Integrações de software
Quer você esteja na área de saúde ou no ensino superior, independentemente da organização, ao procurar uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), você vai querer ter a certeza de que ela se integra bem com sua tecnologia de software “interna”. Instituições financeiras, por exemplo, querem saber que uma nova solução de ECM - bem, qualquer solução, na verdade - funcionará bem com sua solução de core banking.
O motivo? Ninguém quer reformular a tecnologia que já está em vigor e funcionando bem, ou desafiar (ou seja, frustrar) os funcionários mudando os aplicativos de software e as soluções com as quais eles já se sentem confortáveis para trabalhar.
Em vez disso, você deseja uma solução de software que se encaixe perfeitamente em seu sistema atual, seja um registro médico eletrônico ou solução de banco central, tanto que seus funcionários nem percebam que estão acessando a solução ECM.
“Há uma palavra clichê que usamos para explicar isso: integrado”, diz Glenn Gibson, gerente de marketing de produto da Hyland Software. “Quando integramos o OnBase (produto ECM da Hyland) com outros aplicativos, é muito difícil dizer onde o OnBase começa e o aplicativo de negócios termina. Podemos ampliar sua funcionalidade direto na interface de usuário do outro aplicativo. O usuário não precisa sair do aplicativo. Tudo o que sabem é que o aplicativo que sempre usaram ficou muito, muito melhor.”
Soluções de software que se integram perfeitamente (essa palavra novamente) se integram com a tecnologia estabelecida também permitem facilidade de treinamento.
Treinamento sem complicações
“O treinamento é muito simples”, diz Gibson. “Ao manter seus usuários nos aplicativos com os quais estão mais familiarizados, os requisitos de treinamento são mínimos.”
Os funcionários não estão utilizando seu tempo de trabalho para aprender um novo aplicativo ou processo de software. Em vez disso, eles são apresentados a uma nova funcionalidade - um botão ou menu - apresentada no estilo e formato de seu aplicativo atual. Para profissionais de saúde, isso pode significar funcionalidade adicional em seu software Epic. Ou, para a grande maioria dos funcionários de escritório, esse poderia ser um novo botão na faixa do Windows do Outlook.
O Outlook é muito mais que uma ferramenta de mensagens de e-mail. Ele mantém os processos de negócios em movimento, compartilhando instantaneamente documentos essenciais e outras informações pertinentes. Com a integração com uma solução como o OnBase, os usuários não armazenam mais documentos em seu software de e-mail. Em vez disso, eles os salvam diretamente no OnBase sem sair do Outlook. E o arquivamento de e-mail é simples; basta arrastar um e-mail para uma pasta do Outlook ou arquivar automaticamente por linha de assunto ou palavra-chave. Além disso, qualquer documento no OnBase fica disponível instantaneamente, direto do Outlook, independentemente de como foi importado.
“Milhares de pessoas usam o OnBase todos os dias e podem nem perceber”, diz Gibson. “Sua empresa se beneficia porque aqueles que executam as tarefas são instantaneamente mais produtivos. O tempo perdido procurando documentos de apoio, sejam em papel ou eletrônicos, foi agora completamente eliminado, permitindo que os usuários de negócios gastem mais tempo fazendo coisas importantes.”
Integra-se com qualquer aplicativo
Gibson não consegue enfatizar o suficiente o valor de ter uma solução de ECM que funciona bem com outra tecnologia.
“O OnBase pode se integrar com qualquer aplicativo”, ele diz. “Ao contrário de muitas soluções de software ECM no mercado hoje, a integração com o OnBase ECM pode acontecer sem qualquer código personalizado. Quase qualquer pessoa pode aprender como integrar o OnBase aos principais aplicativos de negócios, com pouca - ou nenhuma - experiência anterior em programação.”
Gibson prossegue dizendo que a experiência de implementação da Hyland ensinou que o OnBase é um componente-chave na estratégia geral de gestão de conteúdo de uma organização - mas raramente, ou nunca, é o único componente. E tudo bem, porque é assim que deve ser.
“É menos uma questão de‘ integraremos o OnBase ’e mais uma questão de“ quantos aplicativos iremos integrar com o OnBase”. Entendemos isso e trabalhamos em estreita colaboração com nossos clientes para que isso aconteça”.