米国陸軍出版局

レガシーコンテンツ管理 システムがエンドユーザーや組織のニーズを満たさなくなると、陸軍出版総局 (APD) のスタッフは、多くの人がしたように回避策を作成しました。

しかし、こうした回避策は、時間がかかり、人為的ミスが発生しやすい手作業を増やすなど、さらなる問題を引き起こしていました。このプロセスは、陸軍の一元管理された出版物やフォーム管理組織としての陸軍出版局の重要な仕事にとって、持続可能なものではありませんでした。

非効率であることに加え、レガシーシステムは維持費が非常に高く、陸軍出版局の9つのデータベースを稼働させ、同期させるためには、専任の従業員が必要でした。

コンテンツ管理と プロセス自動化 の両方を提供するソリューションを特定し導入するため、陸軍出版局は陸軍の調達、ロジスティクス、テクノロジーエンタープライズシステムサービス (ALTESS) 組織と実装パートナーのPrometheusに依頼しました。そこで選定されたのが ハイランドのAlfresco Digital Business Platform です。

ALTESSとPrometheusは、ハイランドのAlfrescoチームとともに、陸軍出版局の最も緊急なニーズを満たす初期運用能力を5ヶ月以内に、完全な運用能力を9ヶ月以内に提供することができました。

使用したハイランド製品とサービス

• Alfresco Content Services (ACS)
• Alfresco Process Services (APS)
• Alfresco Governance Services (AGS)
• Alfresco Development Framework (ADF)

プロセスハイライト

• 断絶していた2つのレガシー 文書管理ツール を廃止
• 既存の業務データベースとのリアルタイム統合、期限設定、Eメール通知、ACSコンテンツ管理機能との統合を備えたワークフローの導入
• ACSとAPSの1つの信頼できるメタデータソースを確立し、2つのソリューション間で文書を簡単に転送するためのカスタムサービスAPIを構築
• 高度な検索・分析機能と役割ベースのコントロールを提供
• セキュリティ要件の準拠を達成し、ATO (Authority to Operate) を迅速に取得するためのサポート

効果

• 出版サイクルタイムを40%短縮
• 従業員の生産性の向上
• システム稼働に関連するITインフラストラクチャを3分の1に削減
• ボトルネックを取り除き、作成から改訂、廃止までの出版のライフサイクルを容易に管理・監視可能
• 長期的な文書の追跡、検索、アーカイブ、およびより優れたレポート作成の可視性を提供
• 陸軍出版局の3万の出版物について、予想される300万文書をサポートする将来性を確保