Alliant Credit Union

米国のトップ10の信用組合が企業全体で効率を向上

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課題

Alliantにはエンタープライズコンテンツ管理ソリューションが導入されていたものの、少数の部門におけるスキャニング、分類、文書検索といった限られた形でのみ使用していました。Alliantは、全社的に容易に拡張可能なロバストなECMソリューションが必要だと理解しました。ソリューションには、時間がかかる紙ベースの処理を自動化するに十分ロバストな、簡単に設定可能なワークフローソフトウェアを含める必要もありました。

ソリューション

2011年の後半、Alliantは、OnBaseを実装して文書や情報を自動的にキャプチャし始めました。今では、Alliantの文書の95%が電子文書です。

ただし、文書画像の保管以上のものを望んでいました」とLally氏が話しています。

そこでAlliantは、OnBaseを活用して文書の印刷を中止し、代わって複数のシステムから電子的に文書にアクセスするようにしました。OnBaseをAlliantの既存のSymitar基幹処理システムと連携させ、担当者は慣れた画面から離れることなく、レポートや信用組合の組合員のあらゆる文書に迅速かつセキュアにアクセスしています。

構造化した処理によって、効率化し、精度を上げ、コストを削減しました。これによって、組合員により優れたサービスを提供するための迅速な行動を継続することができます

Alliant Credit Union 
VP of Operations 
Heather Lally氏

電子化で業務の流れを促進

Alliantは、次にパワフルなワークフローソフトウェアでもある、OnBaseで手動の買掛プロセスを変換し、 人事部の人材受け入れプロセス、経理部の買掛請求書処理、法務部の契約管理の3つの重要なワークフローを構築しました。

今では、同信用組合は、プロセスを通じて文書や情報を自動的に転送して関係者に通知しています。ワークフローがプロセスを最適化する例として、期限通りに承認をしない場合、システムが自動的に承認依頼を次のレベルに引き上げることが挙げられます。

「そのため、請求書が机上に放置されることで発生する支払い遅れの罰金から逃れることができます」とLally氏が語ります。

別の重要なワークフローでは、Alliantの300のサードパーティ契約のいずれかが更新となったとき、マネージャーに警告が発せられます。このソリューションは、適性評価、見積依頼、契約交渉など、ワークフローにおける契約の更新や開始の進行を追っていきます。

詐欺対策ソリューションの開発

Alliantとハイランドはチームを組み、詐欺管理ソリューションを構築しましたが、ソリューションは、Alliantのニーズのみに合わせたものではなく、あらゆる規模の信用組合に拡張できるものにしました。結果、使いやすく、従業員が1時間で習得するシステムになりました。

複数のExcelシートを使って相互参照する必要性を排除したことで、ソリューションは、Alliantの詐欺調査担当者の時間を1日あたり数時間節約しています。以前なら毎月の詐欺報告を取り出すのに4~5時間かかっていましたが、今では、10分もかかりません。プロセスをさらに最適化するOnBaseのケース管理ソリューションを使用することで、調査担当者は、詐欺行為の調査に関わるあらゆるデータ (記録、ドキュメント、フォーム、履歴など) の記録、アクセス、やりとりを容易に実行できます。

「詐欺ケース管理ソリューションを使用することで、分析ができるようになっただけでなく、複数の詐欺分析者が同時に調査を行えるようになりました」とオペレーション部門のシニアマネージャ、Jason Knapp氏が説明します。

企業全体で最適化

企業全体に目を向けると、別の方法での最適化が見えてきます。

「手動のプロセスは、それでもまだ存在していました。弊社では、構造化処理による効率化、精度の向上、コスト削減を求めました。 これによって、組合員により優れたサービスを提供するための迅速な行動を継続することができます」とLally氏が説明します。

OnBaseの優位性

  • Symitarとの連携: OnBaseとSymitarを連携することで、Alliantは、従業員が使い慣れた画面にいながら情報に即時にアクセスすることで、信用組合の組合員にもっと集中できるようにしました。
  • 買掛処理時間を70%短縮:「買掛ソリューションを実装する前、手動のプロセスを管理する2人の正社員がいました。現在は、半分の正社員で自動化したプロセスを管理しているため、従業員を別の部署に配置できます。これは、弊社にとって非常にありがたいことです」とKnapp氏が述べています。
  • 詐欺調査の簡素化: 4~5時間かかっていたレポートが10分で作成できます。
  • 企業全体でプロセスを最適化:ファイルキャビネットまたはファイル共有に代わり、すべての従業員が必要な文書や情報にいくつかのマウスクリックでアクセスできます。