Software para Gestão de Registros

Conheça os benefícios do software para gestão de registros

O software de gestão de registros permite que as organizações atendam aos requisitos legais de retenção com relação a seus documentos e registros corporativos. Isso permite que eles evitem multas, pena de prisão, auditorias malsucedidas e uma variedade de outros problemas, desde a simples organização de registros até investigações legais.

Não importa em qual setor você esteja. Se possui um departamento de RH dentro de sua organização, então você possui requisitos de registros.

Então, como uma organização adota uma solução de gestão de registros que se adapta ao negócio, cresce com ele e o ajuda a ter sucesso? Resumindo, comece com o que você sabe.

Implementando uma solução de gestão de registros

Quando você estiver pronto para implementar o software de gestão de registros, escolha um departamento onde os requisitos de retenção já foram estabelecidos.

As melhores soluções de gestão de registros são facilmente configuráveis. Elas fornecem aos clientes a capacidade de atender aos requisitos de conformidade ou retenção de registros em uma fração do tempo, custo e risco dos métodos manuais.

Se os requisitos de retenção não forem estabelecidos, trabalhe com um único departamento para definir os tipos de conteúdo e as programações de retenção associadas.

Os benefícios do software para gestão de registros

Existem vários motivos pelos quais uma solução de gestão de registros beneficiará sua organização, incluindo:

  • Os funcionários podem focar em tarefas que impulsionam a organização adiante. Com o software de gestão de registros que automatiza os requisitos de retenção de registros, os usuários de negócios podem se concentrar em seus trabalhos principais. Por exemplo, uma generalista de RH não precisa se lembrar por quanto tempo manter um formulário W-4 depois que um funcionário deixa a organização. Ela pode se concentrar em encontrar e reter talentos.
  • A gerente de registros pode se concentrar no processo geral, não em partes. Ela não está gerenciando registros individuais ou funcionários, mas, em vez disso, fornece consistentemente visibilidade e melhor retenção de registros em toda a empresa.
  • O C-suite se beneficia, porque a organização permanece em conformidade. Os registros são organizados de forma segura, apropriadamente detectáveis e destruídos de acordo, permitindo que a empresa apoie iniciativas de conformidade.

Como uma solução de gestão de registros funciona

A solução de gestão de registros OnBase by Hyland utiliza regras predefinidas para automatizar totalmente o processo - desde a declaração do registro até a disposição final.

Utilizando a solução, o OnBase automaticamente:

Com o OnBase, um sistema é usado para gestão de conteúdo e de registros, o que significa que uma única cópia do documento é tanto o conteúdo transacional quanto o registro comercial.

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