Como automatizar o workflow

O que é automatização do workflow?

A automatização do workflow é uma ferramenta que define uma série de tarefas baseadas em um processo e age automaticamente naquelas tarefas sem necessidade de intervenção humana ou etapas manuais. Organizações implementam a automatização do workflow como uma solução para trabalhos repetitivos que atolam funcionários, como entrada de dados, aprovação de faturas ou atribuição de tarefas.

Tarefas departamentais que podem ser automatizadas incluem:

• Contas a Pagar: Captura, revisão e aprovação de faturas, e processamento de pagamentos
• Recursos Humanos: Integração de novos funcionários, revisão de aplicações de trabalho, resposta aos candidatos de emprego e geração de documentos de RH
• Vendas: Criação de listas, geração de relatórios e acompanhamento através de e-mail

Como automatizar o workflow: medidas a tomar

• Identificar tarefas que podem ser automatizadas. Essas são condições simples que são desencadeadas por certos cenários; ações repetitivas e previsíveis; e etapas que atrasam o processo se não forem acionadas.
• Definir os resultados da automatização. Quais problemas você está tentando resolver ao automatizar o workflow? Defina metas quantificáveis, como aumento no tempo de resposta ou economia de custos que você pode avaliar quanto ao desempenho.
• Instilar a gestão de mudanças. Junte sua equipe, articulando claramente os benefícios da automatização do workflow e incentivando as partes interessadas a se envolverem em melhorias e feedbacks do processo.
• Implementar um software de automatização do workflow. Escolha uma solução que se encaixe em suas necessidades de negócios e possa ser dimensionada para se estender a outros processos e departamentos. Você também deve considerar a facilidade de configuração dos workflows, operabilidade em nuvem, integração com sistemas existentes e acesso móvel.
• Medir performance. Por fim, continue monitorando e medindo para ver se a automatização ajudou seus negócios a melhorar com base em resultados definidos anteriormente. Relatórios e análises de dados podem ajudá-lo a tomar decisões informadas para identificar o que pode ser otimizado ainda mais no processo.

Benefícios da automatização do workflow

Os benefícios da automatização do workflow estão em sua capacidade de otimizar processos e melhorar a eficiência. A automatização do workflow te permite:

• Criar um workflow e um processo desobstruídos. Isso evita confusão entre os membros da equipe quando eles têm total visibilidade do processo e resulta em um workflow mais eficiente. Isso elimina a necessidade de comunicação para verificar as atualizações de status.
• Centralizar toda informação em um lugar. Um workflow automatizado se integra ao seu sistema ERP (Enterprise Resource Planning) existente e a outras plataformas, para que os funcionários possam acessar informações relevantes a partir de um único local.
• Criar responsabilidade.  A pessoa relevante em cada estágio do workflow será automaticamente notificada com os documentos necessários para evitar tarefas perdidas ou atrasadas. Os gerentes podem dedicar menos tempo ao microgerenciamento, concentrando-se no planejamento estratégico e na solução de problemas.
• Promover crescimento. A automatização de tarefas elimina gargalos e redundâncias nos processos de trabalho. Isso libera tempo e recursos de seus funcionários, que eles podem utilizar para atender a novas demandas.
• Aprimorar segurança e conformidade. Todas as ações e atividades podem ser rastreadas no processo. Ao impor práticas de negócios consistentes como parte do workflow, a variação do processo e os riscos associados podem ser reduzidos.
• Melhorar a colaboração. Os funcionários podem trabalhar de forma colaborativa, em vez de isoladamente, em tarefas comuns e rotineiras, criando maior valor para sua organização. Quando os funcionários se sentem mais satisfeitos, aumenta a satisfação e a retenção no trabalho.

Para saber mais sobre como automatizar o workflow para beneficiar seus negócios, entre em contato conosco.