Heinen’s 食料品店
この食料品店は、ハイランドのクラウドベースの人事ソリューションで拡大しました。
課題
1929年、オハイオ州クリーブランド市のイーストサイドに小さな肉屋がオープンしました。この肉屋がHeinen'sとなり、そのビジネスは、2020年までにオハイオ州北東部に17店舗を展開する高級食料品店チェーンに成長するという成功を収めました。
Heinen'sの次の目標はシカゴ地域への店舗拡大でしたが、同社は 人事 プロセスが追いつけないことに気付きました。小さなファイルルームには、すでに4人の人事アソシエイトが勤務し、個人ファイルや医療関係のアソシエイトファイルもあり、スペースをすべて使ってしまいそうな状態でした。
解決策
ハイランドのOnBaseプラットフォーム を実装する以前は、Heinen’sの手動人事プロセスでは紙の無駄が多すぎ、従業員は紙のファイリングと情報の追跡に何時間も費やす必要がありました。
「あらゆる紙書類の処理から抜け出す必要がありました。2020年以前は、小さな組織でしたが、今後の数年間に大規模な成長が見込まれ、現在のプロセスはその成長に対して逆効果になることがわかりました。」とHeinen'sで安全衛生部門のマネージャーを務めるJennifer Artino氏が語っています。
重複した処理や異なる種類のスプレッドシートから、古いフォームを使用するアソシエイトのステータス変更問題まで、プロセスを変える必要があることは明白でした。
そうした中、Heinen'sは、クラウド型のOnBaseソリューション を選定してアソシエイトの情報管理を簡素化しました。OnBaseは、各アソシエイトの90種類以上のデジタル人事文書を格納し、より迅速かつセキュアにアソシエイトファイルを保存、アクセス、共有する方法を提供します。例えば、人事案件の資料共有は、Outlookとの連携 で可能になりました。スタッフは、OnBaseからセキュアにファイルを送信したり、システムにアップロードしたりできます。しかもこれらすべてをEメールクライアント内で実行できます。また、関連文書へのリモートアクセスにより、人事担当者はさまざまな店舗から柔軟に作業できます。
同社は2011年から2012年にかけて、20〜25%の成長を実現し、新たに4つの店舗を開店しました。しかし、人事部は担当者を増員する事はありませんでした。
Heinen'sビジネスアナリスト、Bob Walters氏
OnBase ワークフロー 自動化に加えて、Heinen'sは、アソシエイトのステータス変更、休暇依頼、ポリーシーや手順の承認追跡など、重要な人事プロセスをスピードアップします。また、人事担当者はOnBaseワークビュー｜ケース管理を使用して育児介護や短期障害などの長期休暇の申請を管理しています。このソリューションは、1つの画面から、それぞれの依頼に関連するすべての情報や事務処理の360°の全体像を提供します。
なぜクラウドホスティングなのか？Heinen'sのビジネスアナリストでOnBaseシステム管理者でもあるBob Walters氏は、社内で情報をホストすることは非効率的でリスクが高いと感じたと語っています。
「以前にもソリューションをホスティングしたことがあり、データセンター を使用したくないと考えていました」とWalters氏が説明しています。それは、費用がかかり、困難を伴います。サーバーの管理は、それ自体が大仕事です。何かが起きてサーバーが故障したら？私たちは、データが施設外で管理されていることに確信を持ちたかったのです」
クラウドでホストするOnBaseソリューションの別のメリットは、ハイランドが完全にアップグレードを担当することです。
驚くべきことに、Heinen'sはシカゴ市場に進出する際、本社でスタッフを増員することなく、この成長を維持しました。
同社は2011年から2012年にかけて、20〜25%の成長を実現し、新たに4つの店舗を開店しました。しかし、人事部で業務する従業員の数は同じままです」とWalters氏が述べています。
現在、Heinen'sの23の店舗、本社、2つの倉庫、そして最近オープンしたばかりの製造施設で働く3,393人の人事関連書類やプロセスは、すべて集中管理された人事部を通してシームレスに進行しています。Walters氏は、この簡素化した処理の最も影響力のあるメリットの１つとして、お客様サービスの向上を挙げています。
「OnBaseを導入することで、お客様により良いサービスを提供できるようになります。これで、食料品店の本業に集中できます」と彼は語っています。
優位性
文書や情報への即時のアクセス：人事アソシエイトは、本社オフィスで働く場合でも、店舗、倉庫または製造施設などからリモートで働く場合でも、アソシエイト情報にアクセスできます。
お客様サービスの向上：組織とそのアソシエイトは、苛立つ紙書類のプロセスから解放され、食料品店のお客様に優れたサービスを提供することに集中できます。
リスクの軽減：クラウドホスティングにより、すべてのアソシエイト情報が社外でセキュアに保存されます。
シームレスな拡大：人事アソシエイトは、時間をより効率よく使用でき、自社の成長に伴う人員増加の必要性を軽減します。