John Carroll大学
オハイオ州の私立大学では、迅速かつ戦略的なキャンパス全体の拡張を可能にするため、ハイランドのソリューションをいち早く展開しました。
課題
John Carroll University (JCU) では、学業申請プロセス は、学生が学業上のオーバーライドや許可を申請し、見直しを求める唯一の手段で、学生記録の維持・管理の中核を担っています。この重要なプロセスの初期段階で、時代遅れのソリューションを使用していたため、スタッフは曖昧または不明瞭な学生の要求を解読しなければならず、可視性とレポートの悪さに悩まされていました。
JCUは、別のニッチなアプリケーションを開発して請願書の葛藤を解決するのではなく、ハイランドの OnBase に注目しました。管理するテクノロジーに複数のソリューションを追加し続けるのではなく、キャンパス全体の課題解決に役立つ、長期的に成長可能な単一のプラットフォームに投資する機会は大きな差別化要因でした。
解決策
学生の成功に向けた学生体験の向上
OnBaseを導入する前、JCUの教務課は、学術請願プロセスにおいて、手作業で可視性の低いタスクに依存していました。今では、学生はシンプルなeフォームでより詳細な請願書を入力し、ドロップダウンのオプションから特定の依頼 (履修条件の上書き、コースの再履修、18単位時間以上の登録など) を特定できるようになっています。
OnBaseを利用することで、JCUは 簡単に設定できるフォームと自動化されたワークフロー を活用し、手作業のステップを削減し、プロセスを明確にすることができます。このソリューションは柔軟なため、JCUのスタッフは、開始後もルーティングプロセスを迅速に調整できます。依頼が複数の部門に影響する場合、またはセカンドオピニオンが必要な場合、スタッフは別のステップを追加するだけで、依頼が必要なすべての関係者にルートされます。そして何より素晴らしいことは、学術請願プロセスが教務課に一元化されたことで、学生や教職員へのサービス、および学生記録の正確性が大幅に向上したことです。
JCUのシニアプロジェクトマネージャー、James Koha氏は、次のように語っています。「このソリューションにより、請願書の処理方法が即時に変わり、プロセスが可視化されました。その結果、学生は学位取得の道を進めなくなるような予期せぬ問題にもタイムリーに対処できるようになりました」。
基盤の提供
教務課でOnBaseの柔軟性を実際に経験したJCUは、全学にソリューションを展開する取り組みを開始しました。わずか10ヶ月という短期間で、JCUの1.5人のOnBase管理者からなる少人数のチームは、キャンパス全体で9つの主要なソリューションをリリースすることができました。同大学には現在、多くの部署からソリューションの利用を求める要望が殺到しています。今後12ヶ月の間に、同様の数のプロジェクトが完了する見込みです。
これまで、John Carrollでは、1回限りの旧式な使いにくいワークフローのサポートに苦慮してきました。OnBaseプラットフォームの強みにより、サポートを大幅に増やすことなく、キャンパス全体で使いやすい複数のソリューションを迅速に開発できました」とJCUの最高情報責任者、Mike Bestul氏が説明しています。
キャンパス全体での迅速かつ戦略的な拡張を実現
JCUの迅速なソリューション展開は、あらゆる規模の教育機関でもOnBaseのパワーを活用し、キャンパス全体に大きな影響を与えることができることを証明しています。OnBaseへ戦略的に投資することで、JCUはキャンパス全体に限りなく拡大できる エンタープライズソリューション を確率しました。同大学では、教職員がより正確で効率的に業務を遂行でき、多くの時間を学生へのサービスに費やすことができたおかげで、卒業率の向上と、最終的には学生の成功を促進しました。
OnBaseでは、 設計にコーディングやスクリプトは必要ありません。ワンクリックで、すべてをポイントアンドクリックで公開できます。これにより、フォームの作成に必要だった多くの手順がなくなり、変更をより迅速に実行できるようになりました。
これまで、John Carrollでは、1回限りの旧式な使いにくいワークフローのサポートに苦慮してきました。OnBaseプラットフォームの強化により、サポートを増やすことなく、複数の使いやすいキャンパス全体向けのソリューションを迅速に開発しました。
— John Carroll大学、最高情報責任者、Mike Bestul氏
結果
時間とリソースの節約：OnBaseを利用することで、JCUの教職員は管理業務に費やす時間を減らし、学生のエクスペリエンスを向上させる戦略的な取り組みに集中することができます。
職員の目標重視を促進：すべての学術・管理プロセスで卓越性を確保するために戦略的にテクノロジーを活用するソリューションです。これらの導入は、データに基づいた意思決定の文化を推進するという組織の目標に沿ったものです。
エンタープライズ・プラットフォームの提供：JCUには現在、中央のデータベース があり、大学として強固な基盤を構築しています。OnBaseは、ニッチで時代遅れのカスタムコードのアプリケーションのポートフォリオを置き換え、大学全体の各部門と、活発なキャンパスを育成するというJCUの目標をサポートしています。
ハイランドクラウドでセキュアなソリューションをホスト：クラウドにソリューションを実装する ことは、キャンパスのインフラを追加することなく、教職員がプロセス改善のメリットを享受することを意味します。JCUは今では、各ユーザーのコンピューターにソフトウェアをインストールするのではなく、専門能力開発により多くの投資を行っています。