BentallGreenOak

機会の特定

BentallGreenOakは、カナダ有数の不動産アドバイザリー兼サービス機関であり、大手機関投資家や個人投資家にサービスを提供しています。220億ドル以上の不動産投資を行うお客様に対しても、資産管理、不動産管理、リース、開発など幅広いサービスを提供しています。

50カ所に及ぶオフィスの買掛管理は、複数のデスク、宅配業者、オフィスが関与する、時間のかかる多段階のプロセスでした。そのプロセスを通じて、従業員は記録を保持するために複数のコピーを取り、重複した書類作成、冗長なデータ入力、請求書の追跡不能、最大30日の納期といった環境を作り出していました。

「複数の担当者が同じ情報に触れて入力しながら、デスクからデスクを経て請求書を処理することは、支払い担当者にとって非常に時間がかかり、面倒でした」と、BentallGreenOakのビジネスプロセスディレクター、BenAdams氏が述べています。

経営陣は、請求プロセスを改善し、より細かく管理できるという機会を得て、文書管理、イメージング、ワークフローのソリューション、ハイランドの Perceptive Content とインテリジェントキャプチャソリューション、 Brainware を実装しました。

「私たちがPerceptive Contentを選定した理由は、JD Edwardsと統合し、トランザクションデータの品質を向上させ、使いやすい自動化ソリューションを提供してくれるからです。

プロセスの加速化

BentallGreenOakは、最初から最後まで 買掛金支払いプロセスを簡素化 し、支払いサイクルを数週間短縮しました。請求書データは各拠点で取り込まれ、コード化された後、承認のために電子的にルートされるため、すべての段階でプロセスがスピードアップしました。

「Brainware を使用すると、午前中に1か所で請求書を取り込み、その日の午後に本社から小切手を切ることができます。これは、デスクツーデスクのプロセスでは不可能でした」とAdams氏が述べています。

Brainwareの自動化機能により、BentallGreenOakは、少ないスタッフで大量の請求書とトランザクションを処理できるようになりました。同社では不要な作業を排除しリソースを再配分できただけでなく、従業員のパフォーマンスに関するレポートにもアクセスできます。

可視性の向上

Adams氏は、このソリューションのもう1つのメリットは、請求書の可視性とレポート機能の強化だと語っています。ユーザーは、請求書がどの処理段階にあろうと、必要に応じて請求書を検索できるため、転送前に請求書のコピーを作成する無駄を省くことができます。

「請求書の紛失 のようなことはもうありません」とAdams氏が話しています。

権限を与えられたユーザーは、Perceptive Contentで請求書がプロセスのどこにあるかを確認し、必要に応じて対応できます。

紙ベースのシステムでは、請求書をめぐるトラブルが発生する可能性がありますが、Perceptive Content の監査証跡では、誰が何をしたかという疑問が排除されます。承認者は、請求書だけでなく、それがどこでコード化されているのか、いつ、誰が、どのようなアクションを起こしたのか、すべての詳細を正確に把握できます。