レガシーコンテンツ管理 システムがエンドユーザーや組織のニーズを満たさなくなると、陸軍出版総局 (APD) のスタッフは、多くの人がしたように回避策を作成しました。
しかし、こうした回避策は、時間がかかり、人為的ミスが発生しやすい手作業を増やすなど、さらなる問題を引き起こしていました。このプロセスは、陸軍の一元管理された出版物やフォーム管理組織としての陸軍出版局の重要な仕事にとって、持続可能なものではありませんでした。
非効率であることに加え、レガシーシステムは維持費が非常に高く、陸軍出版局の9つのデータベースを稼働させ、同期させるためには、専任の従業員が必要でした。
コンテンツ管理と プロセス自動化 の両方を提供するソリューションを特定し導入するため、陸軍出版局は陸軍の調達、ロジスティクス、テクノロジーエンタープライズシステムサービス (ALTESS) 組織と実装パートナーのPrometheusに依頼しました。そこで選定されたのが ハイランドのAlfresco Digital Business Platform です。
ALTESSとPrometheusは、ハイランドのAlfrescoチームとともに、陸軍出版局の最も緊急なニーズを満たす初期運用能力を5ヶ月以内に、完全な運用能力を9ヶ月以内に提供することができました。
使用したハイランド製品とサービス
Alfresco Content Services (ACS)
Alfresco Process Services (APS)
Alfresco Governance Services (AGS)
Alfresco Development Framework (ADF)
プロセスハイライト
断絶していた2つのレガシー 文書管理ツール を廃止
既存の業務データベースとのリアルタイム統合、期限設定、Eメール通知、ACSコンテンツ管理機能との統合を備えたワークフローの導入
ACSとAPSの1つの信頼できるメタデータソースを確立し、2つのソリューション間で文書を簡単に転送するためのカスタムサービスAPIを構築
高度な検索・分析機能と役割ベースのコントロールを提供
セキュリティ要件の準拠を達成し、ATO (Authority to Operate) を迅速に取得するためのサポート
効果
出版サイクルタイムを40%短縮
従業員の生産性の向上
システム稼働に関連するITインフラストラクチャを3分の1に削減
ボトルネックを取り除き、作成から改訂、廃止までの出版のライフサイクルを容易に管理・監視可能
長期的な文書の追跡、検索、アーカイブ、およびより優れたレポート作成の可視性を提供
陸軍出版局の3万の出版物について、予想される300万文書をサポートする将来性を確保