縮され、手入力のために学生を雇う必要がなくなりました。また、他の部門からスタッフを引き抜く必要もないので、他部門の仕事の邪魔にもなりません。今では、基本的に二人だけでプロセス全体を処理しています」とSchneider氏が語っています。
成績証明書向けBrainwareを使用すると、カリフォルニア州立大学イーストベイ校は、教務課と入学事務局の時間や費用を節約できるだけでなく、他の学部の効率を向上させるために、より早く学生にコース選択について助言し、編入学の適用について知らせることができます。ハイランドチームと協力することで、同校は学生や職員の経験を変革し、大学全体に変化をもたらすソリューションを迅速に導入することができました。
優位性
学生情報への全学的なアクセスを高速化
Brainwareがデータ入力のフロントエンド作業を自動化したことで、カリフォルニア州立大学の学生情報システムは、より迅速に更新されるようになりました。これにより、入学事務局が合格決定を著しく速く確認できるようになり、卒業までの最も明確な過程についてアドバイスを与えるために必要なコース情報をアドバイザーに提供できます。
テンプレート不要の光学式文字認識 (OCR) の提供
「成績証明書向けBrainwareを選択した最大の理由の1つは、スタッフが転校候補校ごとにテンプレートを作成することなく、OCRを介して成績証明書情報を自動的にキャプチャできる機能があったからです。このおかげで、希望していた短期間内にソリューションを展開でき、スタッフの労力を大幅に削減することができました」とSchneider氏は述べています。
在宅勤務職員の継続的な効率化を強化
成績証明書向けBrainwareを使用することで、カリフォルニア州立大学の職員は、世界的なパンデミックの中、職員が在宅勤務を余儀なくされている間でも、成績証明書のレビューの要求に対応できました。Brainwareは、成績証明書のデータの取得とレビュープロセスの大部分を自動化しているため、キャンパス全体でかなりの影響を及ぼしました。
入学担当、学部/学術アドバイザー、転籍評価員など、この情報に依存するすべての部門は、緊密な OnBase、Brainware、PeopleSoft間の統合により、必要な情報にすぐにオンラインでアクセスできりようになりました。