Processo de gestão de registros

Gerencie seus registros da criação até a exclusão

O que é gestão de registros?

Registros são “”informações criadas, recebidas e mantidas como evidência e informações por uma organização ou pessoa, em cumprimento de obrigações legais ou na transação de negócios”, conforme definido pela International Organization for Standardization (ISO). Registros podem estar no formato de papel, arquivos digitais, fotografias, gravações de áudio ou vídeo, e conter informações sobre operações jurídicas, financeiras, históricas e diárias.

A gestão de registros inclui tarefas como:

  • Identificar, classificar e armazenar registros
  • Estabelecer e impor políticas, padrões e diretrizes
  • Atribuir responsabilidades e gerentes
  • Manter a usabilidade
  • Oferecer acesso interno e externo 
  • Integrar a gestão de registros como parte das operações diárias

O processo de gestão de registros

O processo de gestão de registros é o ciclo de vida dos registros, desde a criação, uso e manutenção até a destruição ou preservação do arquivo. Essas etapas podem ser explicadas posteriormente como:

  • Criar ou receber. Este é o início do processo de gestão de registros, que começa com a criação ou recebimento de um documento relacionado à transação ou atividade de uma organização. 
  • Utilizar ou modificar. Nesta fase ativa, os registros são usados e distribuídos aos funcionários. A fase ativa varia dependendo da natureza dos registros, mas a taxa de uso eventualmente diminui à medida que os registros entram no estágio inativo.
  • Manter ou proteger. Os registros são aplicados com uma classificação de segurança adequada e organizados de acordo em arquivos ou plataformas digitais para proteção contra acesso não autorizado e danos.
  • Excluir ou destruir. Mesmo que os registros se tornem inativos, eles devem ser retidos de acordo com a política e as regras e regulamentos governamentais. No final do cronograma de retenção, esses registros são destruídos de acordo com a política da organização.
  • Arquivar ou preservar. Alguns registros devem ser mantidos permanentemente e, nesses casos, eles são movidos para um acervo. É importante que esses registros sejam indexados e pesquisáveis para facilitar a recuperação, se necessário.

Práticas recomendadas na gestão de registros

Os conceitos e princípios de gestão de registros se enquadram na ISO 15489-1:2016, que se aplica à gestão de registros em qualquer forma ou estrutura para todos os tipos de organizações durante um período de tempo. A gestão de registros é um requisito para muitas agências governamentais e instituições e fornece evidências da conformidade e conduta de uma organização. Isso serve como prova durante auditorias e processos judiciais, e a falha em produzir registros bem mantidos pode causar multas ou penalidades.

Alguns dos princípios que você pode colocar em prática para um processo de gestão de registros em conformidade são:

Elaborar um plano de gestão de registros pode ser assustador, especialmente se sua organização depende de processos manuais e arquivos em papel para a manutenção de registros. Um dos métodos mais eficazes e eficientes é procurar uma solução de gestão de registros que forneça uma visão completa de seu banco de dados de registros - arquivos físicos e digitais - com a capacidade de automatizar tarefas repetitivas. A segurança e a privacidade de seus registros podem ser melhor gerenciadas para melhorar a conformidade.

Entenda como implementar uma solução de gestão de registros pode beneficiar sua organização.