Vantagens da gestão de registros

O que é um sistema de gestão de registros?

Um sistema de gestão de registros - também conhecido como gestão de registros eletrônicos - é um software que administra de forma eficiente e sistemática os registros através do ciclo de vida, desde a criação, distribuição até a exclusão. 

As organizações são inundadas por uma grande quantidade de informações de várias fontes e em vários formatos, como arquivos em papel, e-mails, documentos digitais, fotos, gravações de áudio e vídeos. A equipe de gestão de registros é responsável por identificar as informações a serem retidas como registros, o que pode se tornar rapidamente excessivo se não houver um sistema de gestão de registros instalado para gerenciar o volume crescente de registros.

O que considerar em uma solução de gestão de registros eletrônicos?

À medida que as organizações aproveitam cada vez mais as soluções digitais para melhorar os processos, é importante considerar como a solução atende às suas necessidades exclusivas e se ela pode ser expandida para acomodar os requisitos em mudança conforme a organização evolui. Aqui está uma lista de perguntas que você pode fazer para avaliar se precisa implementar um novo sistema de gestão de registros ou se seu sistema atual precisa ser atualizado:

• Seus funcionários estão gastando muito tempo esperando que os arquivos cheguem até eles ou procurando documentos em bancos de dados mal organizados?
• Os registros já foram descartados prematuramente ou destruídos sem a devida autorização?
• Os registros em papel e os arquivos estão ocupando muito espaço no escritório?
• Seus funcionários estão desmotivados devido à quantidade de papelada e às condições de trabalho limitadas?
• Existe uma política clara em vigor que define quais informações devem ser registradas e como esses registros são organizados e retidos?
• Como a segurança e a privacidade dos registros são gerenciadas? Qualquer funcionário pode acessar os registros independentemente do nível de classificação?
• Os documentos em papel são armazenados com segurança em um ambiente que preserva a condição dos arquivos durante a retenção ou arquivamento?
• Você está totalmente familiarizado com as capacidades e limitações de seu sistema de gestão de registros existente?
• Como o seu sistema de gestão de registros atual protege as informações em caso de desastres e como é o processo de recuperação?
• A organização foi multada ou reprovada em uma auditoria devido à gestão de registros desconforme?

Suas respostas às perguntas acima podem ajudá-lo a entender o que está faltando em seu processo de gestão de registros e o que procurar ao pesquisar o software e as funções de que precisa. 

Vantagens de um sistema de gestão de registros automatizado

Optar por um sistema de gestão de registros automatizado pode ajudar a transformar seu processo de gestão de registros. A Hyland otimiza o gerenciamento de informações com recursos como armazenamento e arquivamento, de documentos, gestão de registros físicos e retenção de registros. As principais vantagens do sistema de gestão de registros OnBase incluem:

• Permitir a gestão completa de registros, desde a criação, declaração até a exclusão
• Gerenciar registros físicos e digitais a partir de uma única plataforma
• Automatizar tarefas como declarações, aprovações, retenções, retenção e descarte para melhorar a consistência e precisão
• Garantir que os registros sejam descartados de acordo com o cronograma ou após receber a autorização necessária
• Manter a acessibilidade instantânea e prova de integridade
• Auxiliar na conformidade com as regras e regulamentos governamentais e os requisitos de retenção de registros da sua organização
• Economizar espaço de armazenamento e despesas de processamento por meio da destruição automática de registros
• Minimizar o trabalho manual para que os funcionários possam dedicar mais tempo a atividades de negócios
• Gerar certificados de destruição para cadeia de custódia

Para saber mais sobre a implementação de um sistema de gestão de registros em sua organização, entre em contato conosco.