データキャプチャのステップ
4つのステップでデータの抽出・配布を自動化
ハイランドのデータキャプチャソリューションは、組織に入ってくる文書をプロセスを進行させる情報に自動的に変換します。では、具体的にはどのようなものでしょうか?
まず、電子的なものであれ、スキャンしたハードコピーであれ、文書がソリューションに入ります。次に、次のステップでデータの抽出と配布を自動化します。
- 文書分類
- データ抽出
- データ検証
- データと文書の送信
これにより、手作業でのデータ入力を減少させ、文書や情報を適切な基幹業務アプリケーションや組織プロセスに移動させる自動化のフレームワークが構築されます。
ハイランドのデータキャプチャソリューションが提供するすべてのメリットを完全に理解するには、そのプロセスの各ステップを理解する必要があります。
文書分類
文書のキャプチャ後、ハイランドのデータキャプチャソリューションは、インテリジェント文書分類によって、文書の種類を自動的に識別します。 つまり、スタッフは手動で文書を分類して経路を決める必要はなくなりました。
文書は、以下のようないくつかの方法で自動的に分類できます。
- バーコード認識： 文書上のバーコード値が文書の種類を識別します。
- 画像識別： ロゴのような画像によって文書を識別します。
- 単一単語/単一語句識別 ：文書のタイトルのような単一の単語や語句が常に文書にある場合、それを使用して文書を識別できます。
分類後、文書は次のステップのデータ抽出に移行します。
データ抽出
分類後、ハイランドデータキャプチャツールは、機械印刷の値、手書きの値、またはバーコードの値など、重要な情報を自動的かつ正確に抽出します。それには、次のような技術が活用されています。
- 光学式文字認識（OCR)： 機械で印刷された文字の抽出に使用します。
- インテリジェント文字認識（ICR)： 手書きの文字の抽出に使用します。
- 光学マーク認識（OMR)： 選択肢の一覧からの選択範囲の決定に使用します (チェックボックスや塗りつぶされた円など)。
- バーコード認識(BCR): 文書上のバーコードからのデータ抽出に使用します。
ハイランドデータキャプチャソリューションは、お客様のニーズに合わせて柔軟に対応し、文書の種類ごとにキャプチャプロセスを設定できるため、データの識別と収集を完全に制御できます。
データの抽出後、システムは次のステップのデータ検証に移行します。
データ検証
データは、後々のコストのかかるミスを防ぐため、システムに取り込まれた瞬間から正しいものでなければなりません。しかし、スタッフがシステム間を行き来して関連する情報を手作業で確認することは、時間とコストの浪費につながります。
ハイランドデータキャプチャは、日付や識別番号などのデータのフォーマットを使用して、データフィールドごとに簡単に設定可能なルールに基づいて抽出した情報の妥当性を確認します。また、関数やビジネスプロセスに従って設定された他のルールを実行して、抽出されたデータをさらに検証します。最後に、他のシステムやデータベースに既に存在する値と抽出した値を比較して情報が一致していることを確認できます。
自動検証が完了すると、ソリューションは除外事項にフラグを立て、文書と一緒に検証者に提示します。 これによって、問題となっているデータフィールドをすばやくかつ簡単に確認できます。
検証が完了すると、データキャプチャシステムは、文書とデータを他の基幹業務アプリケーションに送信します。
データと文書の送信
抽出されたデータの検証後、ハイランドデータキャプチャソリューションは、データと関連文書の両方をバックエンドシステムに送信します。そこでは、承認のために文書を転送したり、情報管理システムに保有したりします。強力な連携ツールを介して、正確なデータをシームレスにかつ瞬時に使用しているシステムに渡します。
プロセスが完了すると、ハイランドデータキャプチャソリューションによって、組織の日常業務を動かくエラーのない有用な情報に素早くアクセスできるようになります。また、このソリューションはハイランドコンテンツサービス・プラットフォーム上に構築されているため、ソリューションを拡張して企業全体のデジタルトランスフォーメーションの目標を達成できます。
ハイランドのインテリジェントキャプチャソリューション、Brainwareについてご確認いただけます。
