学術的な医療組織
民間の非営利病院は、システムの無秩序な増加を軽減し、機能を向上させています。
お客様
サウスカロライナ州にある地域病院は、ほぼ4分の3世紀の間、主に農村部のコミュニティに 高度な医療サービス を提供し、より健康的になるように指導してきました。25万人以上の人々の主要病院であるこの医療機関は、最近、新たな診療所を立ち上げ、近隣の医師や専門診療所を買収するなど、大幅な拡張を行いました。同病院の拡大と共に、思いやりのある治療、絶え間ない改善、そして人々のために医療を変革するという使命を果たし続けています。
この病院は、Epic Community Connect Programのメンバーであることから、Epicの電子カルテ (EMR) ソリューションの有用性を共有できます。
課題
拡張の結果、病院は、29の診療所で2,500万を超える患者文書を保管していたレガシーEMRのAllscriptsの9つの個別のインスタンスを維持していました。同じ患者の多くを共有しているにもかかわらず、各診療所は自分の患者データにしかアクセスできませんでした。そうした中で、Community Connectを介してEpicに統合した後、病院はAllscriptsのインストールが時代遅れだと判断しました。
医療機関の目標は、医療機関全体の情報の流動性を維持しながら、情報システムの数を最小限に抑えることでした。EpicはEMR 要件に対応しましたが、全体的に完全ではありませんでした。同病院は、レガシーAllscriptsデータベースのすべての文書、画像、メタデータを1つの中央情報リポジトリに変換する必要がありました。このリポジトリは、臨床医が現場からアクセスできる「ワンストップショップ」です。
最初のステップは、大規模な変換プロジェクトを実行するためのリソースを特定することでした。社内の変換経験や専任スタッフは限られ、地方での外部リソースを調達することは困難でした。すべてを考慮した結果、チームは ハイランドのデータ移行専門家 に業務を任せることにしました。
解決策
同病院は、データ移行変換サービスを使用してレガシーデータベースを統合し、リスクとエンドユーザーへの影響を最小限に抑えました。
ハイランドグローバルサービスによるエンドツーエンドの転換
同病院はハイランドグローバルサービスに依頼し、すべてのレガシーAllscriptシステムを OnBase に完全請負契約でエンドツーエンドの包括的な変換を実現しました。このハイランドとの契約により、移行に必要なリスク、リソース、時間を最小限に抑えることができました。
包括的な変換を実現するために、ハイランドは抽出、変換、書き出し (ETL) の所有権を取得しました。これには、プロジェクト管理 、データ抽出、データセットの特定、サンプル変換、テスト、OnBaseへのインポート、プロセスレポートが含まれます。ハイランドチームがこれらのタスクを実行する一方で、病院のITチームが必要とするアクションは最小限でした。グループは、組織化されたタッチポイント、毎週のチェックインコール、さらに話し合いが必要な場合にのみ集合しました。
ハイランドチームは、サンプルメタデータや調整レポートなど、プロセス全体の詳細を文書化しながら、プロジェクトを軌道に乗せました。
「ハイランドの主要な担当者と毎週連絡を取りました。彼は文書化を担当し、会議を企画し、タッチポイントのファイルを作成し、期日を指示してくれました。案件が完了すると、私たちは解放されましたが、質問があればいつでも対応してくれました」とシニアビジネスアナリストが説明しています。
成功と導入の確保
病院の懸念の1つは、変換がエンドユーザーにどのように影響するかということでした。コストのかかる遅延や不十分なユーザー導入を防ぐために、ハイランドは本格的な移行を行う前に包括的なテスト変換を行い、変換ルーチンとコンテンツ分類法の成功を確認しました。
病院の成功基準を検証するため、ハイランドはデータ転送と統合の成功に関する調整レポートを提供しました。「ハイランドはすべてをうまく追跡してくれました。EMR統合の患者レベルと文書レベルの成功を示すプロジェクト終了レポートは、私たちが彼らの言葉を鵜呑みにする必要がないことを意味していました」と同病院のサポートサービスマネージャーが話しています。ハイランドチームは、2,500万の文書インポートを99.3%の成功率で実行しました。
ハイランドのOnBase を導入したことで、同病院は相互接続、相互運用が可能な医療機関に生まれ変わりました。臨床医は、必要なときにいつでも同じ文書、画像、関連するメタデータにアクセスできるようになったのです。また、OnBaseは、Epic向けOnBase患者ウィンドウ統合を通じて、この患者データをEpicに提供します。
「ハイランドチームのおかげで、18ヶ月という非常に長い期間を、可能な限り簡単に変換することができました」とシニアビジネスシステムアナリストが話しています。
Allscriptsの変換が成功したことで、この医療機関はハイランドと再び提携し、レガシーシステムや情報のサイロ化を引き続き削減していく予定です。
優位性
社内リソースのより良い配分
「プロジェクトが軌道に乗るまで、私の注意や労力はほとんど必要ありませんでした」とサポートサービスのマネージャーが話します。サポートサービスチームは、ハイランドが主要なプロジェクトタスクを遂行する間、移行期間中のエンドユーザーや関係者のニーズに対応する時間を確保しました。
リスクの最小化と時間の最短化
サポートサービスは、ハイランドの変換方法論とテスト手順の結果、ETLの複雑なトラブルシューティングの所有権を維持する必要がなくなり、一般的なエラーや遅延を回避することができました。
成功の検証
ハイランドは、変換プロセスの詳細な追跡を維持し、サポートサービスチームが完了時に成功を確認するためのレポートを作成しました。