ECMとは?

ここから始める基本的なエンタープライズコンテンツ管理の理解

エンタープライズコンテンツ管理 (ECM) は、文書管理または記録管理とも呼ばれ、Word文書、Excelスプレッドシート、PDFファイル、スキャン画像など、組織のコンテンツのライフサイクル全体を管理するプロセス(戦略、方法、ツール)です。ECMの目標は、紙ベースのタスクの排除とプロセスの可視性の向上により、リスクを軽減し、生産性、効率性、カスタマーサービスを向上させることです。

ECMについて知るべきこと

  • エンタープライズコンテンツ管理は、情報のキャプチャ、管理、アクセス、統合、数値化、保存に使用される技術、戦略、方法を包括的に表す用語です
  • 今日のエンタープライズコンテンツ管理ソフトウェアの価値は、単なるスキャン、保存、検索ソリューションにとどまりません。理想的なエンタープライズコンテンツ管理ソリューションは、プラットフォームのすべての機能と長所を備えています。
  • たまにトランザクションコンテンツ管理という用語が使用されることもありますが、これはECMの一部にすぎません。 前述したように、ECMは包括的な用語です。一方、トランザクションコンテンツ管理は、多くの場合、アクションや意思決定を促進するビジネスプロセスに関連しているものの、その参加の別の用語です。
  • エンタープライズコンテンツ管理は、エンタープライズコンテンツ戦略に近いものと考えてください。ECMは、エンタープライズコンテンツ管理システムというよりも、ビジネスプロセスやコンテンツ戦略に関連する用語として発展してきました。
  • ECMはコンテンツサービスへと発展しています。従来のECMは、ユーザーによる情報の作成、使用、操作方法を完全に反映していません。優れたコンテンツサービスのアプローチは、適切な情報を適切なタイミングで適切な担当者に提供することで、こうした変化への対応と情報サイロへの対処を支援できます。

エンタープライズコンテンツ管理がビジネスにもたらすメリット

ECMの主な機能は、データとプロセスの可視性とアクセス性を向上させると同時に不要なものを少なくし、最終的に時間を節約してコストを大幅に削減することです。

ECMは、次のような内容に役立ちます。

  • 情報を迅速にアーカイブし、必要なときにどこからでも迅速にアクセス可能
  • 紙の事務処理を排除し、紙を使用して行っていた記録管理を、はるかに使いやすく効率的なものにする
  • 相互参照が容易になるようにデータを整理し構造化してプロセスに関する貴重なコンテキストとプロセスへの透明性を提供

OnBaseがエンタープライズコンテンツ管理の分野でユニークな点

OnBaseは、1つのプラットフォームからすべてのコンテンツとプロセスを管理し、重要なデータとインフラストラクチャを単一のセキュアな場所に一元管理して、必要なときに必要な場所に配信します。OnBaseプラットフォームは、サポート、保守、アップグレードが1つのプラットフォームで済むため、総所有コストとIT業務の無秩序な増加を抑制できます。また、このプラットフォームはあらゆる規模の組織に拡張できるため、ソリューションを要件に正確に合わせてカスタマイズできます。OnBaseの開発元ハイランドは、ガートナー社から6年連続でエンタープライズコンテンツマネジメント部門においてリーダーとしての位置付けを獲得しています。